Розділ 5 Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку 5.1. Оформлення електронних документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Електронні технології обробки і поширення інформації посту-пово змінюють традиційні форми її носіїв. Сьогодні значні обся-ги повідомлень, довідок та інших документів інформаційного характеру зберігаються в пам’яті комп’ютерів і передаються ко-ристувачам на великі відстані і в найкоротший час. Документу-вання управлінської діяльності орієнтоване на нові інформаційні технології, що передбачають заміну паперового документа ма-шинним носієм - так званим електронним документом. Законом України “Про електронні документи та електронний документо-обіг” (№851-IV 22.05.2003; ВВР.-2003.-№36.-Ст.275) визначені організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Державне регулювання в даній сфері спрямоване на:

♦          реалізацію єдиної державної політики щодо електронно-го документообігу;

♦          забезпечення законних прав та інтересів суб’єктів елект-ронного документообігу;

♦          нормативно-правове забезпечення процесів обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, викорис-тання та знищення електронних документів.

Під електронним документом слід розуміти документ, у яко-му інформація зафіксована у вигляді електронних даних, вклю-чаючи обов’язкові реквізити документа. Склад і порядок розмі-щення обов’язкових реквізитів електронних документів визначаються законодавством. Зокрема, для організаційно-роз-порядчих документів, створених в електронному режимі, цей порядок визначається положеннями ДСТУ 4163-2003 “ДержавРозділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

на уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлю-вання документів”.

Складання і оформлення документа з використанням ком-п’ютера розпочинається з виклику тієї форми, на базі якої він має бути виготовлений. Це може бути уніфікована і затвердже-на на будь-якому рівні уніфікації (міжнародному, державному, галузевому, локальному) форма документа чи бланк установи або навіть чистий аркуш.

У нашій країні для оформлення управлінських документів прийнято використовувати формати паперу А4 і А5. У комп’-ютерні ж програми навіть локалізовані, закладені як базові такі формати і розміри берегів, що не відповідають вітчизняним стандартам. Розпочинаючи роботу в MS Word, необхідно вста-новити розміри аркуша - А4 210х297мм і А5 148х210мм. Після цього на встановлених форматах слід визначити береги:

♦          лівий - 30мм;

♦          правий - не менше 10мм;

♦          верхній і нижній - по 20мм.

Для документів формату А5 нижнє поле може бути змен-шене до 15мм.

Встановлені параметри аркуша закріплюються за всіма до-кументами, що надалі оформлятимуться в даній організації.

Таким чином, будь-який новий документ, створюваний у текстовому редакторі типу MS Word, базується на певній ос-нові - шаблоні. Носії інформації, або шаблони, повинні бути не тільки зручними для фіксації інформації, але й добре присто-сованими для забезпечення:

♦          комунікативної функції, а саме для передавання інфор-мації в часі й просторі;

♦          технологічності і зручності в роботі, тобто відповідати рівню організації і розподілу праці в суспільстві;

♦          збереженості інформації протягом тривалого часу, для виконання функції історичного джерела.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Шаблоном може бути чистий аркуш, що містить певний набір параметрів для оформлення документів (розміри берегів, шрифти тощо). Вони можуть містити також уніфіковані або трафаретні тексти, графіку – все, що є необхідним при оформ-ленні документів або відображає специфічні аспекти діяльності певної установи чи організації. Використання в документуванні управлінської діяльності шаблонів, що фіксують повторювані дані, значно скорочує час на підготовку документів і покращує їх оформлення і сприйняття.

Перший етап створення відомчих шаблонів полягає в роз-робці бланків основних видів документів, що являють собою стандартні аркуші паперу з відбиттям на них постійної інформації. До такої інформації належить, перш за все, назва установи, що є автором документа. Розробка макета бланка для малих фірм недержавної форми власності також здійснюється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 “Держав-на уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформ-лювання документів”. Однак бланки з зображенням Держав-ного герба України і Державного Герба Автономної Респуб-ліки Крим не можуть бути внесені в шаблон комп’ютера, оскільки, згідно з державним стандартом і Постановою Каб-інету Міністрів України від 22 травня 2004р. №655 “Про зат-вердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски націо-нального закладу (установи)”, вони мають виготовлятися друкарським способом фіксованим накладом.

На бланках установ недержавної форми власності часто вміщується зображення емблеми або товарного знака. Якщо програмне забезпечення включає еталонне зображення ембле-ми організації у вигляді графічного файла, воно використо-вується при оформленні бланку. В разі ж його відсутності така емблема сканується, після чого для зручності вноситься в кадр фіксованого розміру, за допомогою якого розміщується в межах стандартного аркуша. Після цього в обраний кадр легко імпор-Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

тувати графічне зображення емблеми. В режимі розмітки арку-ша в меню “Вставка” обирають команду “Кадр”. Курсором відмічають фрагмент, що приблизно відповідає місцю і розміру емблеми. В меню “Формат” за допомогою команди “Кадр” вик-ликають вікно властивостей кадру і встановлюють точні його розміри для наступного внесення в нього емблеми. Якщо місце для емблеми відведене у верхньому лівому куті, то в парамет-рах кадру її розташування може бути вказане таким чином „Угорі” відносно “Берега”. Якщо емблема буде розміщена на верхньому березі документа в його центрі, то вона фіксується в колонтитулі першого аркуша (не слід забувати встановити опцію „Розрізняти колонтитули першого аркуша”, щоб ембле-ма не з’явилась на інших сторінках документа).

Треба знати, що стандартний документ, роздрукований на принтері разом із зображенням атрибутів бланка, не захищений від підробок. Навіть наявність відбитка печатки не може гаран-тувати достовірності документа, оскільки він легко може іміту-ватися стандартними офісними засобами – сканером і кольо-ровим принтером.

Таким чином, для найбільш важливих документів слід ви-користовувати бланки, виготовлені друкарським способом, ос-кільки вони, як правило, нумеруються і обліковуються. Однак при виготовленні макета (ескіза) бланка, призначеного для ти-ражування у друкарні, використовується комп’ютерна техніка.

Після внесення в бланк емблеми під нею розміщують назву організації вищого рівня управління або організації-автора. Вона повинна відповідати назві, зафіксованій в основному установчо-му документі (статуті, положенні, установчому договорі тощо).

Документ може бути виданий також від імені посадової особи, наприклад, президента корпорації, народного депутата. В цьому випадку найменування посади розміщують нижче назви організації.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад:

Відкрите акціонерне товариство “ПРОМІНЬ”

ГОЛОВА ПРАВЛІННЯ

або:

 

НАРОДНИЙ ДЕПУТАТ УКРАЇНИ

Для потреб установи доцільно використовувати два види бланків: загальний і бланк листа. Особливо зручною є електрон-на форма бланка, що містить постійну і змінну інформацію. Мова йде про часто змінювані банківські реквізити, поштові адреси відділень або філіалів та інші довідкові дані. Такі рекві-зити слід зазначати і на бланках службових листів.

Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, індекс підприємства зв’язку, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреси електронної пошти і www-сторінки фірми, а також деякі інші відомості. Що стосується приватної установи, то до цих даних можуть додаватися номер держав-ної реєстрації, номер ліцензії на провадження певного виду діяльності. До складу бланкової частини входять також обме-жувальні відмітки для внесення дати і реєстраційного номера документа.

В MS Word для проставлення дати використовують коман-ду “Вставка” Ю Дата і час”. Якщо в шаблоні документа при його роздруковуванні передбачене місце для дати, його датування може здійснюватись автоматично. Для цього в меню “Вставка” обирається команда “Берег”, і у вікні, що при цьому відкрилось, можна обрати категорію берега – “Дата і час”. Слід пам’ятати, що в іноземних програмах дата і час проставляються у форматі,

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

відмінному від вітчизняних норм, тому необхідно перевіряти дати за допомогою встановлення повного берега.

Реєстраційний номер проставляється після обов’язкової реєстрації документа в інформаційно-пошуковій системі уста-нови. У системах електронного документообігу типу Lotus Notes або DOCS Open можливе розміщення у відповідних місцях шаблона документа берега “реєстраційний номер”, який заповнюється автоматично (за допомогою макрокоманд (мак-рос), що забезпечують автоматичне виконання дій у заданій послідовності і напрямі для розв’язання будь-якого завдання) при первинному збереженні документа.

Наріжні рамки під бланковою частиною документа свідчать про необхідність оформлення заголовка до тексту документа на визначеному місці у певних межах. Вони можуть бути введені у бланк документа заздалегідь шляхом вибору відповідних сим-волів й”и”щ у вікні “Символ” меню “Вставка”. Оскільки наріжні рамки для обмеження місця, відведеного під заголовок до тек-сту, розраховані на традиційне машинописне заповнення блан-ка, а в електронних документах такі обмеження не передбачені, то вони включаються у обмежувальний бланк оформленням відповідного абзацу шаблону документа або створенням стилю “Заголовок” із такими параметрами: абзац (перший рядок) відсутній; праворуч відступ 7,3см; один міжрядковий інтервал; вирівнювання за лівим краєм.

Заголовок до тексту документа у стислій формі передає зміст основного питання або відбиває характер дій, викладених в основному тексті документа. Заголовок до тексту документа може бути частиною імені файла або включатись у зведення документа (меню “Файл” – вкладка “Властивості” – берег “На-зва документа”). Заголовок до тексту повинен складатися не більше як із чотирьох рядків через один міжрядковий інтервал. Крапка в кінці реквізиту «Заголовок до тексту” не ставиться.

Для відправлення документа за межі установи (найчастіше відправленню підлягають службові листи) в ньому зазначаєть-ся адресат. Цей реквізит розміщують у правому верхньому ріжку бланку документа.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Решта автоматизованих систем, призначених для обробки документів у діловодстві певної установи, включають базу да-них про постійних і тимчасових кореспондентів організації (фірми). В них оформлення реквізиту “Адреса” здійснюється автоматизовано. Використання наявної бази даних (БД) знач-но полегшує роботу при розсиланні великої кількості доку-ментів – директивних листів, листів-повідомлень, листів-пре-зентацій, листів-запрошень тощо. Для виключення можливості появи в базі даних кількох назв (варіантів написання) органі-зації слід періодично перевіряти БД і обмежити коло осіб, що мають до неї доступ і право внесення доповнень і змін у перелік кореспондентів. При роздруковуванні документів або їх авто-матичному розсиланні факсом чи електронною поштою в рек-візиті “Адресат” автоматично проставляються найменування кореспондента, його поштова адреса, а в разі необхідності – ввічливе звертання (типу: Шановний Микола Іванович!). Ма-сове розсилання документів за вказаними адресами здійснюєть-ся за допомогою команди “Злиття” в меню „Сервіс” MS Word.

Для з’ясування доцільності і своєчасності прийняття доку-ментованого управлінського рішення деякі документи потребу-ють погодження. Однією з переваг сучасних офісів є оснащен-ня локальною мережею, що дозволяє значно прискорити і спростити внутрішнє погодження документів – візування. По-слідовність процесу візування повторює рух документа в про-цесі його підготовки і оформлення в межах установи. Для цьо-го в програмах MS Office командою “Додати маршрут” (меню “Файл”) встановлюється послідовна або одночасна доставка документа. В результаті повідомлення про документ з’являєть-ся в комп’ютерах усіх зацікавлених підрозділів або посадовців. Якщо встановлене послідовне розсилання, то кожний наступ-ний візуючий (рецензент) може бачити виправлення і заува-ження попереднього. Документ автоматично передається від одного до іншого співробітника, включеного в перелік осіб, що здійснюють візування. Внесення в документ будь-яких виправ-лень, доповнень або скорочень не передбачає знищення його початкового тексту. Правки різних співробітників виділяються

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

різними кольорами. Після розгляду документа всіма зацікавле-ними особами і службами він автоматично повертається авто-ру (виконавцю) проекту, який на основі аналізу всіх виправ-лень і зауважень відпрацьовує кінцевий варіант тексту. Після цього документ знову може бути переданий на погодження. Завершальним етапом у підготовці документа є друкування його остаточного тексту для підписання керівництвом або роз-силання факсом чи електронною поштою зазначеному в ньо-му адресату.

В автоматизованих системах документаційного забезпечен-ня менеджменту так званий модуль маршрутизації здійснює цю процедуру автоматично відповідно до визначеного переліку візуючих за кожним окремим видом документів. Так, наприк-лад, контракт автоматично надсилається до бухгалтерії, юрис-тові і – в залежності від типу контракту – іншим зацікавленим підрозділам.

Перелік візуючих у залежності від виду документа затверд-жується керівником установи. Автоматизовані системи здійснюють контроль за проходженням документа, нагадують виконавцям про затримання процедури візування. Якщо візу-вання документа вимагає його попереднього юридичного засв-ідчення, то використовується електронний підпис або оформ-ляється окремий аркуш погодження на паперовому носії [50].

Реквізит “Підпис” складається з найменування посади (по-вного або скороченого), особистого підпису та його розшифру-вання. Найменування посади оформляється без абзацного відступу від межі лівого берега документа. Довжина кожного елемента реквізиту “Підпис” не повинна перевищувати 8 см. Розшифровка підпису вміщується на рівні останнього рядка най-менування посади. Між ініціалами і прізвищем відступи не пе-редбачені. Таке оформлення досягається розташуванням рекві-зиту “Підпис” у таблиці, що складається з двох осередків, з яких лівий має фіксовану ширину – 8 см – і форматується ліворуч, а правий вирівнюється по правому краю. Сама ж таблиця повин-на бути непомітною, тобто таблична форма як така має бути відсутня. Якщо документ підписується двома посадовими осо-Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

бами одного рівня управління, то зміна зон кожного елемента конкретного підпису здійснюється оператором ручним способом.

Якщо документ призначений для роздруковування або відправки факсом, він може містити факсиміле - зображення підпису посадової особи. Однак для документів, що вимагають підтвердження оригіналу, необхідно використовувати спец-іальну програму “електронний підпис”, засновану на криптог-рафічній методиці відкритих ключів (використанні спеціаль-них шифрів).

Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електрон-ного документа і використовується для ідентифікації його ав-тора або підписувача. Використання електронних цифрових підписів регламентується в законодавчому порядку.

Передача документів з електронним підписом за межі ус-танови потребує наявності відповідної двосторонньої угоди, що передбачає також обмін ключами для гарантування чин-ності підпису.

Закон України “Про електронний цифровий підпис” (№852-IV, 22.05.2003, ВВР, 2003 №36, ст..276) прирівнює елек-тронний цифровий підпис за його правовим статусом до влас-норучного підпису (печатки) в разі, якщо:

♦          електронний цифровий підпис виконано за допомогою посиленого сертифікату ключів з використанням над-ійних засобів цифрового підпису;

♦          перевіркою встановлено використання посиленого серти-фікату ключа, чинного на момент виконання електронно-го цифрового підпису;

♦          особистий ключ підписувача відповідає відкритому клю-чу, зазначеному в сертифікаті.

Процес розробки і використання електронного цифрового підпису залежить від:

♦          тексту документа, що потребує засвідчення;

♦          закритого ключу доступного тільки тому, хто має засвід-чувати;

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

♦          відкритого, доступного широкому колу користувачів,

ключу.

Створення ж самого цифрового підпису можна умовно под-ілити на два етапи

I           етап - створення цифрового підпису

♦          обирається будь-який управлінський документ у вигляді файла;

♦          обраний файл обробляється спеціальним алгоритмом хе-ширування, в результаті чого одержують новий невели-кий файл, що містить деякий набір символів. Важливим результатом цієї процедури має бути одержання стійкого набору символів.

Щоб виключити підробку цифрового підпису, функція хе-ширування повинна бути односторонньою, тобто з обраного файла одержати набір символів можна, а навпаки - ні.

II         етап - перевірка цифрового підпису:

♦          за допомогою відкритого ключа відправника розшифро-вується цифровий підпис, в результаті відтворюється хеш-сума або набір символів;

♦          файл з обраним текстом документа обробляється спец-іальним алгоритмом хеширування, в результаті якого одер-жують певну хеш-суму або набір символів;

♦          порівнюються обидві хеш-суми, і якщо вони повністю співпадають, то можна зробити висновок, що саме такий текст документа був підписаний відправником.*

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише на тій підставі, що він має електронну форму або не підкріплений посиленим сертифікатом ключа. Використання електронного цифрового підпису не змінює встановленого за-коном порядку підписання договорів та інших документів на паперових носіях.

До обов’язкових реквізитів, що містять інформацію про ук-ладача (автора) документа, відноситься реквізит “Прізвище і

* Лебедев А. Современньіе методьі цифровой подписи//. - Компьютерро. -2000. - №3. - С.20-25.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

номери телефонів виконавця”. Наявність такого реквізиту доз-воляє оперативно зв’язатись із співробітником, який має повну інформацію, пов’язану з викладеним у документі питанням. Цей реквізит вводиться в шаблон і розташовується наприкінці корисної площі документа. Для цього, як правило, використо-вується берег “User Name” в “User Address” (команда “Берег” у меню “Вставка”). Для того, щоб комп’ютер правильно заповнив даний реквізит, виконавець повинен коректно ввести своє прізвище і номер службового телефону у вкладку “Користувач” (команда “Параметри” меню “Сервіс”).

При роздруковуванні чернеток і варіантів документа на нижньому березі (колонтитулі) наводяться також довідкові дані щодо виготовлення документа в електронному режимі. Це доз-воляє швидко відшукати їх у комп’ютері. Якщо при роздруко-вуванні берег ім’я файлу (File Name) задане з ключем /р, то на документі має бути вказане не тільки ім’я файлу, а й його місцезнаходження.

Приклад 1:

С:\ Ціноутворення \ Контракт \ Узгодження і візування

Приклад 2:

С: // server \ docs \ public \ dep 08 \ file 02 doc

Якщо документ вимагає тривалого опрацювання і послідовно-го роздруковування кількох його варіантів (редакцій), то берег “Print Date” повинен містити дату кожного роздруковування, що дозволить впорядкувати процес підготовки кінцевого варіанту документа. Однак ця позначка є суттєвою тільки для чернеток документа. При друкуванні кінцевого варіанту офіційного доку-мента береги File Name і Print Date необхідно видалити.

Багатосторінкові документи, як правило, потребують нуме-рації. Нумерація сторінок здійснюється, починаючи з другого аркуша на перетині верхнього і правого берегів арабськими цифрами, не супроводжуючись словом “стор.” і розділовими знаками. Нумерація сторінок встановлюється командою “Номе-ри сторінок” меню “Вставка” у вихідному шаблоні (Normal dot).

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Комп’ютер дає необмежені можливості для прискорення і спрощення підготовки текстів управлінських документів. Ви-ходячи з функцій тієї чи іншої установи (фірми), що визначені її статутом (положенням) і мають сталий характер, більшість ви-робничих ситуацій потребує прийняття типових документова-них рішень. Такими, зокрема, є надання письмової інформації у вигляді довідок, листів, звітів тощо. Структура текстів таких документів може бути частково або повністю уніфікованою. Деякі інші документи (бухгалтерські, первинно-облікові, стати-стичні і т. ін.) є загальними для всіх установ. Їх форма розроб-ляється і затверджується відповідними відомствами. Якщо зат-верджена уніфікована форма певного виду документа відсутня, а потреба в його оформленні існує постійно, рекомендується розробити трафаретний текст такого документа.

Програмами типу MS Word передбачено створення доку-ментів, що базуються на типових формах – шаблонах, які містять трафаретні тексти і уніфіковані елементи оформлення. При створенні шаблонів необхідно дотримуватись загальних правил і вимог до оформлення управлінських документів. Тра-фаретні тексти друкуються як на чистому аркуші паперу (для внутрішніх документів), так і на офіційному бланку організації.

Відповідне настроювання програм і створення швидкого набору клавіш для кожного шаблону дозволить спростити і прискорити роботу з оформлення будь-якого управлінського документа.

Приклад

Шановний …!

Нагадуємо Вам, що з ……….. набуває чинності контракт від

…….. № ….. “Про ………    ....”

У зв’язку з цим просимо своєчасно перерахувати кошти на наш рахунок і надати копію платіжного доручення до ……

З повагою

Комерційний директор        О.С.Горячев

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

При складанні тексту документа необхідно використовува-ти стандартні слова і мовні звороти, наприклад: шановні колеги; шановні панове; шановний …; дякуємо Вам за повідомлення; у відповідь на Ваш запит; просимо вибачити за затримку; з пова-гою; сподіваємось на співпрацю і т.ін.

Важливим етапом у побудові шаблонів є розробка набору професійних зворотів, які постійно використовуються у певній сфері діяльності (назви товарів, видів послуг тощо), і введення їх за допомогою команди меню або панелі інструментів „Авто-текст”. Такий типовий набір фраз можна легко і швидко вклю-чити в текст конкретного документа шляхом набору умовних скорочень (початкових літер слова, абревіатури і т. п.), після чого слід натиснути кнопку F3. Автотекст може включати не лише буквені позначення, але й малюнки, формули, таблиці та ін.

Розробка і створення складних шаблонів здійснюється спільно особою, що відповідає за певний напрям діяльності фірми (забезпечення кадрами, бухгалтерський облік, протоколь-ний відділ, відділ логістики і т.ін.), і спеціалістом з програмного забезпечення.

Шаблони можуть містити текстові береги, що дають ук-ладачеві документа додаткову інформацію (про те), в якому порядку і в якій послідовності слід вводити конкретні дані про документ. Такі береги утворюються прихованим текстом, який не виводиться при друкуванні, але існує на моніторі в режимі перегляду прихованих символів. Особливо зручни-ми такі береги є при створенні максимально формалізованих форм документів. Наприклад, у великих установах, де відбу-вається постійний рух кадрів, доцільно використовувати шаблони наказу з особового складу. Такі шаблони виготов-ляються на основі бланка наказу, що потребує не тільки оз-найомлення і візування, а й зберігання в особовій справі працівника. Одним шаблоном наказу з особового складу можна передбачити кілька варіантів типових текстів для найбільш повторюваних управлінських дій. Наприклад, ви-ходячи із встановлених строків зберігання різних груп на-казів, можна розробити окремі шаблони наказів про прий-Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

няття, переведення і звільнення з роботи, що відрізняються від наказів про відпустки, відрядження і дисциплінарні стягнення. Приклад

ПРИЙНЯТИ    на посаду

(прізвище, ім’я, по батькові повністю)

             з        

(назва посади, назва структурного підрозділу)     (дата)

з посадовим окладом згідно зі штатним розкладом. (Додат-кові умови) …

Підстава: заява (прізвище, ініціали) від (дата).

Директор       О.Г.Микитенко

У цьому прикладі до друку буде виведене слово ПРИЙНЯ-ТИ; в цілому ж при складанні даної групи наказів використо-вується перелік можливих дій – ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ. При виборі цього елемента внизу на моніторі даються пояснення щодо використання такого переліку: кож-ному з них відповідає конкретний текст.

Приклад:

ЗВІЛЬНИТИ

(прізвище, ім’я, по батькові повністю)

З         

(назва посади, назва структурного підрозділу)

 

З           за власним бажанням

(дата)  (або з інших обставин)

Підстава: заява           від     

(прізвище, ініціали)   (дата)

Директор       Г.О.Данилець

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Найбільшу ефективність процесу створення шаблонів для документування діяльності сучасної установи забезпечує така його послідовність.

Спочатку розробляється шаблон на основі загальних пара-метрів (формат паперу, береги, нумерація сторінок і т.ін.). Ви-ходячи з нього, проектуються бланки установи – загальний, для листування, і для окремих видів документів. І вже за цими блан-ками будуються шаблони конкретних документів або їх різно-видів. Таким чином, усі елементи, що містять постійну інфор-мацію про установу, а також окремі фрагменти змісту документів будуть відтворені в обраній формі документа, при-значеного для розв’язання конкретних управлінських завдань.

Якщо процес документування управлінських дій на конк-ретному робочому місці пов’язаний із створенням однотипних документів на базі обмеженої кількості шаблонів (наприклад, надання довідок або оформлення однотипних контрактів), то кнопки швидкого запуску цих шаблонів виносяться на панель інструментів MS Word або безпосередньо на робочий стіл Windows (як правило, шаблони документів розташовуються в директорії MS Office \ Шаблони).

Сучасний менеджмент потребує частого врегулювання не-стандартних управлінських ситуацій, що вимагає складання відповідного документа, який не суперечив би чинному зако-нодавству, відповідав напряму діяльності установи і одночас-но містив текст із нестандартними висновками, рішеннями, пропозиціями тощо. Комп’ютер як засіб із необмеженими мож-ливостями допоможе при складанні такого документа.

Перший етап підготовки документа – вивчення виконавчої бази, попередніх нормативно-правових актів і методичних до-кументів, що безпосередньо впливають на розв’язання такого рівня проблем або завдань. Цим етапом підготовки документів інколи нехтують, оскільки він вимагає часу і складного пошу-ку. Але з кожним роком можливість доступу до джерел норма-тивної інформації розширюється завдяки Internet та іншим спеціальним банкам даних, що містять тематичну підборку до-кументів або посилання на діючі закони.

Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

Другий етап підготовки документа полягає у вивченні та аналізі попередніх документів з аналогічних питань. Повнота добору таких документів дозволяє правильно оцінити їх пере-ваги і недоліки для врахування при підготовці нового докумен-та. На цьому етапі істотну роль відіграє наявність єдиної комп-’ютерної системи реєстрації документів установи. А повнотекстова система зберігання документів дозволяє вивес-ти на монітор усю інформацію, необхідну в даний момент на певному робочому місці.

Третій етап підготовки документа – збирання даних, пов’я-заних із конкретною ситуацією. На цьому етапі можуть бути використані бази даних загального типу (реєстри, довідники, каталоги торговельних фірм, прейскуранти на той чи інший вид продукції, Inkoterms тощо), а також бази даних, створені сами-ми організаціями або фірмами. Це, зокрема, технічні характери-стики виробів на сайтах виробників, ціни на однойменні това-ри і послуги різних постачальників, довідкова інформація (адреси, телефони і т.ін.).

Тільки такі підготовчі операції можуть забезпечити якісне складання документа.

Документ може бути представлений у вигляді традиційно-го тексту, таблиці, анкети або супроводжуватись графіками чи діаграмами. Електронний документ, не призначений для розд-руковування на паперовому носії, може мати аудіо-, відео- та інші компоненти (наприклад, звукозапис коментарю з того чи іншого питання керівника фірми). Включення в документ будь-якого з подібних компонентів (об’єктів) здійснюється за допо-могою команди “Об’єкт” у меню “Вставка”.

Таблиці з текстовою інформацією складаються безпосеред-ньо в текстовому редакторі MS Word. Якщо таблиця містить змінні цифрові дані, що вимагають підрахунку, використову-ються електронні таблиці програми MS Excel або база даних MS Access. Дані з цих додатків імпортуються в MS Word із збереженням зв’язку з відповідною вихідною програмою. Це дає змогу постійно поновлювати і редагувати дані, вміщені в документах.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Значно покращує сприйняття інформації її графічне офор-млення у вигляді діаграм. Діаграми використовуються для по-дання інформації в текстах звітів, доповідей, матеріалах до на-рад, колегій, зборів. Діаграма, побудована на основі розрахункових даних таблиці, створюється в MS Excel. Вона може бути вставлена в текст як окреме графічне зображення або як доповнення до таблиці. Якщо при включенні в документ діаграми була введена опція “Зв’язати”, то при змінах у таблиці Excel автоматично можуть бути внесені відповідні зміни в діаг-раму. Якщо на комп’ютері не використовується MS Excel , то діаграму можна побудувати за допомогою спеціального моду-ля MS Word – Microsoft Graph 5.0 (16 – бітовий додаток для побудови діаграм).

Оформлення документів може доповнюватись різноманіт-ними графічними елементами – пояснювальними схемами, написами, малюнками, кресленнями і т.ін. Всі вони автоматич-но нумеруються (команда “Назва” меню “Вставка”). Це дозво-ляє автоматично здійснювати зміну нумерації при додаванні нового елемента і змінювати в тексті документа посилання на відповідні таблиці, діаграми тощо з автоматичним оновленням номерів сторінок, на яких розміщені такі елементи.

Текстові редактори дають набагато ширші можливості для оформлення документів, ніж інші друкарські засоби. Програми MS Word здійснюють перевірку орфографії в фоновому режимі, в процесі створення документа, підкреслюючи червоною хви-лястою лінією незнайомі слова, зеленою – слова з граматични-ми помилками. При цьому в контекстному меню пропонують-ся варіанти правильного написання слів. Така перевірка виявляє також неправильно поставлені розділові знаки, неуз-годженість граматичних категорій та інші помилки. Додаткову допомогу при створенні документів на комп’ютері надають словники (синонімів, антонімів, тлумачні, іншомовних слів).

Оригінал електронного документа повинен забезпечувати встановлення його цінності і справжність. Відправлення і пе-редавання електронних документів здійснюється, як правило, установою-автором або посередником (спеціалізованою устано-Розділ 5. Електронні документи і засоби телекомунікаційного зв’язку

вою) в електронній формі за допомогою інформаційних, теле-комунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом надсилання електронних носіїв, на яких вони записані.

Запитання для самоперевірки

1.         Що таке електронний документ?

2.         Назвіть основні етапи створення електронного документа.

3.         Що містить шаблон текстового редактора електронного документа?

4.         Назвіть основні вимоги щодо електронного підпису.