2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

За допомогою документів здійснюється значна частина управ-лінських функцій, a і знаходить в них своє відображення. До кож-ного документа ставляться певні вимоги: відповідність своєму при-значенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зруч-ність в обробці.

Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений за формою, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, подій, явищ.

Регламентують процес підготовки та оформлення документів за-тверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфі-кована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимо-ги до побудови формуляру-зразка документа, ДСТУ 4163-2003 Уніфі-кована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів, формуляр-зразок визначається та-ким чином.

Формуляр-зразок (службового документа) - це модель побу-дови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конс-трукційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732:2004).

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила пі-дготовки та оформлення документів. Введення таких правил ство-рює необхідні передумови для більш детальної уніфікації докумен-тів, що, у свою чергу, буде сприяти використанню їх в автоматизо-ваних системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.

 

Реквізити -     це        елементи,       3 яких складається документ,          без

яких він неможе бути           підставою для обліку та не має юриди-

чної сили.                                                                

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити нано-сять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні - під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов'язкових елементів документів належатьі дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у су-ворій відповідності до вимог Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається докумен-том, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максималь-ний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1.         Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;

2.         Емблема організації;

3.         Зображення нагород;

4.         Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);

5.         Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);

6.         Найменування міністерства чи відомства;

7.         Найменування організації;

8.         Найменування структурного підрозділу;

9.1ндекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефо-нів, номер розрахункового рахунка в банку;

10.       Назва виду документа;

11.       Дата;

12.       Індекс;

13.       Посилання на індекс і дату вхідного документа;

14.       Місце складання або видання;

15.       Гриф обмеження доступу до документа;

16.       Адресат;

17.       Гриф затвердження;

18.       Резолюція;

19.       Заголовок до тексту;

20.       Відмітка про контроль;

21.       Текст;

22.       Відмітка про наявність додатка;

23.       Підпис;

24.       Гриф погодження;

25.       Візи;

26.       Відбиток печатки;

27.       Відмітка про завірення копії;

28.       Прізвище виконавця і номер його телефону;

29.       Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30.       Відмітки про наявність документа в електронній формі;

31.       Відмітка про надійдення документа до організації;

32.       Запис про державну реєстрацію.

Розміщення реквізитів на аркуші паперу представлено на рис. 1.

3 метою уніфікації та стандартизації документів у Радянському Союзі було розроблено та затверджено єдину державну систему документації (ЄДСД).

Єдина державна система документації - це науково

впорядкований комплекс основних положень, норм, правил

та рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

10

 

 

01

 

15

 

 

 

 

 

(02) 03 06 07 08 09 04 05 10

 

 

 

 

 

 

 

11 12

 

73

 

14      13

10   17 32

 

 

 

 

 

20

 

(19)

 

18

 

78

 

12

21

 

22

23 26

24 25

27

28

 

29

 

30

 

31

 

 

 

 

 

30

 

210

 

 

 

Puc.l. Розміщення основнихреквізитів на формулярі документа

Єдиною державною системою документації визначено чотири головні напрями дій щодо роботи з документами:

1.         Уніфікація та стандартизація документів;

2.         Раціоналізація документообігу;

3.         Економія, планування та організація праці співробітників, що ведуть діловодство;

4.         Автоматизація та механізація управлінської діяльності.

Створення ЄДСД спонукало введення в діяльність діловодних

служб та організацію процесу документів електронно-обчислювальної техніки, оскільки з самого початку основні положення ЄДСД буду-вались на механізації процесів складання та оформлення докумен-тів, а її введення в апаратах управління міністерств і відомств не тільки дало змогу зробити процес документування і сам документ однотипними, а й стало передумовою активного переходу до авто-матизованої системи управління (АСУ).

Зупинимося на особливостях відображення на документах окре-мих реквізитів.

НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ повинно відповідати на-йменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому разі, коли воно офі-ційно зафіксовано у положенні чи статуті організації. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним спо-собом і має відповідати компетенції організації, змісту управлінсь-кої діяльності.

АДРЕСУВАННЯ. Є кілька способів адресування.

1. Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то в цьому випадку адреса пишеться у називному відмінку, наприклад:

Академія муніципального управління

Факультет менеджменту

м. Киї'в, вул. Електриків 26/8

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку, наприклад,

Академія муніципального управління Деканові факультету менеджменту канд. екон. наук, доц. Туляковій К.М.

3. У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), то допускається зазначати в ньому не більше ніж чотири адреси

Президентові Холдінгової компанії «Торговий дім»

Директорові з комерційних питань Начальникам торгових відділів

4. Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при адресуванні зазначається прізвище заявника та поштова ад-реса.

Сидоренку

вул. Бажана 3, кв. 15

02140 м. Київ 140

5. При адресуванні кореспонденції приватній особі - зазначаєть-ся зпочатку прізвище та ініціали одержувача, потім поштова адреса.

Батюку І.І.

вул Руденко 15, кв 88

02140 м. Київ 140

При адресуванні прийменники в адресах випускаються.

Документ адресується конкретній посадовій особі у тих випад-ках, коли від неї безпосередньо залежить вирішення питання. При цьому слід пам'ятати, що одне прізвище вказувати не прийнято, не-обхідно зазнгачити й ініціали.

Після прізвища зазначають адресу підприємства, яку пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв'язку.

В одному документі рекомендується писати не більше чоти-рьох адресатів, слово "копія" перед другим, третім та четвертим примірниками не пишуть.

Якщо є необхідність розіслати більшу кількість копій, напри-клад, лист відділу освіти райдержадміністрації керівникам загаль-ноосвітніх шкіл щодо проведення районної наради директорів шкіл та прирівняних до них навчальних закладів, то складають список на розсилку (реєстр), а на кожному примірнику документа проставля-ють тільки одну адресу.

Часто документи розсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі доку-менти розсилають за списком, наприклад інформаційний лист КДМА щодо проведення «Шкільного базару» на Хрещатику напе-редодні початку навчального року та запрошення взяти в ньому участь зацікавлені підприємства.

При написанні адреси розділові знаки між окремими її

елементами не ставляться, тобто застосовуються

правила відкритої пунктуації.

ДАТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ. Датою створення документа вважається:

1.         день підписання та реєстрації листа або наказу;

2.         день затвердження плану, звіту, інструкції;

3.         день фіксації вчинків у протоколах, актах;

4.         день набрання чинності розпорядчого документа після одер-жання адресатом (якою документ її не обумовлює).

Стандарт встановлює два способи написання дат:

традиційний - словесно-цифровий: 21 травня 2007 рік.

цифровий: - 02.10.06.

Місце датування, як правило, визначено на бланка. Якщо доку-мент виконано на чистому аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом. Дата затвердження документа проставляється у відповідній графі.

Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або за-тверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження доку-мента.

Обов'язковому затвердженню підлягають усі службові докуме-нти та відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та ви-конанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про вико-нання документа та направлення його до справи.

ІНДЕКСАЦІЯ ДОКУМЕНТА. Індексація - це присвоєння до-кументу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце його складання, виконання та зберігання. В кожній ор-ганізації повинна бути єдина і стабільна система індексування доку-ментів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексування лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс скла-дається з порядкового номера документа й індексу справи за номе-нклатурою.

Індекс на вхідних документах та документах, які створені в установі (організації), складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються, наприклад, накази, розпоря-дження, протоколи, листи, акти тощо. Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, корес-пондентами, виконавцями тощо.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: по-рядковий номер реєстрації у межах групи документів, індекс за но-менклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами, вико-навцями.

Індекс спільного нормативно-правового документа двох органі-зацій складається з індексів установ, що його видали, які простав-ляються через дріб (навскісну риску).

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної на-вскісною рискою, наприклад: 225/02-325/27 або 35/48/95.

При індексації заяв, пропозицій та скарг громадян в індекс включають перші літери прізвища заявника.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорен-ня пошуку і зберігання документів.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА. Тексту документа, що переви-щує 10 рядків, слід обов'язково давати заголовок, який складає ви-конавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового папера. Нази-вається не лише поняття, про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на за питання: про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника "Про". Заголовок зазвичай ставиться у лівому верхньому куті під номером і датою або посере-дині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно ско-рочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту, і полегшує його пошук.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми, допов-нюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.

ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне розв'язування комплексу питань, пов'язаних з документом, а саме щодо його:

-          якості;

-          своєчасності і доцільності;

-          науково-технічного і економічного обґрунтування;

-          відповідності чинному законодавству, правовим актам, що ви-значають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними з питань, що містяться у проекті документа. Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування до-кумента. Віза - це підпис посадової особи на документі, який засві-дчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує до-кумент, та дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, яка візує документ.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не ви-стачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис при візуванні, наприклад:

Юрист-консульт

(підпис) А.К.Сидоров

зауваження та пропозиції додаються

05.04.2007.

Із зауваженнями обов'язково знайомиться особа, яка підписує документ.

Крім того, проекти нормативно-правових актів організації пе-ревіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх чинному законодавству і візуються ними у відповідності з існую-чими правилами.

Зовнішнє погодження здійснюється поставленням підпису у два способи:

1.         нижче реквізитів, якщо погоджень не багато;

2.         на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значним числом посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться під-пис і подається розшифровка підпису, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

директор школи № 209

(підпис)          А.В.Гулак

05.05.2007

При погодженні документа з колегіальним органом вказується номер протоколу або листа, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

профкому

10.04.2007 № 5

або

ПОГОДЖЕНО

Лист Міносвіти України

10.05.2007 № 01-3/125

Якщо погодження робляться на окремому аркуші і додаються до документа, то такий документ оформляється таким чином: у тек-сті документа робиться посилання на наявність аркуша погоджен-ня, наприклад: Аркуш погодження додається.

У цьому разі аркуш погодження оформляється за такою фор-

мощ:   

Аркуш погодження

Кошторис на будівництво торгового дому

«Барвінок»

Начальник управління         Начальник пожежної охорони

Головміськархітектури         Прирічного району м. Сонця

(підпис) А.Р.Сердюк            (підпис) А.С.Кривуля

07.05.2007      08.05.2007

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення доку-ментів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печа-тки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими ак-тами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, докумен-ти підписують керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. У деяких випадках документи можуть бути підпи-сані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійсне-но відповідно до компетенції керівника.

Реквізит "підпис".

♦ складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться, наприклад:

Декан факультету

професор        (підпис)          І.П.Притула

♦          ініціали ставляться перед прізвищем;

♦          повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адреса-та. Якщо таких відомостей немає, то найменування посади наводиться повністю;

♦          якщо документ підписують кілька осіб, то підписи розташо-вують один під іншим, у порядку субординації, наприклад:

Директор заводу

Ремпобуттехніка (підпис) А.К. Петров

Головний бухгалтер (підпис) В.В. Юшко

♦ у випадку, коли підписують документ керівники одного й того самого рівня, то підписи розташовують на одному рівні, на-приклад:

Міністр економіки України      Міністр праці та соціальної

політики України

(підпис ) В.В. Притика         (підпис) Н.Н.Білий

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті докумен-та, відсутня, то документ підписує її заступник або особа на яку по-кладено обов'язки відсутнього. При цьому обов'язково зазначаєть-ся посада особи, яка підписує документ, та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, напри-клад: «В.О.», «Заст.» тощо.).

ЗАПАМ'ЯТАЙТЕ:

При підписанні документів не допускається ставити прийменник

"за" або навкісну риску перед найменуванням посади.

Зверніть увагу! Ініціали того, хто підписує документ, слід розташувати:

1.         при адресуванні - після прізвища, наприклад: Іванюку І.І.

2.         при підписанні документа, його затвердженні - перед прізвищем, на-приклад А.А.Білан;

3.         на резолюції - після прізвища або без зазначення ініціалів, напри-

клад: Симоненко; Петренку М.П.;

4.         у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) - після прізвища, наприклад: нагородити Коваленка О.О. цінним подарунком;

5.         ініціали не бажано відривати від прізвища при переносі на інший ря-док тексту.

ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ. Ця процедура здійсню-ється у два способи, що мають однакову силу: грифом затверджен-ня і виданням відповідного розпорядчого документа - наказу, рі-шення, постанови.

1. Гриф затвердження проставляється у верхній частині доку-мента. Слово затверджую пишеться без лапок великими літерами,

під ним вказується посада особи, яка затверджує документ, ста-виться підпис і наводиться його розшифровка, проставляється дата.

ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи № 209

(підпис) А.В. Гулак

12.03.2007

2. При затвердженні документів постановами, рішеннями, нака-зами цей реквізит оформляють таким чином:

 

або

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

10.10.2006., № 124

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол загальних зборів

трудового колективу

15.03.2007, № 4

В організації існує перелік документів, що підлягають затвер-дженню. У державних установах до таких документів належать такі:

ПЕРЕЛІК документів, що підлягають затвердженню

Акти перевірок і ревізій, передачі справ, списання матеріально-технічних цінностей тощо.

Кошториси видатків (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво).

Звіти про відрядження.

Нормативи (витрачання електроенергії; чисельність працівників тощо).

Перелік посад працівників з ненормованим робочим днем.

Перелік типових документальних матеріалів із зазначенням строків зберігання документів тощо).

Плани роботи установи, управлінь і відділів, правління, колегії тощо.

Програми (заходів, відряджень, семінарів тощо).

Структура фонду заробітної плати і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розписи.

Примітка: На деяких документах для закріплення їх юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку.

ПЕЧАТКИ існують двох видів: прості та гербові. Прості пе-чатки - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. їх ставлять на ко-піях, розмножених примірниках розпорядчих актів, на довідках про трудову діяльність громадян, перепустках, при відправленні банде-ролей, пакетів тощо.

Гербова печатка - ставиться на документах, перелік яких пе-редбачено нормативними актами, а саме:

ПЕРЕЛІК

документів, на яких проставляється гербова печатка

Акти списання.

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про викорис-тання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і на-лежну зарплату, про місце роботи тощо).

Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, про оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).

Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення про відрядження.

Кошторис видатків (на утримання апарату управління, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання про нагородження орденами і меда-лями.

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Титульні списки.

Штатні розписи.

ЗВЕРШТЬ УВАГУ !

Відтиск печатки ставлять на документах поруч з підписом та-ким чином, щоб частково захопити назву посади й підпис.

У фінансових документах, що направляються в банк, печатка не повинна захоплювати підпис.

На службових листах, що надруковані на бланку, печатка не ставиться.

Додатки. Іноді до документів додаються різного роду додатки. Є кілька способів їх оформлення.

1. Якщо у документі згадується про додаток, тоді у ньому не наводять його найменування, а тільки вказують кількість аркушів і примірників. Наприклад:

Додаток: на 2 арк. у 3

примірн.

2. Якщо у документі не згадують додаток, то обов’язково пи-

шуть його назву, наприклад:          

Додаток: проект реконструкції ресторану "Чайка" та кошторису витрат на неї на 10 арк. в 1 примірнику.

3. Якщо до документа додається інший документ з додатком, то відомості про наявність додатка подаються таким чином: Додаток: лист міністра фінансів України від 01.01.02 № 4 -5/015 і додаток до нього, усього 15 арк.

4. Якщо документ надсилається на кілька адрес, а додаток лише

на одну, то відмітка про наявність додатка оформляється за такою

формою:        

Додаток: на 7 арк. у 3-х примірн., на другу адресу.

РЕЗОЛЮЦІЯ. Резолюція - це розпорядження керівника сто-совно виконання документа та призначення конкретного виконав-ця. Вона складається з таких елементів: прізвище виконавця (вико-навців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис кері-вника та дата.

Текст резолюції може бути викладений так: «На дошку оголо-шень», «до відома», «до виконання», «до керівництва», «задоволь-нити прохання». «головному бухгалтеру», «терміново вирішити», «Передати Іваненко для виконання» тощо. Однак такі резолюції по-требують ще додаткового роз’яснення стосовно вирішення того чи іншого питання, тому доцільно робити більш детальну резолюцію з вказівкою про бажане виконання документа.

Якщо в резолюції зазначено більше одного виконавця, то вико-навець, прізвище якого стоїть першим, вважається відповідальним виконавцем, тому він координує роботу щодо виконання доручен-ня, зазначеного в резолюції. Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті).

Бажано, щоб на документі було не більше однієї резолюції, але якщо необхідно деталізувати виконання роботи, то на документ можуть бути накладені інші резолюції.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», під кутом до основного тексту або паралельно йому. Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна простави-ти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку підшивки. Резолюцію не можна писати на лівому полі, яке викори-стовується для підшивки документа. Написання резолюції на окре-мих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли до-кумент підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

ВІДМІТКИ ПРО ПРОХОДЖЕННЯ ТА ВИКОНАННЯ ДО-КУМЕНТА. Проходження документів в організації позначається такими реквізитами.

Про надходження (реєстрацію) документа робиться позначка на правому полі першого аркуша документа. Вона проставляється у вигляді штампа, на якому зазначено скорочене найменування орга-нізації (установи), дата надходження документа та індекс.

Про взяття на контроль позначка проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) -пишеться слово «контроль» або літера «К».

Про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02.

Відповідь дана 12-03/48 від 26.03.07. С. Лебедєва 27.03.07.

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над докумен-том закінчена.

Про виконавця. Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з прізвища та службо-

вого телефону і зазначається зліва внизу на лицьовому боці остан-нього аркуша документа, наприклад:

Климук 221-01-01

Про розмноження документа. У разі потреби під прізвищем виконавця зазначають також індекс друкарки або оператора елект-ронного набору (перші літери імені та прізвища), кількість віддру-кованих примірників, дату друкування:

Климук 221-01-01 Т.Р. 8 10.04.2007.

ОФОРМЛЕННЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТІВ. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника підприємс-тва, організації або структурного підрозділу. Організація має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні конто-ри та приватних нотаріусів. Також організація може вирішити пи-тання про копіювання документів про освіту, свідоцтва про наро-дження та одруження своїх працівників.

Копія документа виготовляється рукописним чи машинним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготов-лення копії рукописним і машинним способами текст документа ві-дтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії ори-гіналу.

Відмітка «копія» проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення копії складається зі слова «Згідно», на-йменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, ії ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється ни-жче реквізиту «підпис», наприклад:

 

Згідно            

Зав.канцелярією        (підпис)          А.М.Сидорова

08.05.2007.               

Ha копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвід-чила копію, її підпис та дата засвідчення.

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної уста-нови або її структурного підрозділу. Копія повинна мати всі випра-влення, зроблені в оригіналі.

НУМЕРАЦІЯ СТОРІНОК. Номери сторінок проставляються починаючи з другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв.

Згідно з основними положеннями єдиної державної системи документів (ЄДСД) складання і оформлення документів передбачає обов'язкову наявність таких їх атрибутів :

•          зазначення установи-автора;

•          найменування виду документа (включаючи лист);

•          складання заголовка документа;

•          адресування і датування документа;

•          поставлення відміток про погодження тексту;

•          засвідчення документа (підписання, затвердження, постав-лення печатки);

•          поставлення відміток про проходження і виконання документа.

3 переліку обов'язкових атрибутів документа видно, що кожен

з них може включати в себе від одного до дев'яти реквізитів або взагалі вони можуть бути відсутні на бланку документа, але їх ная-вність дозволяє ефективно організувати рух документів. Напри-клад, зазначення установи автора може включати до дев'яти рекві-зитів; засвідчення документа - від одного до трьох; найменування виду документа - один.

Крім того, атрибути залежать від типів документів, тобто мо-жуть бути специфічними і зустрічатися лише у певної групи доку-ментів. Наприклад, вхідні документи поряд з базовими атрибутами мають такі специфічні: контрольний термін виконання, який чи за-значається безпосередньо у документі, чи вказується у чинному за-

Атрибут (від лат. atribio - надаю, наділяю) - необхідна, суттєва властивість об'єкта.

конодавстві щодо того або іншого документа, чи визначається кері-вником організації; контролююча особа (як правило, це керівник організації, який в резолюції призначає відповідального виконавця (виконавців) і терміни виконання документа). Слід зазначити, що даний атрибут не є характерним для всіх документів, а проставля-ється лише на найбільш важливих із них.

Внутрішні документи можуть мати такі атрибути:

>          список підрозділів чи посадових осіб, які повинні бути озна-йомлені з документом;

>          контрольний термін ознайомлення чи виконання;

>          список виконавців та питання, за виконання яких вони від-повідали.

Вихідні документи можуть мати такі додаткові атрибути:

S документ-підстава, на основі або на вимогу якого створено документ;

S список (реєстр) розсилки;

S контрольний термін відповіді.

Крім того, можуть зустрічатися й інші атрибути, зокрема пере-лік осіб, які повинні візувати проект документа (наказу, заяви, по-дання тощо).