2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Ділова кореспонденція готується, як правило, на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов'язковими мають бути: реквізити відправника, а також заголо-вок документа, адреса організації, установи, куди посилається до-кумент, підпис представника організації, яка підготувала документ.

Текст - головний елемент документа. Важливо, щоб зміст доку-мента правильно і точно висвітлював факти, які в ньому викладають-

ся. При складанні документа необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки.

Тексти документів, як правило, проділяють на дві частини. В першій частині вказують підставу для складання документа, в дру-гій - викладають висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, то в першій її частині рекомендується вказати підста-ву або причину створення документа, а в другій - прохання, рішен-ня, розпорядження. У виключних випадках текст може складатися лише із заключної частини (наприклад, прохання).

Для того, щоб текст був зрозумілим і викладеним більш чітко, застосовується його рубрикація.

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, а та-кож використання заголовків. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікроте-му. Крім абзаців у тексті документів можуть виділятися параграфи, пункти.

Нумерація - це числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту. Існують дві системи нуме-рації:

•          перша базується на використанні знаків різних типів і буду-

ється за складною конфігурацією:

АБВГД IIIIIIIV V 1 2 3 4 5 2) 3) 4) 5) а) б) в) г) д)

•          друга базується на використанні лише арабських цифр, роз-

міщених у певній послідовності:

1.         2.

1.1. 1.2. 1.3.    2.1. 2.2. 2.3.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це до-помагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші на початку і в кінці абзацу. Аб-заци також вимагають чергування в залежності від розмірів. Найз-ручнішими є речення з трьох, п'яти, семи і найбільше - дев'яти

слів. При підготовці текстів документів рекомендується складні ре-чення заміняти простими, ширше застосовувати трафаретні словос-получення, у розпорядчих документах використовувати дієслова невизначеної форми і конструкції наказового характеру.

Укладачу документа слід пам'ятати, що документи повинні ві-дповідати існуючому законодавству, тому в разу необхідності слід звіряти документи із законами і підзаконними актами. Особливо це важливо враховувати, документуючи діяльність органів державного управління та місцевого самоврядування, а також при підготовці рішень, наказів та інших розпорядчих документів. У документах слід використовувати лише перевірені факти.

Документи можуть бути проілюстровані таблицями. Якщо таб-лиця невелика, займає частину сторінки, то вона друкується у зага-льному тексті документа. Якщо таблиця велика або в документі їх кілька, то вони виносяться у додаток, про що робиться повідомлен-ня після закінчення основного тексту документа чи посилання да-ються у тексті.

Кожному тексту передує заголовок - коротке викладення зміс-ту документа. Заголовок - це основний пошуковий елемент доку-мента. Правильно складений заголовок скорочує час розгляду до-кумента.

Для складання документів існує специфічний канцелярсько-діловий стиль, йому притаманні академізм, значна кількість термі-нів, логічна послідовність. Однак слід уникати архаїзмів, застарілих слів і виразів, необхідно заміняти їх новими сучасними словами: даби - щоб; на предмет - для того тощо. Фахівцю, який готує текст документа, потрібно уникати застосування іноземних слів особливо у тому випадку, коли є українські відповідники. Крім то-го, недопустимо використання вузькоспеціалізованих галузевих те-рмінів, діалектизмів, що використовуються в якихось говірках, ву-льгаризмів - слів з відтінком неповаги. Слово у службовому доку-менті повинно суворо відповідати поняттю, яке в нього вкладаєть-ся. Текст документа має бути чітким, коротким, в ньому недопус-тимі різні тлумачення. He рекомендується використовувати урочи-сту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.

У сучасних документах спостерігається швидко прогресуюча тенденція до заміни слів та вербальних конструкцій символами, тобто графічними знаками, які замінюють цілі слова та їх словос-получення (наприклад, № - номер, % - проценти, $ - долар тощо).

Значного поширення набули загальноприйняті скорочення, абревіа-тури тощо.

Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад, Академія інформує про новий склад студентів.

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім того, ло-гічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлен-ня. Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкріплення наступності чи чер-говості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: «споча-тку», «водночас», «потім». Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: «тому», «для цього», «з цією метою». Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності: «таким чином», «у результаті», «отже» тощо.

3 роками склалися правила оформлення урядової, службової, приватної документації. Це і сувора нормативність, і дотримання юридичних положень, і бездоганне володіння правилами мови.

Питання для перевірки знань

1.         Що таке формуляр документа?

2.         Що таке реквізити документів, для чого вони існують? З.Дайте характеристику кожному реквізиту та визначте особ-

ливості його розміщення на документі.

4.         Оформлення проходження документів, реквізити, що свід-чать про надходження, контроль виконання, перенесення ін-формації, копіювання

5.         Резолюція як форма оформлення управлінського рішення

6.         Вимоги до оформлення тексту документів.

7.         Правила складання тексту документів

8.         Елементи тексту: заголовок, додатки, оформлення таблиць

9.         Бланки документів, їх види та особливості оформлення.