4.2. Міжнародне листування


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Міжнародне листування – уніфікований засіб ділового спілкування, поширений в усіх країнах світу. Основною мовою міжнародного ділового листування є англійська, але економічні стосунки на пострадянському просторі сформували унікальний регіон у міжнародних відносинах, де засобом міжнародного спілкування майже для 20 країн виступає російська мова. З метою підтримання ділового партнерства з країнами далекого і близького зарубіжжя використовуються бланки листів, що містять постійну інформацію українською та іноземною мова-ми. Якщо партнерське коло установи або фірми не виходить за межі пострадянських країн, то вміщена на бланку інформація дублюється державною і російською мовами. Якщо ж листуван-ня передбачає спілкування з іншими країнами світу, то бланк оформляється державною і англійською мовами, відповідно до вимог міжнародних правил і стандартів. У результаті сумісних зусиль міжнародних організацій більшість елементів ділових листів стандартизовані або уніфіковані. Однак залишаються деякі розбіжності щодо оформлення службових листів у нашій країні і в інших країнах світу (Приклад 21). Перш за все до них можна віднести правила оформлення бланка листа; визначен-ня обов’язкового переліку, місця розташування реквізитів і правил їх оформлення.

Відповідно до світової практики службові листи обов’язково оформляються на бланках. Вимоги до проектування і розробки бланків документів, що використовуються в менеджменті, вста-новлені єдиними міжнародними стандартами ISO 8439-90 “Роз-робка бланків”. Основні положення і ISO 3535-21977 “Фрмуляр-зразок і конструкційна сітка”. Формат паперів для виготовлення бланків обирається відповідно до стандартів ISO 216-1975 “Папір письмовий і деякі види друкарської продукції. Споживчі форми рядів А і В” та ISO 353-1975 “Ділова документація і деякі види бланків. Спосіб відображення розмірів”.

Бланки торговельної (комерційної) документації виготовля-ються відповідно до ISO 6422-1985 “Типові бланки для торго-Розділ 4. Ділове листування

вої документації”. Вимоги до оформлення комерційного лис-тування викладені в частині 2 “Конвенції ООН про договори міжна-родної купівлі-продажу товарів”, прийнятій 11 квітня 1980 р. на VI спеціалізованій сесії Генеральної Асамблеї ООН.

Відповідно до ISO 216-1975 система форматів паперу бу-дується так, щоб кожний наступний формат зменшувався удвічі порівняно з попереднім. Літери А і В вказують ряд фор-матів, а цифри - кількість виконаних поділів, починаючи з “О” формату. Так, наприклад, формат А4 відповідає формату А0, поділеному на чотири частини.

Формати ряду В встановлюють специфічні формати па-перу, які використовуються для не поширених у загально-му менеджменті видів документів - статистичних, розра-хункових тощо.

Встановлені формати паперу визначають загальну площу документа. Однак у практиці створення управлінських доку-ментів ця загальна площа документа поділяється на текстову і технічну частини (береги).

Текстова частина (image area) - це певна площа документа, що містить інформацію, яка може використовуватися, зберіга-тись або передаватись іншими словами, на ній розміщуються майже всі реквізити документа. Береги (margin) - технічна ча-стина загальної площі документа, що являють собою простір між крайкою паперу і текстовою частиною.

Міжнародним стандартом встановлено такі розміри берегів і текстової частини ділових листів:

♦          лівий берег - 20 ± 1,0мм;

♦          верхній берег - 10 ± 1 мм;

♦          текстова частина для формату А4 - 183х280мм;

♦          текстова частина для формату А5 - 183х131. Виходячи з цих заданих параметрів, правий і нижній бере-

ги документа формату А4 і А5 мають дорівнювати ± 7мм. Вка-зані параметри можуть використовуватись і для інших форматів ряду А.

Ділове листування між партнерами передбачає перш за все обмін інформацією, що повинна розміщуватись, незалежно від

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

обраного формату паперу, в текстовій частині бланка. Тексти всіх службових листів, як правило, оформляються за допомо-гою друкарських пристроїв. Це, в свою чергу, потребує встанов-лення стандартної табуляції всієї корисної площі документа. Для зручності використання і дотримання стандартної табу-ляції ширина текстової частини, що дорівнює 183мм (або 72 друкованим знакам), може бути поділена на 8 граф, по 9 умов-них знаків кожна. Найбільш поширеними зонами для внесен-ня реквізитів ділового листа є:

♦          зона довідок про автора документа (Issuer field);

♦          зона посилань (Reference field);

♦          зона адресувань (Address field).

Довідкові дані про автора (відправника) документа (Issuer field) включають: зображення емблеми (логотипу) установи, назву організації, назву структурного підрозділу або посадової особи. До довідкових даних про відправника додаються також відомості про поштову адресу, номери телефонів, факсу, елект-ронної пошти тощо. Ця додаткова інформація може розміщу-ватись, на відміну від вітчизняної практики документування управлінської діяльності, в нижній частині бланка після основ-ного тексту документа.

Зона посилань (Reference field) на бланку листа містить, як правило, код документа, в разі потреби - заголовок до тексту листа (стислий зміст), дату, посилання на дату і номер вхідно-го документа, а також інші відомості.

Зона адресувань ((Address field) призначена для оформлен-ня одного або двох адресатів. Адресу на службовому листі розм-іщують відповідно до ISO 11180-1993 “Адресування поштове” у визначеній частині на площі довжиною 72 умовних друкованих знаки (76,2 мм) і висотою 9 міжрядкових інтервалів (25,4 мм).

Нижче показано розміщення основних зон службового ли-ста відповідно до ISO 8439 “Розробка бланків. Основні поло-ження” і зразок бланка листа.

Розділ 4. Ділове листування

Формуляр-зразок бланка листа

 

Верх ній берег

Зона довідок про автора документа (Issuer field)

Зона адресувань (Address field)

76,2

 

Зона посилань (Reference field)

Зона адресувань (Address field)

76,2

 

10+1

 

^ 7±1 ^

 

20±1

■4        И-

183

Зразок бланка листа

O'ZMAXSUSIMPEKS

 

Davlat Korxonasi

 

State Enterprise

 

O'zbekistan Respublicasi 700000, Tashkent,. Akademik Xabib Abdullaev shob ko’cbah, 100. Tel (998-71) 139 17 86, Faks (998-71) 162 78 36

 

100, Academician Xabib AbdulJaev Akademik

700000 Tashkent, Republic of Uzbekistan,,

Phone (998-71) 139 17 86, Fax:(998 -71) 162 78 Практика міжнародного листування, що спирається на вста-новлені правила і стандарти, більш гнучка порівняно з вітчиз-няним досвідом документування управлінської діяльності. Це повязано насамперед із відсутністю жорсткої централізованої системи управління економікою в більшості країн світу. В той самий час це не завжди означає спрощення процесів викорис-тання та опрацювання управлінських документів, а іноді навіть

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

стає перешкодою для оперативного отримання достовірної інформації. Про це свідчить наявність різних підходів до розм-іщення реквізитів на бланку листа. Зокрема, для службових листів можуть оформлятись такі змінні реквізити:

♦          адресування;

♦          посилання на дату, номер і адресу відправника (Reference line);

♦          дата (Date);

♦          звернення до адресата - “До відома” (Attention Line);

♦          звернення до адресата - формула ввічливості (Solution);

♦          заголовок (Subject Line);

♦          основний текст листа (Body of the Letter);

♦          заключна формула ввічливості (Complimentary Close);

♦          підпис (Signature);

♦          відмітка про наявність додатків (Enclosure);

♦          відмітка про наявність і розсилання копій даного листа (Connotation).

Дотримання встановлених правил в оформленні управлінсь-ких документів має суб’єктивний характер. Якщо фірма вважає за доцільне суворо дотримуватись основних вимог міжнародних стандартів, то зовнішній вигляд її ділової документації може відповідати визначеним нормам. Але якщо менеджмент фірми не приділяє серйозної уваги питанням оформлення ділових па-перів, то надіслані фірмою документи можуть не мати чіткості, а іноді й бути недостатніми за інформаційним вмістом [48].

Найбільш поширеним при складанні ділових листів є бло-ковий стиль (block style). Він дозволяє визначити основні бло-ки службового листа і їх розміщення:

♦          адресування розміщується ліворуч;

♦          дата документа і посилання на реєстраційно-довідкові дані проставляється праворуч;

♦          службовий лист обов’язково має графу “До відома” і звер-тання до адресата, яке розташовується ліворуч;

♦          текст друкується від лівого берега без абзаців. Для відок-ремлення частин тексту використовуються міжрядкові інтервали;

Розділ 4. Ділове листування

♦ особистий підпис, прізвище, найменування посади відправника, а також відмітку про наявність додатків і копій листа розміщують після основного тексту ліворуч.

Якщо листування ведеться з постійним адресатом, то блок його адресних даних вноситься в електронний файл відповід-но до вимог ISO 4882 і використовується кожного разу при до-кументаційному спілкуванні з цією фірмою або особою. Якщо службовий лист надсилається в конверті з прозорим віконцем, то адреса оформляється лише один раз на самому документі, але з чітким дотриманням місця і площі розташування окремих її складових. Якщо ж для пересилання документа використо-вується звичайний конверт, то поштова адреса оформляється відповідно до рекомендацій Всесвітнього поштового Союзу (ВПС) (ст.22 - вимоги до стандартизованих відправлень), а також Докладної інструкції ВПС (ст.113 - поштове відправлен-ня у вигляді листа; ст.12 - відправлення в конвертах з прозо-рими вставками).

Кількість друкованих знаків у рядку при оформленні по-штової адреси не повинна перевищувати 30. Рядки адреси дру-кують від одного положення табулятора. Відповідно до реко-мендацій ВПС кількість рядків у поштовій адресі не повинна перевищувати 6. Стандарт ISO 11180-1993 “Адресування по-штове” містить лише рекомендації щодо написання адреси. Сьогодні не може бути встановлена єдина послідовність розм-іщення окремих складових адреси, оскільки законодавство і звичаї кожної країни містять відмінності в питаннях послідов-ності викладу адреси, скорочення географічних назв. Викорис-товуються також різні технічні пристрої для друкування адре-си, що визначає розміри шрифту і крок друку.

Розглянемо деякі варіанти оформлення адресування. Так, для оформлення поштової адреси приватної особи використо-вуються такі елементи: 1) назва адресата (громадянський стан або титул): містер (Mr), міс (Miss), монсиньйор, Її Величність і т.ін.; 2) ім’я (з зазначенням різноманітних доповнень): Майкл Клейн-молодший, Джон Сміт-старший і т.ін.; 3) рід діяльності адресата (за спеціальністю: інженер, дантист і т.ін.) або виконуН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

вана ним у суспільстві функція: прем’єр-міністр, сенатор і т.ін.; 4) пункт доставки документа: вулиця, бульвар, площа; 5) назва вулиці, бульвару, площі та ін.; 6) номер будинку з зазначенням додаткових адресних компонентів: корпус, секція тощо; 7) на-зва селища, містечка, кварталу, регіону: сел. Ламбе, 6 лінія, і т.ін.; 8) поштовий код (індекс) або номер поштового маршруту; 9) назва території – країни, регіону, району, кантона і т.ін.: Гранд-Форкс, Північна Дакота, США.

приватна особа

Якщо лист адресований фірмі, то спочатку вказується назва організації, а після цього – її поштова адреса.

організація

Адресування листа посадовій особі здійснюється в такій по-слідовності: прізвище, ім’я, посада, назва фірми, поштова адреса.

посадова особа

За правилами міжнародного листування дату листа про-ставляють у правій верхній частині бланка. Міжнародна орган-ізація ISO рекомендує оформляти датування цифровим спосо-бом у такій послідовності: рік, місяць, день. Наприклад:

2005 05 07 (7 травня 2005 р.)

або:

травень 7, 2005

Однак не всі країни світу використовують такий порядок написання дат. Так, у Великобританії або Росії вказують день, місяць, рік, а в США послідовність написання дати інша: спо-чатку вказують місяць, а потім – день і рік. З метою усунення

Розділ 4. Ділове листування

подібних розбіжностей і досягнення однозначного тлумачення дат доцільно використовувати мовно-цифровий спосіб. На-приклад:

7          May 2005

4 Feb. 2006

Посилання на ініціативний документ, що став приводом для написання ділового листа, і реєстраційні дані листа-відповіді оформляються праворуч, вище дати. Ці позначення включають, як правило, цифрові і літерні знаки, що позначають: друкарку або оператора, який здійснював набір тексту; відділ фірми, яким підготовлений текст листа; номер справи та ін. Наприклад:

188/15-08 PQ,

де 188 – порядковий номер документа, що надсилається за

межі установи; 15 – номер відділу фірми;

08        – номер справи, де зберігається копія документа;

PQ – перші літери прізвища та імені оператора.

Посилання можуть мати й інші варіанти оформлення, але при всій стилістичній різноманітності їх оформлення вони ма-ють містити вказану вище інформацію.

Для посилення адресності, тобто акцентування на прізвищі або посаді особи, яка обов’язково повинна ознайомитись із змістом службового листа, у практиці міжнародного листуван-ня використовується графа “До відома”. Вона оформляється окремим рядком під адресою і, як правило, підкреслюється. Наприклад:

Attention: Mr.P.Brown

або: Attention of: P.Brown

або: For the Attention of Mr.P.Brown

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Подібна адресованість конкретній посадовій особі не вик-лючає наявності формули ввічливого звертання до керівницт-ва фірми або колективу в цілому. Така форма написання діло-вих листів відпрацьована десятиліттями і включає певні мовні звороти, а саме:

звертання до організації в цілому:

Шановні панове! – Dear Sirs!

до чоловіка, якщо невідоме його ім’я:

Шановний пане! – Dear Sir!

до жінки, якщо невідоме її ім’я:

Шановна пані! – Dear Madam!

до чоловіка, якщо відоме його ім’я:

Шановний пане Віктюк! – Dear Mr Viktuk!

до заміжньої жінки:

Dear Mis Smith

до незаміжньої жінки:

Dear Miss Smith

до жінки, сімейний статус якої невідомий:

Dear Ms Smith

якщо ви звертаєтесь до людини, яку добре знаєте, або до приятеля, то вказується не прізвище, а ім’я адресата:

Dear John

Текст службового листа складається з двох частин: вступ-ної і основної. У вступній частині тексту повідомляють про обставини, плани, виконану роботу і різні подробиці ділового спілкування. У другій частині тексту листа викладають пропо-зиції, прохання, подяки, вміщують розрахунки, підсумки тощо. Завершують основну частину листа формулою ввічливості:

З повагою – Faithfully yours Найкращі побажання – Best wishes Щиро Ваш – Truly yours.

У ділових листах іноземних кореспондентів підпис оформ-ляється безпосередньо під заключною формулою ввічливості.

Розділ 4. Ділове листування

Прізвище особи, що підписала документ, проставляється під її особистим підписом, після чого вказується посада. Наприклад:

Truly yours особистий підпис

           

Mr I.Brown Manager

Якщо службовий лист підписується посадовою особою, яка тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника або керівника фірми, то перед підписом можуть ставитись літери Р.Р. (“за” або “від імені”), що походять від латинського виразу “per procure” (“за дорученням”).

Відмітку про наявність додатків до службового листа про-ставляють у нижньому лівому ріжку, під підписом. Вона скла-дається зі слова Enclosure – (додаток) або Enclosures (додатки).

Якщо про документи, які додаються до листа, в основному його тексті мова не йшла, то поруч зі словом Enclosures можуть перелічуватись назви документів-додатків, надісланих разом з листом. Якщо ж інформація про ці документи міститься в тексті листа, то поруч зі словом Enclosures цифрами проставляють загальну кількість цих додатків, наприклад: 3 Enclosures.

У практиці зарубіжного листування використовують ще одну відмітку спеціального призначення. Це відмітка про копії листа, яку проставляють на нижньому березі бланку. Вона складається зі скорочення С.С. (що може бути перекладене як “копійована копія”) і назви фірми, до якої надіслана копія. Наприклад:

С.С. Zepter International Ukraine

Якщо автор листа хоче наголосити, що копій даного доку-мента більше не існує, він може поставити відмітку “без копій”, наприклад:

W.C.C/ або without c.c.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Розглянуті правила оформлення службового листа так зва-ним блоковим стилем не є раз і назавжди прийнятими. Служ-бові листи від зарубіжних фірм і посадових осіб можуть мати різні доповнення, особливі відмітки, друкуватись на специф-ічної форми фірмових бланках і т. ін. В документаційному ме-неджменті багатьох країн світу припускається внесення в ділові листи змін і доповнень після їх підписання. Це комен-тується як небажання складати додатковий або новий лист для повідомлення про події, що сталися після підписання основ-ного листа. Така приписка робиться безпосередньо на бланку основного листа після підпису з позначкою P.S. (від латинсь-кого “Post scriptum” – після написаного). Після додаткового повідомлення службовий лист підписується ще раз і відправ-ляється адресату.