Як специфічний продукт управлінська документація має такі особливості:


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

♦          виступаючи на певному етапі менеджменту продуктом праці, на наступному етапі вона є її предметом;

♦          має тривале і багаторазове використання, не втрачаючи при цьому своїх споживчих властивостей;

♦          має здатність до накопичення;

♦          є змінюваною в ціні без будь-якої якісної або кількісної зміни початкового зразка;

♦          забезпечує можливість тиражування (копіювання) і одно-часного використання в багатьох місцях.

Функціональна різноманітність управлінських документів обумовлює велику кількість класифікаційних ознак, покладених в основу їх групування. Головне завдання вивчення управлінсь-ких документів як об’єктів класифікації полягає в тому, щоб вид-ілити їх характерні особливості і дати їм правильне тлумачення і оцінку. Так, відомий український документознавець С.Г. Кулєшов доводить, що “є, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, тобто в яких відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації гуг можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення груп документів” [38].

Так, зокрема, управлінські документи, що перебувають в обігу в межах установи, можуть бути згруповані за такими оз-наками:

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

♦          послідовність створення: оригінал, дублікат, копія, витяг із документа (оригінал - примірник службового докумен-та, що першим набуває юридичної сили; дублікат - по-вторно оформлений службовий документ замість втраче-ного чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу; копія - документ, що містить точне зна-кове відтворення змісту чи документної інформації іншо-го документа і - в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа - засвідчена копія частини тексту службового документа);

♦          рівень доступу: загальнодоступні в межах установи, для службового користування (документи, що містять конфі-денційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);

♦          юридична сила: ті, що мають юридичну силу, і ті, що її не мають (ще не набули, не можуть мати, втратили юридич-ну силу).

Наведені прості класифікації є однорівневими, тобто виді-лені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При групуванні управлінських документів установи мо-жуть бути розроблені дворівневі класифікації, де групи (класи) документів поділяються на підгрупи (підкласи) і види. Видами документів у даному випадку виступають номінали (акт, про-токол, наказ) або - ще частіше - їх різновиди (наприклад, акт приймання-здачі робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).

В межах класифікації управлінських документів за способом організації процесу їх обігу на вхідні, вихідні і внутрішні можна виділити ще дві групи - ті, що підлягають реєстрації, і ті, що їй не підлягають. Дворівневу структуру має і класифікація номі-налів управлінських документів, які поділяються на види, a ос-танні - на документи, що підлягають і не підлягають затверджен-ню, засвідчуються і не засвідчуються гербовою печаткою, a групуються за терміном виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові) і зберігання (постійного, тимчасового) [38].

Розділ 1. Документ у сфері управління

Різноманітність документів, використовуваних суспільством у процесі його життєдіяльності, в тому числі й у сфері управл-іння, не дозволяє при їх класифікації виходити з якоїсь однієї ознаки. В основу класифікації управлінських документів мо-жуть бути покладені ознаки, властиві документу, як такому, a також особливості створення і використання різних документ-них форм. До таких ознак належать:

♦          форма представлення (матеріальний носій);

♦          цільове призначення (сфера застосування);

♦          інформативність (змістовність);

♦          зміст і характер правовідносин, якими регулюється ви-користання документа.

У практиці менеджменту матеріальний носій виступає ос-новою документа, що поєднує його змістове наповнення і рек-візити в цілісний матеріальний об’єкт. Такий об’єкт включаєть-ся у своєрідний технологічний ланцюг створення і руху інформації в часі і просторі, що забезпечує певну міру його збереження і захисту.

Реалізація функціонального призначення документа висуває певні вимоги до його матеріальної основи: вона має бути досить міцною, легкою, зручною в користуванні, доступною і відносно дешевою у виробництві. Найбільш поширеним матеріалом для виготовлення управлінських документів є папір. Важливою кла-сифікаційною ознакою документа є також способи і засоби фіксування інформації і реквізитів. За формою подання інфор-мації всі існуючі сьогодні документи поділяються на аналогові і цифрові, за способами фіксування інформації - на рукописні і машинописні (до останніх належать механічні, електромеханічні, фотохімічні та електронні).

Цільове призначення управлінського документа визначаєть-ся перш за все сферою його використання у відповідності з ос-новними функціями управління.

Наведена нижче таблиця (І.І)може дати певне уявлення про використання управлінської документації в процесі менеджменту.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

 

Таблиця 1.1

Використання управлінської документації в реалізації управління

Функції управління  

Прогнозування         

Планування  

Організація і координація   

Контроль      

Облік і аналіз

Основні тематичні комплекси управлінських документів, що утворюються внаслідок реалізації цих функцій Первинно-облікова, цінова, торговельна, зовнішньоторговельна, організаційно-розпорядча, науково-технічна документація

Планова, ресурсна, організаційно-розпорядча документація Організаційно-розпорядча документація

Реєстраційно-облікова, аналітична, організаційно-розпорядча документація

Бухгалтерсько-облікова, звітно-статистична, банківська, фінансова, цінова, документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення

Документ як такий має інформаційний характер. Інформатив-на функція є основною для всіх управлінських документів. Інфор-мативність документа забезпечує прийняття управлінських рішень, дає правове обґрунтування будь-яких дій у межах вико-нання управлінського рішення; виступає джерелом знань і відо-мостей для певних узагальнень, пошуку аналогій і прийняття но-вих рішень. Інформативна функція управлінського документа тісно пов’язана з його комунікативною функцією, реалізація якої відбувається через передачу документом інформації в часі і про-сторі. Крім того, документ виступає засобом зв’язку між окреми-ми елементами керуючої і керованої підсистем управління [39].

Зміст управлінського документа вводить його в певне коло правовідносин у сфері менеджменту, тобто надає йому юридич-ної сили. Юридичну силу управлінського документа можна трак-тувати як надану йому чинним законодавством властивість бути підставою для вирішення правових питань, здійснення пра-вового регулювання в межах реалізації основних функцій управл-іння. Законами і підзаконними актами встановлюється перелік ознак, які надають документу юридичної сили. Це, зокрема, наявність реквізитів – підпису, грифу затвердження, відбитка печатки, елементів бланка [38].

Розділ 1. Документ у сфері управління

Юридичні вимоги до різних видів документів, у залежності від їх призначення, можуть бути різними, але кожний управл-інський документ повинен мати не менше п’яти реквізитів, які дозволяли б йому називатись документом і надавали певний юридичний статус. До таких реквізитів належать: автор доку-мента, назва документа, підпис, дата і реєстраційний індекс.

Суворе дотримання регламентованого порядку юридично-го засвідчення організаційно-розпорядчих документів є обов’яз-ковою вимогою до документування управлінської діяльності.

Авторами документа виступають, як правило, установи, організації підприємства, їх структурні підрозділи. Іноді авто-ром документа може бути окрема посадова особа, що здебіль-шого виконує відповідні функції на громадських засадах. У таких документах реквізит „автор” співпадає з реквізитом „підпис”, що засвідчує походження і підтверджує достовірність (оригінальність) документа.

Назва виду документа повинна співпадати з назвами доку-ментів, що функціонують в управлінському середовищі країни, визначеними чинним законодавством. Якщо виникає необхідність у створенні документів, назви яких не зареєстровані і не внесені до Державного класифікатора управлінської документації [19], то слід утриматись від надсилання їх за межі установи.

Визначений перелік назв управлінських документів не є чи-мось раз і назавжди встановленим. Суттєві зміни в управлінні соціально-економічними процесами створюють ситуації, у яких старі форми документів можуть не задовольняти управлінських потреб, а іноді й перешкоджати розв’язанню важливих завдань. Тому в разі необхідності установа, якою розроблена нова фор-ма управлінського документа, може подати обґрунтовані про-позиції до установи вищого рівня та Держстандарту України щодо включення цієї форми до Державного класифікатора уп-равлінської документації і, таким чином, надати їй відповідно-го юридичного статусу для загального використання в процесі управлінського документування.

У сучасному менеджменті питання про право підпису тих чи інших документів, особливо правових актів, є актуальним і

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

потребує чіткого визначення. Право підпису документів має бути зафіксоване у відповідних статутах, положеннях, посадо-вих інструкціях. Документи підписують посадові особи відпо-відно до розподілу обов’язків: документи, складені від імені установи, підписуються керівником або його заступниками; документи, складені від імені структурних підрозділів – керів-никами цих підрозділів; решта документів (доповіді, доповідні записки, довідки, заяви тощо) інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписуватись виконавцями, якщо дане коло питань не виходить за межі їх повноважень.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло організацій, підприємств і громадян, є його затвердження. Документ, який потребує затвердження, набуває юридичної сили тільки з цього моменту. Затверджуються, як правило, такі види документів: положення, статут, структура і штатний роз-клад, плани, програми проведення робіт, плани заходів, плани і програми відряджень, графіки відпусток, звіти про виробни-чу діяльність, кошториси витрат, акти перевірок, акти ревізій, акти списання, акти експертизи, акти приймання завершених будівельних об’єктів та деякі інші види документів.

Факт затвердження документа у практиці менеджменту оформляється двома способами. Перший вимагає видання роз-порядчого документа (постанови, рішення, наказу), в якому констатується факт затвердження відповідного документа. Дру-гий полягає в накладенні відповідного грифу безпосередньо на документі, який потребує затвердження. Обидві форми затвер-дження мають однакову юридичну силу.

Засобом додаткового засвідчення особливо важливих доку-ментів є проставляння печатки з зображенням Державного Герба України або простої печатки, що не має такого зображен-ня. При цьому слід враховувати, що використання гербових печаток для засвідчення тих чи інших документів регламен-тується правовим шляхом і закріплюється інструкцією або регламентом установи. Примірний перелік документів, на яких проставляється гербова печатка, включає [13]:

Розділ 1. Документ у сфері управління

♦          акти (приймання завершених будівельних об’єктів, облад-нання, виконання робіт, експертизи та ін.);

♦          аркуші погодження проектів нормативно-правових актів (статутів, положень, правил, інструкцій);

♦          статути державних підприємств (об’єднань);

♦          штатні розклади;

♦          протоколи (погодження планів поставок);

♦          подання і клопотання (про нагородження);

♦          посвідчення про відрядження;

♦          заявки (на обладнання, винаходи, і т. п.);

♦          заяви (на акредитив тощо);

♦          листи гарантійні (на виконання робіт, послуг і т. ін.).

Датування документа - обов’язковий реквізит, що є пере-

дусім юридичною вимогою. Дата пов’язує документ із певним часовим відрізком, вона визначає початок дії зазначених у ньо-му правил і вимог, вказує час прийняття рішення тощо.

Дата проставляється особами, що підписують або затверд-жують документ, одночасно з його затвердженням або підпи-санням. Таким чином, датою документа є дата його підписання або затвердження. Наприклад, дата листа, наказу співпадає з датою підписання; дата інструкції, плану - з датою затверджен-ня. Однак у практиці управління є такі документи (акт і прото-кол), у яких дата не відповідає часу їх підписання. Вони дату-ються числом події, зафіксованої у їх змістовій частині, а не датою їх фактичного підписання або затвердження.

Управлінські документи набувають остаточної юридичної сили тільки після їх реєстрації спеціальними службами. Факт реєстрації документа включає його в систему дії і виконання й встановлює відповідальність за нього. Так, наприклад, реєстра-ція наказу - це фіксування факту його видання і початку ви-конання; реєстрація документа, що надійшов до установи, зас-відчує факт одержання запиту, доручення тощо.

Формально реєстрація є записом в облікових формах відомо-стей про документ із присвоєнням йому реєстраційного індексу як факту документування та надання документу юридичної сили. Але реєструються лише ті з них, які не включені у визнаН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

чений Інструкцією з діловодства перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цих останніх належать [13]:

♦          Листи, що надійшли в копії до відома (1).

♦          Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки (2).

♦          Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний (3).

♦          Графіки, наряди, заявки. Рознарядки (4).

♦          Зведення та інформація, надіслані до відома (5).

♦          Навчальні плани, програми (копії) (6).

♦          Рекламні повідомлення, плакати. програми нарад, конфе-ренцій тощо (7).

♦          Прейскуранти (копії) (8).

♦          Норми витрат матеріалів (9).

♦          Вітальні листи і запрошення (10).

♦          Друковані видання (книги, журнали, бюлетені) (11).

♦          Наукові звіти за темами (12).

♦          Місячні, квартальні, піврічні звіти (13).

♦          Форми статистичної звітності (14).

У практиці документаційного забезпечення менеджменту управлінські документи реєструються різними способами і не завжди централізовано. Так, наприклад, основні розпорядчі документи (накази з основної діяльності, плани, звіти, дирек-тивні документи) реєструються в канцелярії або загальному відділі; документи з кадрового забезпечення - у відділі кадрів; розрахункові бухгалтерські документи - у фінансовому відділі; документи, зазначені в наведеному вище переліку під номера-ми 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відпов-ідних структурних підрозділах установ - бухгалтерії, відділі цінової політики, статистичному відділі, науково-організаційно-му та маркетинговому відділах.

Різноманітність видів управлінських документів потребує обґрунтованого обмеження відповідно до кола питань, які роз-в’язуються в конкретній установі, шляхом розробки певних документних форм.

Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-96) [19] містить згруповані за функціональною ознакою си-стеми і форми документів, використовувані в процесі управліРозділ 1. Документ у сфері управління

нської діяльності. Сьогодні ДКУД України включає 15 уніфіко-ваних (загальноприйнятих) систем управлінської документації:

♦          організаційно-розпорядчої;

♦          первинно-облікової;

♦          банківської;

♦          фінансової;

♦          звітно-статистичної;

♦          планової;

♦          ресурсної;

♦          торговельної;

♦          зовнішньоторговельної;

♦          цінової;

♦          з питань побутового обслуговування населення;

♦          бухгалтерсько-облікової.

Найбільш поширеною системою документів, що викорис-товується у практиці менеджменту і є основою його докумен-таційного забезпечення, являється організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Іноді в управлінській практиці організаційно-розпорядчі документи називають нормативно-правовими актами. Однак нормативно-правові акти приймаються органами виконавчої влади, які встановлюють норми і правила загального характе-ру, розраховані на багаторазове використання (наприклад, пра-вила пожежної безпеки, митні правила, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила роботи відомчих архівів, інструкція з діловодства, статут підприємства, тощо).

Система організаційно-розпорядчої документації охоплює більш широке коло документів і за номенклатурою, і за функц-іональною належністю. У зв’язку з суттєвими змінами в еко-номіці і в системі державного управління та розвитком недер-жавних організаційно-економічних утворень окреслилась тенденція в підході до документаційного забезпечення менед-жменту (зокрема, його організаційної складової), заснованому на суб’єктивному сприйняті керівника. Проблема ускладнюєть-ся тим, що в деяких системах управління частково зруйновані традиційні методи не лише створення документів, а й викорис-тання певних документних форм у відповідності з їх функціоН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

нальною належністю. З’являються нові назви документів, не зав-жди виправдані завданнями управління. З точки зору окремих управлінських ситуацій такий відхід від встановлених правил та обмежень може викликати порушення в системі документацій-ного забезпечення менеджменту. Наприклад, замість наказів ке-рівники видають розпорядження або доручення; посадові інструкції фахівців поглинаються іншими документами – таки-ми, як положення або статути, що мають загальний характер і не визначають юридичного статусу конкретного співробітника.

Основоположне правило роботи з організаційно-розпоряд-чими документами полягає у визначенні чіткого переліку орган-ізаційно-розпорядчих документів для кола питань шляхом ун-іфікації і стандартизації.

Майбутнє документаційного забезпечення менеджменту в розрахунку на перспективу орієнтоване на співіснування папе-рових документів з іншими носіями інформації. Ось чому сьо-годні на перший план виступає проблема уніфікації управлінсь-ких документів у будь-яких режимах опрацювання. Особлива увага приділяється приведенню документів у відповідність з міжнародними стандартами, насамперед з ISO 15489:2001 “Information and documentation. Records management” (Інформа-ція та документація. Управління документацією).