Передмова


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

“В нещадній боротьбі держав і суспільств

перемагають і виграють ті, на чиїй

стороні стоять наука і знання”.

В.І.Вернадський

Документ з’являється у відповідь на суспільні потреби лю-дини і поширюється на її діяльність у соціальній, політичній, технічній та інших сферах. У ході історичного розвитку скла-дались і вдосконалювались певні правила і норми, що регулю-вали інформаційне наповнення і зовнішній вигляд самого до-кумента і його носіїв. Поступово з рідкісного явища і дорогої речі документ перетворився на звичний засіб письмового спілкування людей. Аналіз його функціонування в різні істо-ричні періоди дозволяє виявити витоки багатьох сучасних про-блем у сфері управління соціально-економічними процесами.

Становлення документознавства як самостійної галузі знан-ня починається наприкінці XIX – на початку XX ст. Для по-чаткового етапу його розвитку характерна проблематика, пов’я-зана з визначенням місця і ролі документа в житті суспільства.

Початково “документ”, “документація” перекладалися з ла-тині як “вчу”, “сповіщаю”. Пізніше їх зміст доповнився значен-нями “доказ”, “свідоцтво”, що відповідало визначенню докумен-та аж до XIX ст. Наступний період позначився в історії людства цілим рядом інноваційних технологічних змін, що обумовили суттєві суспільні перетворення. Цим пояснюється і збільшення кількості письмових документів. Саме цей період започатковує розуміння документа як джерела інформації, необхідної для регулювання соціальних і управлінських процесів.

У широкому розумінні робота з документами в межах будь-яких структурних груп ще з давніх часів отримала назву “діло-водство”. Діловодство розвивалось разом із становленням і зміцненням державності і відбивало її трансформації на шляху до більш складних форм управління. Вироблені правила і нор-ми базувались на попередньому досвіді роботи, традиціях або чинному законодавстві.

Передмова

З’ясуванню сутності поняття “документ” у XX ст. були при-свячені дослідження наукової школи документознавців під ке-рівництвом К.Г. Мітяєва1. Ця група науковців надавала понят-тю “документ” таких значень:

♦          матеріальний результат окремого акта письмового (тек-стового), образотворчого, звукового, комплексного (до-кументальне кіно), машинного (інформаційно-логічні технічні засоби) первинного документування явищ об’єктивної дійсності та свідомої роботи людини;

♦          засіб і спосіб збереження пам’яті про відображені в доку-ментах факти, явища, події;

♦          засіб і спосіб підтвердження, свідоцтва, встановлення, ідентифікації зафіксованої в документі інформації;

♦          засіб і спосіб правового доказу зафіксованих у документі фактів, тобто встановлення певної юридичної сили доку-мента;

♦          засіб передачі відбитої в документі інформації в часі і просторі;

♦          засіб і спосіб управлінської діяльності, зокрема її докумен-таційного забезпечення;

♦          джерело історичних відомостей.

Ці змістові складові всебічно відбивають сутність поняття “документ”, виходячи з різних критеріїв, і нібито накладаються один на одного.

У працях відомих дослідників Д.І. Сольского, О.С. Маліто-ва2, Я.З. Лівшица3, М.П. Ілюшенка, Т.В. Кузнєцової 4 визначені основні підходи до вивчення документа як невід’ємної складо-вої суспільно-економічних процесів.

1          Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективьі развития // Советские ар-

хивьі». - 1964. - № 2. - С.28-29;

Його ж: История и организация делопроизводства в СССР: Уч. пос. - М., 1959. - 359с.

2          Руководство по делопроизводству (пособие для служащих) / Под ред. А.С. Ма-

литива и Д.И.Сольского. - М: Зкономика, 1972.

3          Лившиц Я.З. Документоведение как научная дисциплина.// Советские архивьі. -

1973. - № 6. Його ж: Документационное обеспечение управления. - М.: Знание,

1975. - 64с.

4          Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документи

системьі документации: Уч. пос/ МГИАИ. - М., 1977. - C.17.

5          Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике//Советские архивы. – 1976. –

№4. – С.31 –32; Ії ж: Деловая документация в сфере управления. – М.1985. –

С.28; Її ж: Стандартизация управленческих документов в ЕГСД: Унифицированная

система организационнораспорядительной документации. – М., 1973.

6          Ларин М.В., Мингалев В.С. Современные системы документационного обеспече-

ния управления: Уч.пос. – М., 1982. – 99с.

7          Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в со-

циально-экономических системах управления: Уч.пос. – М., 1983.

8          Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М.: Экономика, 1979.

9          Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справ.пос. – К.: Вища школа,

1987. – 320с.

 

Передмова

Визначенню місця і ролі документа в сучасному управлінні присвячені роботи відомих документознавців А.М.Сокової1 , М.В. Ларіна6 , В.С. Мингальова7 , В.І. Кокорєва8 , А.Б. Фельзера9 ,

Н.І. Гончарової10. У 70-80 –і рр. ХХ ст. було здійснено ряд дос-ліджень, присвячених функціональному призначенню управл-інських документів у системі управління. Одним із висновків, зроблених на основі цих досліджень, стало те, що документ, поліфункціональний за своєю інформаційною природою, через деякий час перестає бути інструментом і перетворюється на джерело як для управління, так і для науки.

Комплексні ознаки управлінського документа як джерела і засобу інформації стали враховуватись і використовуватись в організації документаційного забезпечення управління установ, підприємств і фірм лише від початку 80-х рр. У цей час в Ук-раїні розвивається власна наукова школа документознавства прикладної спрямованості11. Накопичений досвід роботи в поєднанні зі світовими тенденціями в документаційному забез-печенні управління стали основою створення і функціонуван-ня Республіканського організаційно-методичного кабінету з діловодства при Головному архівному управлінні УРСР. Його завдання полягали в аналізі можливостей впровадження в різних установах уніфікованих систем документації, повного або поступового автоматизованого контролю за виконанням документів; узагальнення досвіду окремих установ і навіть цілих документації; наданні пропозицій щодо вдосконалення доку-ментаційних галузей з цих питань; розробці типових методичних документів для систематизації забезпечення управління в органах виконавчої влади всіх рівнів управління в Україні12.

На цьому етапі документознавчі дослідження різних науко-вих шкіл спрямовуються на вдосконалення самого документа як інструмента управління, джерела інформації, підставного доказу тих чи інших дій.

Сучасне документознавство базується не лише на власних теоретичних напрацюваннях, а й послуговується науковими здобутками інших галузей знання. Так, очевидним є зв’язок документознавства з інформатикою, що виявляється у викори-станні властивих їй методів збирання, переробки, зберігання, пошуку і поширення інформації. Інформатика, в свою чергу, користується управлінськими даними як джерелом інформації.

Комплексні дослідження документознавчої проблематики відомими науковцями Ларіним М.В.13, Маклеодом Дж., Харом К.14, Соковою А.М.15 є основою для моделювання структури і вивчення призначення сучасного управлінського документа на міждисциплінарному рівні.

Нові інформаційні технології змінюють розуміння самої сутності сучасного документа і сфери його практичного вико-ристання, а також місця і ролі документознавства в системі глобальних інформаційних процесів.

В Україні з заснуванням у 90-х р. науково-дослідного інсти-туту документознавства та архівної справи (УДНДІАСД) змінилась сама концепція документознавства, що ґрунтується

10        Гончарова Н.И. Методические указания по организации и проведению учебно-

деловой игры «Приказ» (работа руководителя НИИ с организационно-распоряди-

тельной документацией) //Нормативно-методические материалы системы повыше-

ния квалификации руководящих работников и специалистов АН УССР. Соавт.

Г.М. Добров, В.М. Пелых, Стогний В.С. и др. – К.: Наукова думка, 1985. – С.34–

64; Її ж: Пути совершенствования системы документной информации в управлении

научно-исследовательскими учреждениями// Науковедение и информатика. – К. –

Наукова думка, 1987. – Вып.28. – С.34–37.

11        Гончарова Н.И., Прокопчук В.В. Завдання керівника архівних установ щодо впро-

вадження уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації//Архіви

України. – 1981. – №4; Денисенко О.В. Узагальнення досвіду організації діловод-

ства у виконкомах місцевих Рад народних депутатів//Архіви України, – 1981. –

№4. – С.48.

Передмова

на більш широкому трактуванні поняття “документ” порівня-но з традиційним (тобто включає не тільки управлінські доку-менти, а й публікації). Таке розуміння засноване на більш за-гальних підходах до його аналізу. Дослідження в цій сфері спрямовані на опрацювання питань теорії документа, вивчен-ня закономірностей генезису та еволюції документа…”16.

Світові тенденції розвитку документознавства сьогодні більше спрямовані на прикладні дослідження з залученням наукових напрацювань з інших галузей знання – інформати-ки, економіки, менеджменту, бібліотекознавства, архівознав-ства, юриспруденції та ін. Основним напрямом таких дослід-жень залишаються уніфікація і стандартизація як процес відбору певних компонентів на основі їх однаковості і взаємоз-в’язку, що забезпечить сприйняття сучасного документа в будь-яких комунікаційних системах. При цьому спостерігається по-єднання інтересів користувачів (організацій, фірм, підприємств) і розробників подібних систем документації. Уніфікація перед-бачає не тільки жорстке встановлення певних форм документів і методів роботи з ними, а й поповнення уніфікованих систем документації новими видами і різновидами документів, внесен-ня змін і доповнень у наявні форми або їх виключення з обігу в разі, якщо вони невідповідають сучасним завданням економ-ічного і суспільного розвитку. В Україні функціонує близько 20 уніфікованих систем документації, закріплених відповідними державними стандартами і зведених до єдиного Державного класифікатора управлінської документації. Уніфіковані доку-ментні форми підпорядковуються вимогам міжнародних стан-дартів та інтересам євроінтеграції.

12        Прокопчук В.В. Организационно-методический кабинет по делопроизводству при

Главархиве УССР//Советские архивы. – 1985. – №6.

13        Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М., 2002. – 287с.

14        Хар К. Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век: Пер.с

англ. – СИФ ОЦНТИ, ВНИИДАД-№1241 «п», 1998.

15        Сокова А.Н. Документационное обеспечение управления – парадигма XXI века.

Тезисы Х Международной научно-практической конференции «Документация в

информационном обществе парадигмы ХХІ века”. – М.2004. – С.40–42.

16        Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч. пос. – К., 2003.

Передмова

Поєднання теоретико-прикладних досліджень документоз-навства з завданнями менеджменту дає можливість стверджу-вати про наявність і функціонування самостійної управлінсь-кої категорії документаційне забезпечення менеджменту. Створення механізму його ефективного використання в сучас-них умовах потребує:

♦          організації адекватного документування управління, яке базується на традиціях, правилах і нормах, що склались;

♦          нормативно-правової регламентної процесів реалізації основних функцій управління;

♦          уніфікації і стандартизації нових систем документації;

♦          розробки програмних засобів щодо оптимізації докумен-топотоків відповідно до рівнів і завдань документаційно-го менеджменту;

♦          багаторівневих документаційних баз даних та інформа-ційно-пошукових систем;

♦          комерціалізації процесів документаційного забезпечення менеджменту;

♦          створення системи підготовки фахівців у сфері докумен-таційного забезпечення менеджменту.

Сучасний економічний розвиток ставить суспільство перед необхідністю розв’язання комплексу проблем, пов’язаних перш за все з ефективним використанням достовірної, своєчасної і достатньої управлінської інформації. Комунікативний зв’язок між різними рівнями державного управління, суб’єктами та об’єктами підприємницької діяльності, міжнародними партне-рами будується на основі певних вимог і правил, що встанов-люються відповідними нормативними документами.

Попри значне поширення в сучасному світі електронних документів традиційний паперовий носій інформації зали-шається найбільш вживаним в управлінській практиці. До ви-конання здебільшого приймаються рішення з наявністю всіх візуальних атрибутів, що асоціюються з поняттям “документ”.

Питома вага паперових документів у сучасному менедж-менті не тільки не зменшилась із впровадженням комп’ютерної

Передмова

техніки, а й впевнено зростає. При цьому збільшується і їх за-гальна маса, що пов’язана з несвоєчасністю прийняття або вико-нання управлінських рішень. Вихід із цієї ситуації бачиться в підвищенні культури роботи з документами через формування документаційного менеджменту як спеціальної, а не допоміжної управлінської категорії. З цією метою необхідним є введення на всіх менеджерських спеціалізаціях вищих навчальних закладів курсу “Документаційне забезпечення менеджменту”. Документа-ційне забезпечення менеджменту охоплює кілька систем доку-ментації, які, розв’язуючи його загальні питання, в той самий час відбивають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності. Їх взаємо-дія здійснюється в організаційно-економічному, техніко-техноло-гічному та інформаційно-правовому аспектах.

Розкриттю багатьох завдань, пов’язаних з становленням і функціонуванням документаційного забезпечення в сучасному менеджменті, присвячений цей навчальний посібник.

 

Н.І. Гончарова