5.2. Телекомунікаційні технології створення і передавання документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Сучасні інформаційні технології спрямовані на значне підвищення ефективності роботи менеджера в процесі накопи-чення і переробки інформації як в індивідуальному режимі, так і в колективній роботі. До сучасних електронних інформацій-них технологій створення і передачі інформації, в тому числі документованої, можна віднести:

♦          інтегровані персональні комп’ютери (електронна пошта);

♦          засоби телекомунікаційного зв’язку (телеграфний, теле-тайпний, телексний зв’язок):

♦          факсимільний зв’язок.

Електронні повідомлення (листи) - це документи, що пе-редаються в електронній формі за допомогою електронної по-шти. Електронна пошта дозволяє здійснювати обмін даними між користувачами персональних комп’ютерів (ПК), а також аналізувати, обробляти і зберігати одержану або створену і відправлену інформацію. Електронну пошту використовують як для пересилання повідомлень користувачами комп’ютерної мережі в межах певної організації, так і для її передачі іншим

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

організаціям, що мають необхідні засоби електронного зв’яз-ку. Відповідно до Закону України “Про електронні докумен-ти та електронний документообіг” датою і часом відправлен-ня електронного документа вважається дата і час його передавання відправником (певною особою або спеціальною службою). Електронний документ вважається одержаним ад-ресатом з моменту надходження авторові відповідного елект-ронного повідомлення. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено поря-док підтвердження факту одержання електронного докумен-та, воно може бути здійснено в будь-якому порядку автома-тизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі паперового документа. Таке підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного докумен-та і про відправника цього підтвердження. В разі неотриман-ня автором підтвердження вважається, що електронний доку-мент не одержаний адресатом.

Адресат одержує зображення документа (електронне по-відомлення) на екрані персонального комп’ютера або у виг-ляді копії на першому носії, яка роздруковується за допомо-гою друкарського пристрою - принтера. Встановлення цілісності електронного документа полягає в перевірці елек-тронного цифрового підпису при наявності у адресата про-грамного забезпечення для його ідентифікації. Право засвід-чення ідентичності електронного підпису встановлюється чинним законодавством.

Таким чином, електронна пошта надає можливість листуван-

ня з іншими абонентами мережі або з абонентами міжнародних

мереж (Internet, Wnet, BINET, Compu Serse та інш.), a також:

забезпечує взаємодію через електронні поштові скринь-

ки і дошки оголошень. Кожному абоненту надається

індивідуальна “поштова скринька” на одному з серверів

електронної пошти з унікальним ідентифікатором - ад-

ресою електронної пошти. Обмін електронними по-

відомленнями здійснюється через систему серверів

електронної пошти;

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

♦          уможливлює оперативний доступ до нормативної та іншої інформації, що зберігається в базах даних певної системи;

♦          дає змогу обмінюватись повідомленнями з абонентами інших мереж.

Електронне повідомлення складається з прізвища та ініціалів, адреси чи кількох адрес одержувачів, заголовка або зазначення головної теми повідомлення, тексту повідомлення.

Адреса в системі електронної пошти складається з іденти-фікатора абонента, що має співпадати з реєстраційним ім’ям ко-ристувача і доменним ім’ям комп’ютера (сервера електронної пошти), в якому зареєстрований користувач. Ідентифікатор та доменне ім’я розділяється знаком а.

Доменне ім’я складається з кількох піддоменів, розділених крапками. В мережі Internet використовують домени верхньо-го рівня, що позначаються кодами організації:

Com - комерційні організації;

Edu - навчальні та наукові заклади;

Qov - урядові установи;

Mil - військові організації;

Net - сітьові вузли Internet;

Org - інші організації.

Заголовок електронного повідомлення визначається його автором або автоматично додається системою. Якщо необхід-но переслати файл, що включає, крім текстової, нетекстову інформацію, то його слід перекодувати в текстову форму.

В інформаційних телекомунікаційних системах, які забез-печують обмін електронними документами з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, або інформацією з обме-женим доступом, необхідно забезпечити захист цієї інформації відповідно до законодавства України. Надсилати електронне повідомлення, що містить інформацію законодавчого змісту, дозволяється лише в тому випадку, якщо одержувач має змогу її декодувати.

Електронні документи, створені установою і одержані від суб’єктів документообігу, повинні зберігатись на електронних носіях інформації в формі, що дає змогу встановити їх цілісність.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

При зберіганні електронних документів слід дотримуватись таких вимог:

♦          доступність інформації, що міститься в електронних до-кументах, для її подальшого використання;

♦          забезпечення можливості відновлення електронного до-кумента в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

♦          збереження інформації про дату і час надходження, при-значення електронного документа та відомостей про його відправника.

Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен співпадати з терміном зберігання аналогічних видів документів на паперових носіях. Порядок подальшого зберігання або знищення електронних документів погоджується з відповідними органами на підставі чинного за-конодавства України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

Повідомлення, що передаються засобами телеграфного (те-летайпного), телексного зв’язку.

Телеграф забезпечує доставку інформації через телеграфну мережу загального користування у відділеннях зв’язку.

Для абонентського телеграфування необхідно скласти уго-ду між підприємством зв’язку і користувачем.

Усі організації зв’язку повинні забезпечувати таємницю ли-стування, телефонних переговорів, поштових відправлень, те-леграфних та інших повідомлень.

Інформація про поштові відправлення і передачу повідом-лень через мережі електрозв’язку, а також носії цієї інформації можуть видаватись тільки відправникові і адресату на їх вимо-гу. Органи зв’язку несуть майнову відповідальність за втрату, пошкодження, недоставку або затримку повідомлень, недотри-мання таємниці зв’язку.

Користувачі послуг зв’язку мають право пред’являти підприємствам зв’язку претензії, в тому числі вимоги про відшкодування збитків. Претензії подаються письмово з обо-в’язковою реєстрацією листа-рекламації у встановленому поРозділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

рядку. Якщо претензії відхилені або відповідь на них не одер-жана, заявник має право звернутись до судових установ для розгляду претензій у відповідності з положеннями госпо-дарського права.

Претензії у зв’язку з незадовільною, несвоєчасною достав-кою або спотворенням телеграфного повідомлення приймають-ся протягом місяця. Подібного роду претензії, пов’язані з по-шкодженням мережі електрозв’язку або втратою поштових відправлень, оформляються не пізніше як через шість місяців з моменту порушення.

Розгляд претензій, пов’язаних із пошкодженням мережі електрозв’язку (за винятком претензій з приводу телеграфних повідомлень), і надання письмових відповідей передбачено протягом двох місяців. Заяви про недоліки в організації теле-графного зв’язку розглядаються протягом одного місяця.

Передавання і прийняття інформації здійснюється за допо-могою спеціального апарату – телетайпу. Крім того, організа-ція-користувач повинна мати на своїй території пункт теле-графного зв’язку з індивідуальним маршрутним номером (кодом), індивідуальним абонентським номером. Найбільш по-ширеною формою документа, що передається за допомогою телеграфного зв’язку, є телеграма.

Телеграма використовується у випадках, коли відправлен-ня документів поштою не забезпечує своєчасного розв’язання завдань. Передавання телеграм здійснюється відповідно до Правил користування телеграфним зв’язком, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1997 р. № 208 (із змінами, внесеними на основі постанов Кабінету Міністрів України від 22.04.97 № 380, від 06.05.2001 № 450, від 13.09.2001 № 1171).

В залежності від пріоритетності, порядку обробки, терміно-вості доставки телеграми поділяються на категорії і види.

Абсолютним пріоритетом користуються телеграми з по-відомленнями, що мають відношення до безпеки життя людей, а також повідомлення про здійснення захисних, правоохорон-них, військових заходів; про серйозні аварії, катастрофи, епідемії.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

 

Президент України вищий рівень вико-навчої влади (до категорії “урядова” прирівнюються телег-рами з відміткою “преса урядових інформаційних агентств”

оформлена за

встановленими

правилами,

призначення

для

передавання

телеграфом

 

Види телеграм:

“З повідомленням про вручення”

“З доставкою”

“З доставкою” (в термін, указаний відправником)

“З доставкою” (на художньому бланку)

“Лист-телеграма”

“Завірена”

“З оплаченою відповіддю”

“Схематично телеграма” (від юридичних осіб)

“Криптограма” і „Криптограма на перфострічці” (від юри-дичних осіб) Види телеграм з позначкою “З доставкою поштою”, “Заказ-на” приймаються підприємствами зв’язку для відправлення в села, хутори, що не мають телеграфу і поштових відділень. Те-леграми “З доставкою в термін, указаний відправником”, мають бути відправлені не менше як за добу до встановленого строку доставки. Телеграми виду “З доставкою на художньому блан-ку” приймаються підприємством зв’язку для відправлення у великі міста, а також у пункти зв’язку, в яких гарантовано мо-жуть бути художні бланки.

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Приклад 22

УРЯДОВА

 

Народному депутату України

(адреса) (прізвище та ініціали)

(текст телеграми)

 

(посада)

 

(підпис)

 

(прізвище та ініціали особи, яка підписує телеграму)

 

Апарат Верховної Ради України Київ-8, вул. Грушевського, 5

           

(число, місяць, рік) Авансовий рахунок № 214-П

Приклад А В І А

 

Соснівка Галицького району Львівської області вул. Сковороди, буд.13 Меушу Дмитру

 

Вам необхідно прибути Київ Нагородження відбудеться 30 жовтня 10 годин ранку

 

Голова

 

О.П. Грабар

 

Спілка художників України Київ-9, Львівська пл., 3

дата

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 24

ШТОРМ

Київ 30, вул. Гончара 55 МНС

П о в і д о м л я є м о штормове попередження на східному узбережжі Кримського півострова Швидкість вітру …..

Директор       Градський

Фороське відділення Держгідрометеоцентру сел. Форос Ялтинського р-ну Автономної Республіки Крим

Приклад 25

вул. Володимирська, 9

Київ

Інкомарктур

Вітаємо ювілеєм фірми Бажаємо успіхів ……

Голова            Качур

Райдержадміністрація Печерського району м.Києва

Київ вул. Суворова, 28

Телеграми можуть оформлятись відкритим (загальноприй-нятим) і умовним (кодовим) письмом. Перші пишуться держав-ною або іншою мовою суспільного спілкування і включають літературний опис торговельних знаків і марок, цифрові стати-стичні дані або розрахунки. Умовна (кодова) мова телеграми складається з умовних позначень або загальнолітературних слів, вжитих в умовному значенні. Так, наприклад, закодований текст телеграми. “Відкрито розважальний центр Чекаємо приїзд Вашої делегації 30 січня” слід читати: “Розпочато виробництво продукції Чекаємо нову партію сировини 30 січня”.

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Телеграма пишеться або друкується відправником на дру-карській машинці чи комп’ютері слов’янським або латинським алфавітом. Друкований або рукописний текст повинен бути чітким, без закреслень і виправлень.

На телеграфному бланку оформляються такі реквізити:

♦          зазначення категорії телеграми (урядова, термінова, зви-чайна тощо);

♦          відмітка про вид телеграми;

♦          телеграфна адреса одержувача (з зазначенням номера відділення зв’язку і повної адреси);

♦          текст телеграми;

♦          реєстраційний індекс і дата реєстрації;

♦          підпис відправника;

♦          адреса і найменування відправника (вміщується в нижній частині телеграфного бланка);

♦          завірювальні написи і позначки (штампи, печатки).

Категорія і вид телеграми проставляються укладачем перед

найменуванням адресата, наприклад, “термінова з повідомлен-ням про вручення”.

Адреса телеграми друкується окремим рядком і повинна містити всі необхідні дані, що забезпечують її доставку адреса-ту (повну поштову адресу, умовну або повну телеграфну адре-су, посаду або назву установи, ініціали (або повністю ім’я та по батькові) і прізвище.

Якщо організація має умовну телеграфну адресу (“ПРОМІНЬ”, “ЛЕЛЕКА”, “ДОНБАС” і т.ін.), то її вказують замість повної адреси після назви міста або іншого населеного пункту, наприклад, Донецьк 20 Гірник.

При направленні телеграми за чотирма і більше адресами додається список розсилки, що складається і підписується ук-ладачем телеграми. На телеграф вона подається в такій кількості примірників, яка відповідає кількості адрес у списку розсилки.

Якщо телеграма з одним і тим самим текстом відправляєть-ся в одне місто кільком адресатам, один із яких є основним, а

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

інші – другорядними (для відома), то адресування оформляєть-ся так:

Київ Київська міська державна адміністрація Копія: Київська обласна державна адміністрація.

Номер будинку і квартири пишуться літерами або цифра-ми і супроводжуються словами “будинок” (або “буд”), “корпус” (або “кор”), “квартира” (або “кв”). Назви номерних вулиць або підприємств вказуються не цифрами, а порядковими числівни-ками, наприклад:

Друга вул. Будівельників

або:

П’ятий кабельний завод.

Слова “проїзд”, “проспект”, “квартал” мають писатись по-вністю.

У телеграмах, що надсилаються організаціям, замість док-ладної адреси і повного найменування адресата можна викори-стовувати їх скорочені позначення (абревіатури), прийняті підприємствами зв’язку.

Приклад

Київ 8 ОХМАТДИТ

Текст телеграми друкується без абзаців і має бути стислим і однозначним для розуміння. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (запе-речна частка “не” з тексту не вилучається).

Текст телеграми може починатися зверненням до певної особи чи колективу. В тексті-відповіді на його початку зазна-чається номер документа, на який дається відповідь, без слів “номер”, “Вам” або “на Ваш”.

Текст телеграми повинен містити конкретну інформацію, хоча іноді припускається стислий виклад доказів або аргументів.

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

При цьому має використовуватись нейтральна і суто ділова лек-сика, що не має подвійних тлумачень. Текст друкується без пе-ренесення слів і без виправлень, він не повинен перевищувати двох машинописних аркушів через 1,5 міжрядкових інтервали.

Знаки, в тому числі й розділові, в телеграмах можуть писа-тись за допомогою спеціальних позначень, а також слів як у повному, так і у скороченому вигляді:

. крапка – крп

: двокрапка або знак ділення – двкрп

‘ апостроф

( ліва дужка – джк

) права дужка – джк

- тире або знак віднімання

+ плюс

? знак питання

= знак рівності

/ дріб або знак ділення.

У групах цифр крапка, кома, двокрапка, тире, плюс подають-ся відповідними позначками. Наведені нижче знаки в телегра-мах пишуться словами:

№ – номер або нр

! – знак оклику

% – відсоток.

Після тексту телеграми ставиться крапка – крп. Текст теле-грами не повинен закінчуватись цифрою.

Підпис у телеграмах оформляється окремим рядком з абза-цу. Він включає прізвище автора телеграми, а найменування посади і назву організації вказувати не обов’язково. Якщо те-леграми з ідентичним текстом розсилаються кільком адресатам, то оригінальний підпис може бути оформлений тільки на од-ному примірнику. Решта ж примірників завіряється в діло-водстві організації проставленням штампу або печатки канце-лярії. В телеграмах, що підписуються керівниками кількох установ, кожний підпис завіряється печаткою відповідної організації.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Автентичність і юридична сила отриманих телеграм забез-печується програмно-технічними засобами Держкомзв’язку України.

Адреса і найменування відправника зазначаються в нижній частині телеграфного бланка під рискою. В разі необхідності до повної поштової адреси додається номер телефону виконавця або організації-відправника.

Перший примірник телеграми, складеної, завізованої, підпи-саної і датованої відповідно до загальних вимог щодо оформ-лення управлінських документів, подається у відділення зв’яз-ку або на телеграф.

Якщо телеграми відправляються згідно з угодою, укладеною між організацією і відділенням зв’язку, за рахунок внесеного авансу, то вони здаються на телеграф за окремим описом, що складається у двох примірниках. Після цього на кожній теле-грамі ставиться відбиток спеціальної авансової печатки або робиться відмітка з номером авансового рахунку.

Особливістю оформлення міжнародних телеграм є написан-ня їх тексту латинськими літерами (транслітерація) або мовою адресата.

Найбільш поширеними є такі види міжнародних телеграм:

 

Вид телеграми          Особлива позначка

Урядова телеграма з пріоритетом  ETAT PRIORITET

Урядова телеграма без пріоритету ETAT

Термінова телеграма            URGENT

Метеорологічна телеграма  OBS

Телеграма з оплаченою відповіддю           RP

Телеграма, що підлягає передачі по телексу          TLX

Телеграма з повідомленням про вручення по телефону  PC

Телеграма, що надсилається двом і більше адресатам     TM

Телеграма “Преса”    PRESSE

Телеграма до запитання на телеграфі        TR

Телеграма-лист європейського зразка (режиму)  ELT

Телеграма-лист неєвропейського режиму            LTF

Телеграма, що підлягає передачі по телефону       TF

Повідомити всіх адресатів (для телеграм з кількома адресатами)          CTA

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

 

Вид телеграми          Особлива позначка

Діслати слідом          FS

Вручити особисто    MP

Вручити вдень          JOUR

Вручити вночі           NUIT

Із зворотною перевіркою     TC

Телеграма на художньому бланку   LX

Телеграма на художньому бланку з траурних подій         LXDEUIL

Телеграма з визначеним часом вручення  REMETTRE

Адреса міжнародної телеграми заповнюється в такому по-рядку: службова відмітка про категорію і вид телеграми, назва установи (або найменування посади і прізвище посадовця) назва відділу зв’язку і країни призначення.

Міжнародні телеграми можуть мати такі службові відмітки:

♦          Безкоштовні службові відмітки, що проставляються перед

заголовком:

SVH - телеграма, що стосується безпеки життя людей; S - урядова телеграма, що підлягає першочерговому

відправленню і доставці; A - звичайна службова телеграма; A URGENT - термінова службова телеграма; СК - повідомлення про вручення; ST - цінна службова телеграма; RST - відповідь на поштову службову телеграму; ADS - службова телеграма про пошкодження зв’язку.

♦          Безкоштовні службові відмітки, що проставляються після

заголовку:

GOVT - відмітка для телеграми уряду; VIA - напрямок руху; FIL - передати по дроту; ANTEN - передати по радіо; CTF - виправлення слідом; PAR AMPLATION - повторно; COLLECT - телеграма оплачена адресатом; Т\А - телеграма оплачена відправником; SENDERS RISK - на ризик відправлення;

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

MARCONI - назва коду в шифрованих телеграмах; PERCEVOIR - платня, що підлягає стягненню з адреса-

та за досилання телеграми; ТАХЕ PERGUE - платня за досилання одержана.

Текст міжнародної телеграми має бути максимально стис-лим. Необхідно дотримуватись основних правил і вимог до написання телеграм. Текст повинен бути зрозумілим і не при-пускати подвійних тлумачень. У телеграмах, що містять понад 50 слів, після кожного п’ятдесятого слова між розділовими зна-ками (-) роблять позначки Р2 - РЗ - Р4 (page2, page3).

Формули ввічливості у вступі та у висновках до тексту те-леграми обмежуються використанням ВІВІ (bye-bye) u rgds (regards - з повагою).

Важливі дати, ціни та інші кількісні характеристики в тексті телеграми необхідно писати літерами (словами), а не цифрами. Речення відділяють одне від одного словом STOP (що рівнознач-но - крп), для посилення заперечення або наголошення на важ-ливості питання використовується слово “RIPIT“ (повторення).

Наприклад:

He рухайтесь далі RIPIT - треба читати:

♦          Hi в якому випадку не рухайтесь далі.

♦          Запуск турбіни затримано на три години ШРІТ - треба читати:

♦          Запуск турбіни затримано на три години “підкреслюемо -на три години”.

Складні форми дієслів у телеграмах не використовуються, а довгі слова і словосполучення замінюються коротшими, на-приклад:

 

аccomplich       (закінчити)                 на        DO

аcguire (придбати)                 на        GET

сonsiderable     (багато)                      на        MUCH

рurchase          (купувати)                  на        BUY

тerminate         (закінчувати)             на        END

сome to a decision       (вирішувати)              на        DECIDE

іn the course of (протягом)                 на        DURING

іn the meantime            (протягом часу, проведення)          під час            на        MEANWHILE

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

оn behalf of      (від імені, для)           на        FOR

оn the question (про)   на        ABOUT

аt this moment  (на даний момент)    на        IN TIME

Таким чином, текст телеграми може бути скорочений і виг-лядати так: CARGO DISPATCHED STOP PLEASE INFORM OF ANY ASSISTANCE REQUIRED – Вантажівка відправлена крп Будь ласка повідомте чи потрібна допомога.