Додаток 4 Термінологічний словник найбільш вживаних слів визначень і понять


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

А

Авізо (італ. awiso) – комерційний документ-повідом-лення про переказ грошових коштів контрагентів, зміни у взаєморозрахунках, залишки на рахунках, відкриття акредитиву тощо.

Автентичний текст – справжній, оригінальний текст документа.

Автор документа – установа або особа, якими ство-рено текст документа.

Авторське право – особисті немайнові і майнові пра-ва авторів та їх правонаступників, пов’язані зі ство-ренням та використанням результатів науково-дос-лідної і конструкторської діяльності або творів літератури і мистецтва.

Адресат документа – установа чи особа, яким адре-совано документ.

Адресант документа – установа чи особа, яка надси-лає документ.

Акредитив – 1) один із видів цінних паперів; 2) до-кументна форма банківсь-кого рахунку, що вико-рис-товується в розрахунках за комерційними опе-раціями.

Акцепт – 1) комерційний документ, позитивна відповідь на пропозицію (оферту); в міжнародно-му праві – одностороння заява про прийняття умов договору;2) прийняття платником (трасатом) за векселем (тратті) обов’язку оплатити вексель у вказаний термін;3) згода банку гарантувати випла-ту суми, вказаної в переказному векселі;4) форма безготівкових розрахунків між контрагентами.

Акт – документ, складений кількома особами, що підтверджує (констатує) встановлені факти і дії.

Акція – цінний папір, що засвідчує факт конкретного внеску (паю) його власника в підприємство (акціо-

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

нерне товариство) і надає йому право на одержан-ня частки прибутків у вигляді дивідендів.

Анкета – документ (різновид уніфікованого тексту), який містить постійну інформацію у вигляді запи-тань (показників) і змінну – у вигляді відповідей (відомостей).

Анонімний документ – документ, який не містить відомостей про автора.

Архів – спеціалізована установа (структурний підрозділ), призначена для забезпечення потреб суспільства в ретроспективній інформації, що організовує зберігання архівних документів і кори-стування ними.

Архівний документ – документ, що припинив вико-нування своєї основної соціальної функції, заради якої був створений, але через його історичну, нау-кову, культурну цінність і важливість як джерела інформації зберігається в архіві або підлягає архів-ному зберіганню.

Архівознавство – наукова дисципліна, що вивчає істо-рію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади.

Архітектура – в інформаційному менеджменті – орган-ізаційна структура системи, що включає інтерфей-си, апаратне і програмне забезпечення.

Атрибуція документів – встановлення авторства, часу і місця створення документів.

Аудіовізуальний документ – документ, який містить зображувальну і звукову інформацію.

Б

Бізнес-план – документ, що складається автором інно-ваційного проекту і містить у стислій або розгор-нутій формі основні характеристики і переваги даного проекту.

Бланк документа – стандартний аркуш із попередньо відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для внесення змінної інформації.

Бренд – зареєстрована торговельна марка, що нале-жить певній організації і представляє її як юридич-ну особу на ринку товарів і послуг.

Додаток 4

В

Вид документа – класифікаційний ряд документів, по-будований на основі будь-якої з їх спільних ознак.

Відпуск документа – копія вихідного документа, що залишається у адресата.

Віза – підпис посадової особи на проекті управлінсь-кого документа (іноді з зауваженнями); різновид погодження документа.

Виконання документа – вид управлінської діяльності, зміст, характер і виконавці якої визначаються зав-даннями, викладеними в тексті документа і підтвер-дженими резолюцією керівника.

Витяг із документа – копія частини текстового доку-мента.

Водяний знак – видиме на просвіт зображення (літе-ри, фігури тощо) на різних сортах паперу, нанесе-не в процесі його виробництва.

Вхідний документ – документ, що надійшов до установи.

Г

Гербовий папір – папір із друкованим зображенням державного герба, призначений для оформлення певних видів документів.

Графік – план робіт із точними показниками і термі-нами виконання.

Графічний документ – зображувальний документ, що містить інформацію, зафіксовану лініями, штриха-ми, світлотінню.

Гриф – реквізит документа (вид оформлення), що виконує функцію затвердження, погодження або обмеження доступу до нього.

Groupware – групове програмне забезпечення, що дає можливість групі користувачів мережі спільно роз-робляти ті чи інші проекти. G. Включає електрон-ну пошту, спільну розробку документів, плануван-ня, контроль за виконанням.

Д

Дата документа – реквізит документа, що вказує на час (число, місяць, рік) його створення, погоджен-ня, затвердження або підписання.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Діловодство – діяльність, що охоплює процеси створен-ня, обробки та оперативного зберігання документів.

DNS, Domain Name System – доменна система імен, стандарт запису адреси в Інтернет у вигляді бага-торівневої структури доменів.

Довідка – письмовий документ інформаційного харак-теру, що містить певні дані про об’єкт або особу.

Договір – документ, який фіксує домовленість сторін про встановлення будь-яких відносин з урахуван-ням взаємних зобов’язань.

Документ – будь-який письмовий акт, що володіє юридичною силою або має службовий характер;

матеріальний об’єкт із відбиттям інформації, зафіксо-вано одним із відомих способів, яка існує в певно-му просторі і часі.

Документація – сукупність документів, об’єднаних за певною ознакою (галуззю знання, функціями, ма-теріальним носієм тощо).

Документальні джерела – інформація, перенесена на будь-які носії для створення іншого виду інформа-ційного продукту (кінофільму, звукового запису, сайту, книги і т. п.).

Документна інформація (документальна інформація) – інформація, що міститься в документі.

Документ обмеженого доступу–

документ, який містить конфіденційну або таємну інформацію.

Документознавство – наукова дисципліна, що нале-жить до спеціальних історичних дисциплін і вив-чає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності.

Документообіг – рух документів в установі з момен-ту їх надходження або створення до завершення виконання або відправлення.

Документування – процес створення документа.

Доповідна записка – управлінський документ, що містить ґрунтовну інформацію з висновками та пропозиціями автора, адресований керівництву.

Доповідь – документ, що містить виклад певних за-ходів, висновків, пропозицій, призначений для ус-ного виголошення.

Додаток 4

Дублікат – копія документа, яка забезпечує іден-тичність відтворення оригіналу, що виконана на будь-якому носії і дозволяє робити з нього копії.

Е

Експертиза цінності документів – визначення науко-вої, історичної, культурної і практичної цінності документів на основі ділових принципів і критеріїв.

Електронний документ – машинопрочитуваний до-кумент, ознайомлення із змістом якого можливе лише за допомогою комп’ютера.

Електронна пошта, Electronic Mail, E-mail – канал передачі текстових повідомлень, документів та інших файлів між користувачами Інтернет.

Електрографічна копія – копія документа, одержана за допомогою електрографічних методів відтворен-ня текстів і зображень на папері та інших носіях.

Емблематика – спеціальна історична дисципліна, що вивчає умовні зображення понять, ідей у вигляді малюнків, креслень, тощо.

Ж

Журнал реєстрації – облікова форма для фіксування факту створення, відправлення, використання до-кументів суспільного призначення.

З

Заголовок до тексту – реквізит, обов’язковий елемент управлінського документа, що містить стислу інформацію про текст.

Запис інформації – форма фіксування інформації на матеріальному носії.

Засвідчення копії – проставлення необхідного рекві-зиту, що надає копії юридичної сили оригіналу документа.

Заява – документ особистого або колективного поход-ження з проханням про реалізацію закріплених конституцією і чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомленням про пору-шення чинного законодавства чи недоліки в діяль-ності підприємств, установ, організацій незалежно

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

від форми власності, а також народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб.

Збереженість документів – стан незмінності в часі фізико-хімічних характеристик матеріальної осно-ви документів та вміщеної в них інформації.

Знищення документів – звільнення приміщень від документів, що не мають подальшої цінності, шля-хом їх перетворення та утилізації.

Зовнішні ознаки документа – сукупність ознак, яка включає спосіб фіксування інформації, вид матер-іальної основи документа, фізико-хімічний стан, форму і розмір документа, елементи його правово-го, ділового, художнього оформлення та написан-ня письмових знаків.

І

Ініціативний документ – документ, що став підста-вою для розгляду якогось питання.

Індекс документа – умовне позначення (реквізит уп-равлінського документа), що дає відомості про нього в межах певної інформаційно-пошукової си-стеми.

Інструкція – організаційно-розпорядчий документ, що встановлює послідовний перелік завдань, прав, обов’язків.

Інтернет – складна електронна інформаційна струк-тура, що забезпечує зв’язок між комп’ютерами, роз-ташованими на будь-якій відстані один від одного для здійснення обміну інформацією.

Інформаційний менеджмент (Informaton management) – сукупність методів і засобів управ-ління інформаційною діяльністю суспільства, спря-мованих на розв’язання проблем організації джерел інформації, засобів її передачі, створення баз даних, застосування технологій обробки даних, досягнен-ня безпеки інформації. Види І.м.: управління підприємством, внутрішньою документацією і пуб-лікаціями.

Інформаційна система – організаційно впорядкована сукупність носіїв інформації (в т.ч. документів) та інформаційних технологій.

Додаток 4

Інформаційна технологія (Information technology) – сукупність методів збирання, обробки інформації та засобів її передачі користувачам.

Інформація – опосередковане знання про навколишнє середовище, зафіксоване на будь-якому носії. І. є джерелом прийняття будь-яких рішень (управлінсь-ких, комерційних, науково-технічних тощо).

Інформаційно-пошукова систе-ма (ІПС) – система пошуку інформації, заснована на сукупності дій, пов’язаних із встановленими правилами кодуван-ня, систематизації, пошуку і зберігання інформації.

К

Канцелярія – структурний підрозділ установи, який здійснює документаційне забезпечення управління.

Картка – аркуш цупкого паперу з занесеними в нього відомостями про документ (див.: реєстраційно-кон-трольна картка – РКК), архівну справу або дру-коване видання.

Конверт – пакет чи обгортка з клапаном із надруко-ваними на них поштовими реквізитами або без них для відправлення листів та іншої кореспон-денції.

Контракт – письмова угода, документ, який містить взаємні зобов’язання сторін, що домовляються.

Копія документа – документ, що виник внаслідок відтворення письмового або усного тексту, музики, шумів, зображення іншого документа із зміною або заміною носія, який точно відтворює зміст і всі зовнішні ознаки документа або його частин.

Критерії цінності документів – система науково об-ґрунтованих ознак, на основі яких визначається міра цінності документів.

Л

Лакуна – 1) пропуск у тексті документа; 2) частина тексту документа, наявна у протографі, але опуще-на при копіюванні.

М

Манускрипт – давній рукопис (переважно античного або середньовічного періоду).

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Маргіналістика – спеціальна історична дисципліна, що вивчає маргіналії (рукописні позначки або тек-сти на полях чи незаповнених сторінках рукописів і друкованих видань).

Матеріальна основа документа – сукупність матері-алів, з яких складається носій інформації, а також матеріалів, використаних для запису тексту (зоб-раження, звуку).

Машинописний документ, машинопис – письмовий документ, у якому письмові знаки нанесені за до-помогою друкарської техніки.

Машиночитаний документ – закодований документ (магнітний диск, магнітна стрічка, перфокарта, перфострічка, СD тощо), зміст якого доступний для читання лише машині.

Менеджер – професійний управлінець, що має спец-іальну підготовку і освіту і здійснює управлінські функції в процесі виробництва чи організації будь-чого.

Менеджер-документознавець – спеціаліст з органі-зації документаційного забезпечення будь-якої сис-теми управління.

Мікрокопія – копія документа у зменшеному вигляді, одержана будь-яким способом, придатна для читан-ня з використанням збільшуючого приладу.

Мовна інформація – інформація, передана в усній або письмовій формі.

Мовна цінність документів – цінність документів, обумовлена наявною в них інформацією, що ста-новить науковий інтерес.

Н

Науково-технічна документа-ція – документація, що фіксує процес і результати наукових досліджень, технічних розробок, а також шляхи і методи їх впровадження у виробництво.

Національний архівний фонд (НАФ) – певна су-купність архівних документів тієї чи іншої країни державного і недержавного походження.

Національний архівний фонд України – сукупність архівних документів незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, що зберігають-Додаток 4

ся на території України, відбивають історію духовно-го і матеріального життя її народу та інших народів, становлять наукову та історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстро-вані в порядку, передбаченому законодавством.

Номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що заводяться в діловодстві установи, з зазначенням строків їх зберігання, затверджений у встановленому порядку.

Нормативний документ – документ, яким встановлю-ються певні правила, норми, обмеження.

Носій інформації – матеріальний об’єкт, використа-ний для закріплення, зберігання і передачі мовної, звукової та зображувальної інформації.

О

Обмеження доступу до документа – тимчасова за-борона на ознайомлення користувачів із докумен-тами, встановлена повноважною особою для забез-печення їх збереженості або охорони таємної чи конфіденційної інформації.

Оперативна поліграфія – поліграфія, заснована на розробці та використанні засобів швидкого (опера-тивного) відтворення текстів і графічних зображень.

Оптичний диск, CD-rom – диск, запис на який і зчи-тування з якого здійснюється за допомогою лазер-ного променя.

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) – підсистема управлінської документації, що забезпе-чує реалізацію організаційних функцій на певному рівні управління.

Організація документів у діловодстві – формування комплексу управлінських документів за певними правилами, що забезпечує рух, пошук і зберігання документів.

Оригінал документа – перший або єдиний примірник документа.

Особливо цінний документ (ОЦД) – документ, що не втрачає значення для державного управління, оборони, економіки, культури, міжнародних відно-син і не може бути поновлений як з огляду на його юридичне значення, так і на зовнішні ознаки.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Особовий документ – офіційний документ, що засв-ідчує особу його власника, права, обов’язки, гро-мадянський стан, а також містить біографічні та інші відомості про нього.

Оферта – комерційний запит, різновид службового листа, яким пропонуються товари, послуги тощо з метою здійснення торговельних операцій.

Офіційний документ – документ, створений юридич-ною або офіційною (посадовою) особою, належним чином оформлений і засвідчений.

П

Папір – матеріальна основа документа, виготовлена з тканинної або деревної маси.

Паперовий документ – документ, відтворений на папері друкарським або рукописним способом.

Папірус – 1) матеріал для письма, що виготовлявся з однойменної багаторічної тропічної трав’янистої рослини родини осокових у давній період історії і в ранньому Середньовіччі; 2) давній рукопис, ви-конаний на папірусі.

Папка, тека – обкладинка з картону, цупкого паперу, шкіри або інших матеріалів для тимчасового збер-ігання документів або постійного зберігання доку-ментів, які не підлягають підшиванню.

Пергамент – спеціально оброблені шкури тварин, що використовувались у давнину і в середні віки як матеріал для письма, а також виконані на них рукописи.

Перфокарта – носій інформації у вигляді паперової, картонної або пластикової картки, призначений для кодового її запису шляхом перфорування (про-бивання отворів у певному порядку).

Печатка – різьблене зображення символів або написів на твердому матеріалі; відбиток цих зображень на певному матеріалі з метою засвідчення чогось.

Письмовий документ – текстовий документ, у якому інформація зафіксована будь-яким типом письма.

Підроблений (фальшивий) документ – документ, що не є оригіналом, але видається за такий; виготов-лений як підробка для засвідчення (підтвердження) чогось такого, чого в дійсності не існувало.

Додаток 4

Повнота інформації – характеристика, що визначає кількість інформації, необхідну для задоволення інформаційного запиту.

Портинентність документної інформації – відповідність документної інформації, одержаної в результаті пошуку, інформаційній потребі (порівн.: релевантність документної інформації).

Посилання – пошуковий запис, який пов’язує між со-бою різні документи або частини одного документа.

Право власності на документи – юридичне виражен-ня економічних відносин власності на документи, що полягає у правомочності власника володіти, користуватися і розпоряджатися документами на власний розсуд.

Принтер – пристрій для створення друкованої копії електронного документа.

Пропозиція – документ особистого або колективного походження, що містить поради чи рекомендації стосовно діяльності будь-яких установ (посадових осіб, депутатів усіх рівнів), а також регулювання суспільних відносин, покращання умов життя гро-мадян, удосконалення правової основи державного і суспільного життя, соціально-історичної та інших сфер діяльності.

Р

Реєстрація документів – короткий запис в облікових формах (журнал, картка тощо) відомостей про до-кумент із зазначенням на ньому діловодного індек-су і дати реєстрації.

Реєстраційно-контрольна картка (РКК) – картка, призначена для реєстрації документа і контролю за його виконанням в установі.

Резолюція на документі – реквізит документа, що являє собою датований і підписаний посадовою особою напис на ньому, яким визначаються вико-навці, порядок і термін виконання документа.

Реквізит – обов’язковий інформаційний елемент, вла-стивий певному виду документа.

Розпорядження – вид організаційно-розпорядчих до-кументів, що видається одноосібно керівниками органів виконавчої влади, а також малих організа-Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ційно-економічних структур (цехів, лабораторій, департаментів тощо).

Рішення – вид організаційно-розпорядчих документів, що видається колегіально на підставі колективно-го обговорення проблем.

Рукопис – 1) документ, текст якого написаний від руки або надрукований на друкарській машинці (машинопис); 2) документ, текст якого написаний, продиктований або виправлений автором перед його тиражуванням.

С

Сайт (Site) – ресурс Інтернету, який не має окремо виділеної серверної програми. Сайт є інтегрованою частиною сервера і має особисте доменне ім’я.

Система організаційно-розпорядчої документації (ОРД) – система управлінської документації, що за-безпечує реалізац ію органі зацій ної фу нкц ії управління.

Систематизація документів – групування документів у межах встановленої системи на основі відповід-них схем або класифікаторів.

Скарга – документ особистого або колективного по-ходження з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених внаслідок дій (бездіяльності) або рішень державних органів, органів місцевого самоврядування, керівництва підприємств, установ, організацій, громадських об-’єднань, посадових осіб.

Справа – 1) група документів, що стосуються одного питання або певного аспекту діяльності установи чи особи і зберігаються в окремій папці (палітурці); 2) одиниця зберігання письмових документів.

Строк зберігання документів – встановлений на ос-нові експертизи цінності період обов’язкового збер-ігання завершених діловодством документів з відне-сенням їх до категорій постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання.

Т

Текст документа – основний інформаційний елемент (реквізит) документа, зафіксований будь-яким ви-дом письма.

Додаток 4

Текстовий документ – документ, який містить повну інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма.

Тип документа – класифікаційний ряд документів, побудований за найсуттєвішою для даної галузі ознакою (цільовим призначенням, змістом, фор-мою, способом фіксування та відтворенням інфор-мації тощо).

Трафарет – форма подання уніфікованого тексту, що містить попередньо відтворену інформацію і пробіл для внесення змінної інформації.

У

Уніфікація документів – процес приведення сукуп-ності документів за обраним принципом поєднан-ня до їх однаковості за формою або змістом.

Уніфікована система документації (УСД) – систе-ма документації, створена за єдиними правилами і вимогами, що містить інформацію, необхідну для забезпечення управління в певній сфері діяльності.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої до-кументації (УСОРД) – сукупність стандартів і методичних матеріалів, якими встановлюються правила і вимоги щодо змісту, побудови та офор-млення документів, створюваних для розв’язання певного виду управлінських завдань.

Уніфікована форма документа (УФД) – конкретний формуляр, побудований на основі здійсненої уніф-ікації і затверджений як обов’язковий для викорис-тання на певному рівні управління.

Управління документацією – ефективне забезпечен-ня документацією всіх рівнів державного управ-ління.

Управлінська документація – сукупність взаємопов-’язаних документів, що використовуються для роз-в’язання завдань управління.

Ф

Факсимільна копія – копія документа, що найточні-ше відтворює зовнішні ознаки письмових і графіч-них документів.

Філігрань – 1) видиме на просвіт зображення (літери, фігури тощо) на різних сортах паперу, нанесене в

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

процесі його виробництва, водяний знак; 2) зображен-ня або літери з тонкого дроту, що напаювалися на дно відливної форми для одержання водяних знаків.

Форма документа – сукупність зовнішніх ознак до-кумента.

Формування справ – групування документів відпові-дно до номенклатури справ.

Формуляр документа – сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів документа.

Формуляр-зразок – креслення або модель побудови документа, що включає план розміщення реквізитів з визначенням їх місця і площі.

Х

Хронологія – спеціальна історична дисципліна, що вивчає системи літочислення різних народів і ви-являє зв’язок між подіями і часом.

Хеширування – (hash – суміш) – процес (алгоритм) створення короткого рядка символів з наявного тексту документа для шифрування реквізиту “підпис”.

Ц

Цінний документ – документ, що має наукове, істо-рико-культурне чи інше суспільне значення, визна-не відповідною експертизою.

Цінність документа – інформаційні можливості доку-мента, що зумовлюють його політичне, наукове, економічне, екологічне, історико-культурне значен-ня і дають підстави для його включення до НАФ.

Цінний папір – документ, іменний або на пред’явни-ка, що підтверджує право його власника на воло-діння часткою майна, одержання прибутків у виг-ляді дивідендів або відсотків.

Ч

Чернетка – варіант авторського тексту документа, що передає його остаточному оформленню у вигляді чистового документа.

Чистовий документ – рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний або передруко-ваний з чернетки без виправлень.

Додаток 4

Ш

Шифр – умовні позначення на документі, що простав-ляються з метою створення певної пошукової сис-теми.

Шрифт – комплект літер, що відтворює будь-який алфавіт, а також цифри і знаки. Відрізняється розміром, типом, кольором і призначений для на-бору і друкування документів.

Штемпель – 1) спеціальний пристрій з опуклим (рідше – увігнутим) зворотним зображенням напи-су або малюнка, призначений для одержання відбитка; 2) відбиток, отриманий за допомогою такого приладу.

Ю

Юридична сила документа – властивість, надана документу правовими нормами відповідно до його змісту, реквізитів і зовнішніх ознак, що характери-зує його з точки зору чинності як юридичного акта і місця в ієрархічній структурі законодавства.

Юридичний акт – офіційний письмовий документ, що породжує певні правові наслідки, створює юридич-ний стан і спрямований на регулювання суспіль-них відносин.