1.2. Документаційне забезпечення менеджменту


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Усвідомлення ролі інформації в управлінській діяльності невіддільне від з’ясування ролі документа в розвитку економі-ки та суспільства в цілому.

В історії людства виділяють два принципово відмінні між собою етапи розвитку інформаційних технологій: доіндустріаль-ний та індустріальний. Якщо перша інформаційна революція пов’язана з винайденням друкарського верстата, то друга – з появою в середині XX ст. ЕОМ як підсилювача інтелектуаль-них можливостей людини. Одним із знакових елементів ново-го інформаційного суспільства став комп’ютер і створене за його участю віртуальне середовище. Входження людства у ХХІ ст. характеризується переходом від традиційного інформаційного простору, де носієм соціальної інформації виступав матеріаль-ний об’єкт (глина, папірус, пергамент, папір, плівка тощо), в нове технологічне середовище – віртуальний простір.

Всі ці зміни привели до революційних перетворень як у технології документування інформації, так і в підході до само-го документа. Основні параметри, за якими визначається доку-мент як соціокультурний феномен, є інформація, матеріальний носій і технології фіксування інформації з її наступною іденти-фікацією на рівні користувачів. Усі ці складові, і перш за все інформаційна, дають підстави розглядати документ як джерело знань, відповідним чином зафіксованих і оброблених у прий-нятну для споживачів форму, тобто – як інформаційний ресурс.

Інформаційний ресурс суттєво відрізняється від усіх інших ресурсів, оскільки не підпадає під категорію рідкісних або об-межених. Навпаки: інформація має властивості безмежні, що опосередковано характеризує її на споживчому рівні. Так, відо-мий американський дослідник у галузі теорії і практики менед-жменту П. Друкер зазначає: “Якщо я продаю певний предмет, наприклад, книгу, то після продажу у мене його більше немає. Якщо я продаю інформацію, вона, як і раніше, залишається у мене. Більше того, інформація стає тим ціннішою, чим більше людей володіє нею. Інформація “не прив’язана” до жодного

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

виду виробництва або підприємницької діяльності. Інформація не має чітко означеної форми кінцевого використання, так само як жоден вид кінцевого використання не потребує специфіч-ного виду інформації і не залежить від будь-якого конкретного інформаційного джерела. Значення цього факту для економістів потребує кардинального перегляду економічної теорії, мало того, це означає, що ключові положення менеджменту теж потребу-ють негайного перегляду” [29].

Інформація виконує в менеджменті досить важливу роль. Хоч і вважається, що менеджер приймає рішення стосовно яко-гось конкретного випадку, в дійсності він приймає рішення на основі інформації про цей випадок. Управлінська інформація має своєю метою забезпечення інтегрованої системи взаємодії, яка дає кожному рівню управління “потрібну” інформацію в “потрібний” час. При цьому рішення повинні базуватись на кращій з наявної інформації в тих межах, в яких забезпечення такою інформацією виправдане економічно.

Управлінська діяльність може бути представлена як цілісна система менеджменту. Система менеджменту - це комплекс наукових підходів і методів, що сприяють прийняттю і реалі-зації конкурентоспроможних рішень [54].

Основними складовими системи менеджменгу є керуюча і ке-рована підсистеми. Керуюча підсистема - це підсистема, в якій відбуваєгься регламентація вимог щодо якості управлінських рішень і організовується процес управління персоналом для досягнення цілей і завдань системи. Компонентами керуючої підсистеми є:

♦          управління персоналом;

♦          розробка управлінського рішення;

♦          оперативне управління реалізацією рішення. Керована підсистема - це підсистема, здатна сприймати і

якісно виконувати управлінські рішення керуючої підсистеми. Інформація як сукупність відомостей і даних, необхідних для успішного здійснення аналізу, контролю, прийняття та органі-зації виконання управлінських рішень, виступає невід’ємним елементом ефективного управління організаційно-економічни-ми процесами взагалі і підприємницькою діяльністю зокрема.

Розділ 1. Документ у сфері управління

3 одного боку, вона відображає умови, властивості, законо-мірності, особливості функціонування як об’єкта, так і системи управління ним; з іншого - опосередковує трудову діяльність людей, визначає форми стосунків між ними, а також постійно використовується в межах конкретної системи менеджменту і в регулюванні її відносин із зовнішнім середовищем. Ці проце-си можна відобразити за допомогою схеми 1. Умовні позначення:

Зовнішнє середовище

І! I I I

Керуюча підсистема

 

Вхід

 

->

 

Із

 

«

 

h

 

Вихід

 

Керована підсистема

 

h

 

Зворотний зв’язок

 

Схема 1

і і і I - інформація, що надходить до системи з зовнішнь-

ого середовища і стає спонукальним мотивом в органі-

зації процесу менеджменту; L L - напрями руху інформації в межах системи менедж-

менту; I, - інформація, одержана в процесі функціонування підси-

стем менеджменту, що може розглядатись як нова мотиН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

вація для підвищення ефективності функціонування системи менеджменту.

Інформація може нести в собі як позитивні, так і негативні моменти, оскільки існує небезпека, що рішення можуть базува-тись на недостовірній інформації. Крім того, на практиці часто ототожнюються поняття “інформація” і “дані”. Різниця між да-ними та інформацією полягає в тому, що дані - це, як правило, “сирі” факти, які тоді перетворюються на інформацію, коли вони оброблені, піддаються контролю і придатні для прийняття рішень. Інформації, на відміну від даних, властиве індивідуаль-не забарвлення, вона багато в чому визначається сприйняттям. Однак і дані, і документована інформація мають спільну влас-тивість відображати (хоч і в різній формі) реальні процеси, яви-ща і зв’язки на мікро- та макрорівні, інформувати про успіхи чи проблеми, що несе в собі нове, поглиблене знання стосовно процесів управління в межах керуючої і керованої підсистем.

При з’ясуванні кількісного і якісного складу інформації, здат-ної впливати на результати менеджменту, слід дотримуватись таких принципів:

♦          цільової орієнтації, згідно з яким формування та організа-ція інформаційних потоків повинні забезпечувати адек-ватність їх змістового наповнення завданнями, що вима-гають розв’язку;

♦          ієрархічності, який передбачає орієнтацію інформаційних потоків на конкретного споживача відповідного рівня управління, виходячи з умов доцільності, необхідності і достатності;

♦          функціональності, що покликаний визначати тематико-функціональну спрямованість інформаційних потоків (баз даних) для забезпечення реалізації різноманітних завдань конкретними користувачами;

♦          взаємодії, що передбачає необхідність універсалізації інформаційних потоків з метою їх об’єднання в єдину інформаційну мережу як на мікрорівні (галузевому), так і на макрорівні (державному, міжнародному);

Розділ 1. Документ у сфері управління

♦          обмеження (не ототожнювати з обмеженням доступу до інформації), який полягає в раціональній організації інформаційних потоків, що не припускає дублювання, надмірності, недостовірності, ентропії і т.ін.;

♦          замкненості, що передбачає необхідність забезпечення циклічного руху інформаційних потоків за рахунок орган-ізації ефективних зворотних зв’язків між джерелами інформації та її користувачами за умови безперервного поповнення і часткової зміни (взаємопоповнення) інфор-маційної бази.

3 точки зору процедури управлінська діяльність - це відбір, аналіз, обробка і видача нової інформації, що сприяє регулюван-ню організаційно-виробничих процесів і приведенню їх у відповідність із поставленими цілями. Рекомендації щодо ефек-тивного управління містяться в різноманітних інформаційних джерелах.

Для розв’язання конкретних завдань і прийняття оптималь-них рішень менеджер повинен відібрати і оцінити певний об-сяг інформації. Механізм вироблення і реалізації управлінських рішень завжди відігравав велику суспільну роль.

Управлінське рішення - це результат аналізу, прогнозуван-ня, економічного обґрунтування і вибору альтернативного варі-анту з-поміж певного числа інших, здатного забезпечити опти-мальний шлях досягнення конкретної мети.

В теорії менеджменту рішення характеризується за чотир-ма основними параметрами: наявність вибору (тобто варіантів можливої поведінки), його усвідомленість, орієнтованість на конкретні цілі, завершення вибору дією.

Управлінське рішення, на відміну від будь-яких інших рішень, має директивний характер і відзначається обов’язкові-стю. Управлінське рішення передбачає вплив на об’єкти управ-ління і не може сприйматись альтернативно, тобто на основі оцінки його обов’язковості чи необов’язковості виконання ке-рованою підсистемою [34].

Процес підготовки і прийняття управлінського рішення под-іляється на кілька етапів, поданих у схемі 2.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Принципова схема підготовки управлінського рішення Зовнішня мотивація

ILL

 

28

 

Аналіз проблемної ситуації та

визначення мети управлінського

рішення

Визначення і аналіз інформаційного забезпечення управлінського рішення

Законодавча база

Директивні акти

Нормативи і регламенти

Науково-технічна

Національний архівний

Тенденції економічного розвитку і конкуренто-спроможність

Відомості про соціально-економічні, науково-виробничі та екологічні

Ресурсне забезпечення

 

і                       і

Підготовка та

обґрунтування

альтернативних варіантів                Визначення критеріїв оцінки управлінського рішення

 

                       

 

                       

 

                       

Аналіз альтернативних варіантів і

визначення оптимального варіанту

управлінського рішення

Проведення експертизи і узгодження управлінського рішення

Прийняття рішення

ш

Оформлення управлінського рішення

Схема Розділ 1. Документ у сфері управління

Поштовхом до виникнення проблемної ситуації, що вима-гає прийняття і реалізації управлінського рішення, є мотив, сформований у межах будь-якої системи менеджменту, або мотив, сприйнятий системою з зовнішнього середовища.

Процес підготовки рішення починається з визначення уп-равлінської мети, що може бути здійснено під впливом зовнішніх факторів і внутрішніх потенційних можливостей організації. Керівництво організації приступає до комплексно-го аналізу факторів, що безпосередньо впливають на досягнен-ня визначеної мети.

Наступний етап у підготовці і прийнятті рішення полягає в залученні різноманітної інформації, що забезпечує дотримання чинного законодавства, директивних і нормативних доку-ментів, а також врахування відомостей про сучасні науково-технічні дослідження. Якщо мова йде про розв’язання іннова-ційних завдань організації, то слід використати не лише дані про завершені дослідження, а й наукові прогнози, гіпотези в межах даного кола питань. Фактор “онауковлення” виробництва сут-тєво впливає на підготовку і прийняття управлінських рішень інноваційного характеру. Необхідно також враховувати прогре-сивний досвід інших підприємств і організацій, щоб правиль-но зорієнтуватись у конкурентному середовищі.

Доцільність прийнятого рішення визначається всебічним ана-лізом і врахуванням наявних можливостей для його виконання (матеріальні і трудові ресурси для розвитку виробництва, внут-рішня інформація про виробничо-господарську діяльність орган-ізації). У ході синтезу одержаних даних, у тому числі вартісно-цінових, виробляється загальний формат процесу досягнення мети. І нарешті, слід залучити консультантів і експертів – як прихильників, так і противників даного рішення, – що профес-ійно володіють будь-якою інформацією з цього питання.

Етап всебічної підготовки інформації дає можливість на-копичити позитивні і негативні відомості, які можуть бути використані в процесі прийняття і реалізації управлінсько-го рішення. Обсяг залученої інформації залежить від харак-теру рішення.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Далі здійснюється розробка власне рішення. На цьому етапі виконується ряд операцій. Розробляється кілька проектів рішення, варіантів оцінки їх результатів. Вони можуть виходи-ти з різних умов виконання рішення. Остаточний проект рішен-ня обирається після його узгодження з різними установами і посадовими особами. Обрана документована форма управлінсь-кого рішення оформляється у відповідності з нормами, регла-ментами, правилами документування управлінської діяльності в даній системі менеджменту.

Завершальним етапом у підготовці управлінського рішення є підписання або затвердження обраної документної форми.

Розглянутий технологічний процес підготовки управлінсь-кого рішення може бути скорочений, але в цілому він обов’яз-ковий для кожної системи менеджменту.

При систематизації управлінських рішень слід враховувати найголовнішу класифікаційну ознаку - змістову, на основі якої виділяються такі їх групи:

♦          програмні рішення;

♦          рішення, прийняті на підставі розпорядчих актів установ вищого рівня управління;

♦          ініціативні рішення;

♦          ситуаційні рішення.

Класифікація управлінських рішень за процедурою прий-няття обумовлює їх поділ на індивідуальні, групові, колективні і змішані. Індивідуальні рішення приймаються уповноважени-ми посадовими особами в межах їх компетенції, тобто одноос-ібно. Групові рішення виробляються спільними зусиллями пев-ного числа фахівців, що дозволяє здійснити поглиблений аналіз проблем і порівняти різні точки зору. Колективні рішення ви-робляються дорадчими органами і приймаються колегіально.

У практиці менеджменту різні форми рішень перетинаються. Так, індивідуальні рішення можуть прийматись на підставі колек-тивних або групових рішень. Колективні та групові рішення, в свою чергу, можуть ухвалюватись, виходячи з індивідуальних рішень.

Класифікація рішень за змістовою ознакою і процедурою прийняття доповнюється їх поділом за формою подання на

Розділ 1. Документ у сфері управління

усні і письмові. Найбільш поширеною формою управлінських рішень є письмові, які фіксуються в певних формах документів. Це забезпечує впорядкування і фіксування інформації, необхі-дної для планування, організації та реалізації менеджменту.

Документ, використовуваний в управлінському обігу (в тому числі і як засіб комунікації), має властивості не лише інформаційного ресурсу, але й інформаційного потенціалу, що передбачає наявність таких складових: змістової, організаційної, матеріально-технологічної, кадрово-персоніфікаційної.

Змістова складова характеризується інформаційною ємністю при відсутності ентропії управлінського документа як джерела інформації. Вона вимагає достовірності і повноти інформації. Ця складова обумовлює накопичення інформації з метою фор-мування документаційних баз даних для їх подальшої реалізації, в тому числі як товару чи послуги.

Організаційна складова передбачає певні вимоги до структур-ної побудови та організації документаційного забезпечення різних систем менеджменту на всіх рівнях управління. Орган-ізаційна складова сьогодні має бути орієнтована на створення конкретної міжвідомчої організаційно-економічної структури інноваційного характеру з визначеним колом повноважень і можливостями для надання послуг установам, підприємствам, організаціям різних форм власності у сфері документаційного забезпечення їх функціонування.

Матеріально-технологічна складова полягає в перетворенні інформації на матеріальні об’єкти, що базуються на використанні новітніх технологій і програмних технічних засобів з метою їх подальшого використання товару чи послуги. Дана складова може розглядатись як крок у напрямі формування нового виду товару. Просування інформації в певному середовищі з подаль-шим доведенням її до користувача вимагає здійснення комп-лексних маркетингових досліджень на предмет встановлення відповідності якісно-вартісних параметрів пропонованого това-ру динаміці сучасного менеджменту.

Сутність кадрово-персоніфікаційної складової полягає в тому, що кожна людина може виступати як об’єктом, так і суб’єктом

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

діяльності зі створення і використання інформації. Тому дана складова спрямована на реалізацію здатності певного соціуму до створення конкретного продукту і доведення його до кори-стувача. З іншого боку, вона обумовлена можливостями сприй-няття і ефективної переробки документованої інформації пев-ним соціумом з метою підготовки, прийняття і виконання управлінських рішень. Сьогодні змінюється соціально-економі-чне середовище документоутворення. Значно знижується со-бівартість документування інформації при одночасному при-скоренні і спрощенні відповідної процедури. Внаслідок цього до процесу документування менеджменту залучаються мільйо-ни людей. Ось чому суспільство свідомо переходить від ситуа-ційного управління документаційними потоками до наукових підходів в управлінні документацією.

Сучасний управлінський документ потребує вироблення відповідної стратегії в організації і управлінні ним як інформа-ційним ресурсом. При цьому неминучим є перехід від ситуац-ійного підходу до методів і підходів, розроблених у теорії уп-равління, зокрема в межах інформаційного менеджменту. До самого початку ХХ ст. документ належав виключно до сфери діловодства, яке виконувало практичні завдання документац-ійного забезпечення управління. З розвитком управлінської науки на рубежі ХІХ – ХХ ст. діловодство стало сприйматись як суто технічна (допоміжна) діяльність у процесі управління. Започатковані в цей період тенденції в діловодстві визначили напрями його подальшого розвитку і вдосконалення.

Під поняттям “діловодство” розуміють організовану певним чином роботу з документами у традиційних управлінських структурах. Інакше кажучи, діловодство – це певний процес організації роботи з документами, основною метою якого є регу-лювання їх руху з точки зору доцільності і раціональності, а також супровід і контроль за їх виконанням у конкретній уп-равлінській системі.

Першочерговими заходами для забезпечення інформацій-них потреб менеджменту є добір і аналіз різних джерел інфор-мації, їх систематизація, приведення до загальноприйнятих

Розділ 1. Документ у сфері управління

форм, доведення до користувача, обслуговування, подальше зберігання і утилізація. В масштабі країни ці процеси регулю-ються нормативно-розпорядчими актами, зокрема, Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністер-ствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах ви-конавчої влади” [13].

Жорстка регламентація діловодних процесів перешкоджає задоволенню різноманітних інформаційних потреб сучасного менеджменту. Виходячи з інформаційного навантаження на сучасний управлінський документ, слід зазначити, що якість і ефективність вироблення, прийняття та виконання управлінсь-ких рішень не залежить від більш або менш налагодженої сис-теми діловодства в установі. Без спеціальної організації проце-су розробки змістово-концептуальної моделі управлінського документа сучасний менеджмент неможливий.

На основі врахування традицій і накопиченого досвіду ро-боти з документами історично вироблена сукупність певних принципів і правил, що визначають вимоги до підготовки до-кументів та організації роботи з ними. Ця діяльність поєднує в собі елементи діловодства і документаційного забезпечення менеджменту. Разом з тим останнє виконує функцію інформа-ційного постачання на всі ділянки управління такої докумен-тації, обсяги і якість якої відповідали б вимогам і потребам прийняття і виконання будь-якого управлінського рішення. Отже, документаційне забезпечення менеджменту – це орган-ізаційно-методична діяльність, спрямована на створення управ-лінських документів і моніторингу їх використання в процесі прийняття рішень та реалізації основних функцій управління.

Таким чином, розвиток і вдосконалення документаційного забезпечення менеджменту підпорядковані завданню отриман-ня нових або додаткових відомостей про систему управління в цілому та окремі її складові для аналізу, організації, контролю за виконанням рішень з метою одержання прибутку.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»