Розділ 4 Ділове листування 4.1. Правила оформлення службових листів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Листування – важлива складова сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості інформації, яка над-ходить до установ у вигляді пропозицій, довідок, повідом-лень, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з діловодства (затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 п.2.9.) зазначається: “Установа під час здійснення оперативних зв’язків з орган-ізаціями, що належать до сфери її управління, іншими уста-новами та організаціями, окремими громадянами, може над-силати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо”.

За даними управлінської статистики, понад 50% усіх управ-лінських документів – це службові листи. Практично кожне третє управлінське рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки, а потім і виконання супроводжуються листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї чи іншої пробле-ми. Особистісний фактор загалом припустимий у прийнятті управлінських рішень, але при письмовому їх оформленні, особ-ливо при інформуванні зовнішніх організацій чи партнерів, слід дотримуватись певних етичних норм, ділового стилю, культу-ри письмового спілкування тощо. У практиці менеджменту відпрацьовані певні правила складання ділових листів. По-пер-ше, загальноприйнятою нормою припускається написання від руки тільки приватних листів. Кожна установа або фірма по-винна мати відповідну організаційну техніку. По-друге, в уп-равлінській практиці існує багато атрибутів, що безпосередньо

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

чи опосередковано впливають на успіх у бізнесі: наявність оф-ісу, персоналу, зовнішніх ознак установи (фірмовий знак, емб-лема), вивіски, штампа, печатки та бланків документів. Необх-ідно мати фірмовий бланк листа. Вже за його зовнішнім виглядом у адресата може скластись певне враження про адре-санта. Адже ділове листування сьогодні - це не тільки тра-диційні паперові документи або їх сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж установи, який працює на неї не лише при особистому спілкуванні за столом переговорів, а й пред-ставляє її (на відстані без обов’язкової безпосередньої участі. По-третє, проблеми, пов’язані із складанням текстів ділових листів, обумовлені не тільки встановленими правилами і вимо-гами до такого роду документів, а й особистісними якостями, професіоналізмом, загальним культурно-освітнім рівнем.

Американський довідник для працівників федеральних служб “Прості листи (мова і стиль службових документів)” дає просту і водночас дуже суттєву пораду: при складанні листів дотримуватися “правила чотирьох слів” - стислість, простота, ефектність, переконливість.

Певна річ, у кожній країні мають місце свої особливості оформлення документів. Однак основні правила і вимоги до форми і стилю ділових листів мають багато спільного, і сучас-ний керівник має ними вільно володіти.

Американські теоретики в галузі менеджменту С. Дип і Л. Сасмен у своїй праці “2000 порад бізнесмену” (N.Y, 1997, с. 54-61) сформулювали такі основні рекомендації:

♦          Пишіть виразно, але не намагайтеся справити враження. Використовуйте короткі та зрозумілі слова. Пишіть речен-ня кількістю 16-18 слів. Речення, що містять більше 20 слів, є показником того, що менеджер не володіє вмінням писати ділові листи.

♦          Зберігайте позитивну інтонацію: пишіть про переваги, a не про особливості, специфіку, недоліки тощо.

♦          Більше конкретики, менше абстрактності. He захоплюй-тесь багатослів’ям, уникайте загальних канцеляризмів, за-старілих зворотів і пишномовних фраз.

Розділ 4. Ділове листування

♦          Частіше використовуйте загальновживані мовні звороти. Але при цьому лист повинен виглядати професійно.

♦          Початок листа повинен бути енергійним. Виділяйте го-ловне іншим шрифтом або курсивом, але уникайте вико-ристання верхнього регістру (великих літер) або зайвих підкреслювань.

♦          Треба знати партнера по бізнесу. Використовуйте мову (терміни) вашого партнера по бізнесу, до якого ви звер-таєтесь.

♦          Листи повинні бути особистими. Використовуйте осо-бисті займенники “вас”, “ви”, “ми”, “нас”.

♦          Якщо в листі міститься прохання, то про нього треба на-писати в останньому реченні або фразі.

Існують численні види службових листів.

Листування поділяється на офіційне і приватне. Приватне листування відноситься до епістолярного жанру, тобто письмо-вого відображення особистого життя громадян. Предметом роз-гляду в межах досліджуваної проблематики є офіційні листи. В свою чергу офіційні листи можна поділити на відкриті служ-бові листи і службові листи з помітками “особисто” або “конф-іденційно”. Такі помітки на конвертах чи безпосередньо на листах можуть мати два значення: або лист є суто особистим, або ж він містить інформацію обмеженого доступу.

Таким чином, сфера, в межах якої здійснюється ділове лис-тування, визначає його особливості і основні вимоги до нього. Виходячи з них, офіційне листування повинно:

♦          вестись відповідно до чинного законодавства;

♦          надходити від повноважних органів, установ, фірм і підпи-суватись компетентними особами;

♦          мати зовнішні ознаки і структуру відповідного жанру діло-вого спілкування;

♦          складатися грамотно, ретельно, без виправлень;

♦          мати офіційно-діловий стиль викладу, включати перекон-ливу аргументацію, точні і зрозумілі характеристики і висновки;

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

♦          містити об’єктивні відомості про висвітлювані події і фак-ти; супроводжуватись необхідними доказами, пояснення-ми, допоміжними матеріалами;

♦          відповідати вимогам і правилам виготовлення документів на певних друкарських пристроях.

Офіційний характер такого листування і етика ділового спілкування вимагають відповідної технічної якості документів, що забезпечується використанням відповідних друкарських пристроїв. У складанні листів, що передаються через мережі електрозв’язку, а також електронною або звичайною поштою, є певні відмінності, що визначає структуру тексту, його компо-зиційні особливості, мову, стиль і подання інформації.

За способом передачі інформації листи поділяються на:

♦          звичайні листи, що пересилаються в конвертах поштою або за допомогою кур’єрського зв’язку;

♦          листи-телеграми - повідомлення, що передаються через телеграфну мережу;

♦          листи-факси, що надсилаються каналами факсимільного зв’язку у вигляді паперових копій основного листа;

♦          листи-телефонограми - повідомлення, що передаються усно каналами телефонного зв’язку і записуються (дру-кується) одержувачем;

♦          електронні листи, що передаються “електронною поштою” через систему зв’язку між ЕОМ у вигляді відеограми на екрані монітора або паперової копії, надрукованої на принтері.

Текст ділового листа, як правило, висвітлює тільки одне питання, але така вимога не виключає багатоаспектності його змісту. Виходячи з цього, службові листи можна поділити на прості і складні. Прості листи мають бути викладені у вигляді зв’язного літературного тексту в логічній причинно-наслідковій послідовності. Вони нескладні для сприйняття, не викликають труднощів при реєстрації, визначенні виконавців і подальшій систематизації. Складні листи можуть відображати багато підходів до розв’язання поставленого завдання, тому при їх

Розділ 4. Ділове листування

оформленні можуть бути використані різноманітні форми вик-ладу тексту. Це зв’язний літературний текст, таблиця, анкета, математичні викладки, розрахунки тощо. Композиційні особли-вості ділового листування вимагають професійних навичок при їх опрацюванні в діловодстві установи. Якщо автору листа (ад-ресанту) необхідно звернутись до одного й самого адресата з приводу кількох питань, доцільно скласти окремі листи-запити з кожного конкретного питання. Це не тільки спрощує технічне опрацювання листів в установі-адресаті, а й значною мірою га-рантує якісний рівень і найкоротший термін розв’язання всіх питань, оскільки дозволяє більш чітко визначити виконавців і прискорити відповіді на письмові запити або завдання.

За формально-діловодною ознакою ділові листи можна под-ілити на ініціативні листи (Приклад 19) і листи-відповіді (При-клад 20). До ініціативних листів відносяться директивні листи, листи-запити (в т.ч. комерційні оферти), листи-пропозиції, ли-сти-рекламації, листи-нагадування, листи-попередження, листи-запрошення, листи-повідомлення, супровідні листи, листи-зая-ви, листи-скарги та деякі інші. На більшість ініціативних листів установи – отримувачі дають відповідь у вигляді листів-підтвер-джень, листів-відгуків, листів-звітів, листів-довідок (у т.ч. анал-ітичних), листів-відмов, листів-погоджень і т.ін.

Оформлення всіх видів і різновидів службових листів має багато спільного. Лист складається з окремих реквізитів, обо-в’язкових для всіх управлінських документів, і, крім того, вклю-чає деякі реквізити, властиві лише цій групі офіційних доку-ментів. Відповідно до ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-роз-порядчої документації. Вимоги до оформлення документів” при оформленні і опрацюванні службових листів використовують-ся такі реквізити:

постійні

 

1          – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

2          – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3          – зображення нагород;

4          – код організації;

 

6          – назва організації вищого рівня;

7          – назва організації;

8          – назва структурного підрозділу організації;

9          – довідкові дані про організацію;

 

змінні

 

11– дата документа;

12– реєстраційний індекс;

13– посилання на реєстраційний

індекс і дата документа, на який

надсилається відповідь;

16– адресат;

19– заголовок до тексту документа;

20– відмітка про контроль;

21– текст документа;

22– відмітка про наявність додатків;

23– підпис;

26– відбиток печатки;

28– прізвище виконавця і

номер його телефону;

29– відмітка про виконання

документа і направлення

його до справи;

30– відмітка про наявність

документа в електронній формі;

31– відмітка про надходження

документа до організації

 

Розділ 4. Ділове листування

До першої групи, яку складають постійні реквізити, відно-ситься бланк листа (див. 3.2. Приклад 15). Інша його назва – фірмовий бланк. З точки зору термінології це некоректно, але по суті в більшості випадків правильно. Бланк листа як носій тексту при службовому листуванні виконує ще й роль візит-ної картки установи або фірми. Дуже важливу роль відіграє візуальне сприйняття фірмового бланка установи-адресата як можливого ділового партнера. Якщо мова йде про державну установу, то офіційний характер листа засвідчується зобра-женням державного герба як основного символу повнова-жень і гарантій. Фірмові ж бланки установ недержавної фор-ми власності часто містять зображення логотипів, товарних знаків, знаків обслуговування. Поширення таких візуальних ознак на офіційні бланки установ потребує більш глибокого вивчення питань, пов’язаних із їх походженням, використан-ням і захистом.

Становлення сфери законодавчого регулювання викорис-тання товарних знаків та їх охорони відбувалося в період про-мислової революції і веде свій початок від середини ХІХ ст. (у Франції – з 1857 р., Італії – 1868 р., США – 1881 р., Росії – 1896 р.). З метою законодавчої уніфікації документування ко-мерційної діяльності в 1883 р. підписано міжнародну Паризь-ку конвенцію “Про охорону промислової власності”, а в 1891 р. укладено Мадридську угоду “Про міжнародну реєстрацію знаків”. Хоча у світі до сьогодні не існує єдиного визначення так званого товарного знака, у США він має назву марки, в Монголії – виробничого знака, в Європі – розпізнавального знака і т.ін.

На відміну від товарного знака торговельна марка (марка виробника) містить такі відомості: повне або скорочене най-менування організації (виробника або продавця), її адресу, га-лузеве підпорядкування, сорт товару і номер стандарту або технічних умов. Марка є одним із видів обов’язкового маркі-рування продукції, товарів і вантажів, вона може також вклю-чати товарний знак.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 19

СПІЛКА АРХІВІСТІВ УКРАЇНИ

А Р Х І В І Н Ф О Р М

КОНСАЛТИНГОВИЙ ЦЕНТР

 

Вул.Володимирська, 22а, м.Київ, 01601 Україна, т.228-38-60

             №      

На №  

 

Українська академія аграрних наук

вул.Суворова, 9 м.Київ, 01Г Про підвищення      1

L кваліфікації  J

Шановні колеги!

З метою впровадження в практику управління сучасних методів документаційного забезпечення менеджменту та підвищення кваліфікації фахівців в галузі діловодства і архівної справи, Консалтинговий центр “Архівінформ” розпочинає серію тематичних навчальних семінарів з питань організації діловодства і відомчого зберігання документів.

Базова Програма підготовлена провідними фахівцями, розрахована на 36 академічних годин і передбачає як денну, так і вечірню форми навчання у групах 12 – 15 осіб. За бажанням установ Консалтинговим центром пропонується організація окремих тематичних семінарів у Вашій установі в найбільш прийнятний для Вас час.

Загальна вартість повного курсу навчання на одного слухача складатиме 100 – 120 у.о. Оплата в національній валюті по курсу НБУ на день оплати.

З повагою

Керівник центру       підпис ініціали, прізвище

Малярчук 228 03 21

Розділ 4. Ділове листування

Приклад 20

Українська Академія аграрних наук

(УААН)          Архівінформ

вул. Суворова, 9, м.Київ, 01010      вул. Володимирська, 22а

т. 254-27-24, fax 290-74-12  м.Київ, 01601

             №      

На №  

ГПро підвищення     1

|_кваліфікації  J

Шановні колеги!

Ми зацікавлені в співпраці з Програмою підвищення кваліфікації і просимо Вас провести курс навчання по оформленню управлінських документів з фахівцями спеціалізованих підрозділів апарату президії Академії. Дату проведення і форму занять просимо узгодити з керівником відділу по контролю виконання та діловодству Горенко О.М.

З повагою

Віце-президент         підпис ініціали, прізвище

Горенко 226-32-84

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Торговельна марка і товарний знак не є взаємозамінними. Формою закріплення інформації про товар може бути ярлик, штамп, клеймо, а про фірму-товаровиробника - фірмовий бланк для документів, у тому числі комерційних. Таким чином, комер-ційний знак виконує дві функції - гарантійну і рекламну. Якщо товар під відомим товарним знаком не буде затребуваний спо-живачем, то ділові стосунки між цією фірмою та її партнерами можуть бути порушені або й зовсім втрачені. Отже, в ринкових умовах будь-який товар чи послуга, навіть дуже якісні, потре-бують ефективної реклами. Рекламоспроможність товарного знака визначається закладеною в ньому ідеєю, асоціативністю, естетичністю оформлення (в тому числі благозвучністю), при-стосованістю до сучасних потреб суспільства. Всі ці вимоги треба враховувати при його створенні.

Відомий на ринку товарів і послуг знак підприємства має велику комерційну цінність. При продажу окремих підприємств у США вартість знака складає до 20% їх повної вартості. Відо-мо, що ціна товару з брендовим товарним знаком значно вища за ціну товару без такого знака або з невідомим знаком.

Товарний знак реєструється на ім’я організації або особи (громадянина), що здійснюють підприємницьку діяльність, зас-відчену відповідним положенням або свідоцтвом, які й містять зображення товарного знака.

Розрізняють такі товарні знаки:

♦          мовні;

♦          зображувальні;

♦          об’ємні;

♦          комбіновані.

Мовні товарні знаки - це слова або поєднання літер, на-приклад:

 

Розділ 4. Ділове листування

Зображувальні товарні знаки – це конкретні або абстрактні зображення, символи, цифри в художній трансформації, орна-менти тощо. Наприклад:

 

Об’ємні товарні знаки – це абстрактні або художні зобра-ження, подані у трьох вимірах (оригінальні форми самого ви-робу), наприклад:

 

Комбіновані товарні знаки – це поєднання елементів інших форм у певні композиції, наприклад:

 

Законом передбачено виключне право власника на володі-ння товарним знаком (“Закон України про охорону права для товарів і послуг” від 15.12.1993р.). його захист здійснюється судовими установами в порядку, встановленому чинним зако-нодавством України.

Дотримання всіх правил проектування і оформлення фірмо-вих бланків документів значною мірою підвищує ефективність ділових листів у розв’язанні будь-яких управлінських завдань.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Здавалось би, чого простіше - написати листа, але існують певні канони у написанні ділових листів, недотримання яких може не тільки негативно позначитись на Вашому особистому престижі чи престижі Вашої фірми, а й стати перешкодою на шляху укладання вигідних контрактів і тим самим завдати істотних матеріальних збитків Вам і Вашій фірмі. Об’єктом особ-ливої уваги при цьому є складання тексту листа.

Текст листа - головний елемент документа. Иого складан-ня потребує наявності об’єктивних відомостей про стан справ, події, факти, пропозиції тощо, які є предметом доку-ментування, оскільки головними вимогами до тексту доку-мента є достовірність і об’єктивність його змісту, повнота інформації, а також нейтральність тону і максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відбивають реальний стан речей. Автор має чітко усвідомлювати, що і з якою метою він хоче повідоми-ти в листі, і що є відправною точкою цієї його дії. Точність документа досягається недопущенням подвійного тлумачен-ня вміщених у ньому висловів та окремих слів. 3 цією ме-тою слід уникати використання специфічних зворотів, жар-гонних висловів, зайвих скорочень і навіть не пояснених заздалегідь завуальованих слів і кодів. Повним може вважа-тись такий текст ділового листа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Для цього автор має чітко визначити мету свого звертання до адресата, що може полягати в очікуванні:

♦          певної прогнозованої реакції на висловлені пропозиції, висновки тощо;

♦          запланованої відповіді або початку конкретних дій, спо-нукальним мотивом до яких стало дане повідомлення.

Стислий текст - це такий, у якому відсутні смислові повто-ри, зловживання епітетами, порівняннями, неологізмами, а та-кож надмірно довгі розмірковування, далекі від суті справи. Тільки у складних листах, які вимагають значного обсягу інфор-мації для аналізу управлінської ситуації чи обґрунтування пев-ної точки зору, припускається більш поширений і описовий виклад тексту. Хоча для таких управлінських ситуацій передРозділ 4. Ділове листування

бачені інші види документів – протоколи (де особисті думки працівників фіксуються в тексті виступів і доповідей, що дода-ються), доповідні записки ( аналітичного та інформаційного характеру), звіти.

Переконливим є такий текст, який поєднує в собі дос-товірність, точність, повноту і стиль (тон, мотив) викладу, що переконують адресата сприйняти інформацію як поштовх до дії.

Текст ділового листа складається з таких частин: вступу, основного змісту, висновків.

У вступі, як правило, вказуються привід, мотивація, причина написання листа або дається обґрунтування проблем, завдань тощо.

Все частіше у практиці ділового листування у вступній час-тині тексту використовуються форми ввічливого звертання до офіційних осіб або колективів. Слід зазначити, що цей обов’яз-ковий елемент вступу при оформленні ділових листів раніше ви-користовували лише в комерційному листуванні або в листах-запрошеннях. Зміни в суспільстві, і насамперед у економіці країни, все більше посилюють особистісний фактор в управлінні і, таким чином, стає більш аргументованим використання шаноб-ливого звертання як обов’язкової складової першої композицій-ної частини листа. При зверненні до адресата враховують його посадовий ранг, сферу діяльності і деякі інші моменти. Найбільш узагальненою формою звертання можна вважати таку:

Шановний……. (ім’я та по батькові)! або:

Шановні панове!

При звертанні до посадових осіб вищого рівня влади та управління допускається зазначення лише посади, наприклад:

Шановний пане Президент!

або:

Шановний пане Міністр!

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

У межах однієї сфери професійної діяльності звертання може мати такий вигляд:

Шановні колеги!

Після знаходження формули звертання до адресата і її офор-млення у вступній частині ділового листа формулюється (аргу-ментується) мета даного листа, тобто визначається тема діло-вого спілкування. Найбільш поширеними є два варіанти:

♦          посилання на ініціативний (директивний) нормативний акт або організаційно-розпорядчий документ, що став основою або приводом для листування;

♦          констатація факту, події тощо.

Приклад

Відповідно до Закону України “Про…………………………” та у зв’яз-ку з ……………підготовлено проект постанови щодо…………..

або:

Інститут провів соціологічні дослідження відносно кількісних і якісних показників кондитерських виробів, що пропонуються закладами громадського харчування м. Києва……….

Основний зміст листа з викладом, описом, поясненням подій і ситуацій та їх аналізом, обґрунтуванням тощо. У більшості конкретних ситуацій ділового спілкування основний зміст може бути вичерпаний двома-трьома реченнями. Хоча іноді розкриття основного змісту потребує докладного розгля-ду питань за окремими пунктами, що може супроводжуватись цифровими розрахунками, таблицями, схемами тощо. Такий детальний розгляд необхідно звести в єдине логічне ціле.

Висновки - це підсумок основного тексту, що, як правило, формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо. Ця частина починається одним із ключових слів: “просимо”, “повідомляємо”, “направляємо”, “рекомендує-мо”, “пропонуємо”, “запрошуємо”, “заперечуємо”, “не заперечуєРозділ 4. Ділове листування

мо” і т. ін. Саме на основі цих опорних слів можна визначити вид ділового листа: “просимо” - лист-прохання або запит; “по-відомляємо” - лист-повідомлення; “направляємо” - супровід-ний лист; “рекомендуємо” - лист-роз’яснення тощо.

Негативний висновок формулюється як заперечення про-позиції або прохання: “вважаємо недоцільним”, “не можемо забезпечити”, “не маємо” і т.ін.

Заключна частина листа може завершуватись формулою ввічливості, якщо у вступі була використана формула звертан-ня. Ця формула друкується на 2-3 рядки нижче тексту, з абза-ца, і відокремлюється від назви посади комою, наприклад:

З повагою,

Президент компанії  О.П. Слюсар

підпис

Іноді, виходячи з характеру управлінських проблем, вико-ристовують зворотний порядок викладу основних елементів тексту листа, а саме: спочатку викладають висновки, а потім обґрунтування. Така структура тексту, незалежно від будь-яких обставин, вважається некоректною відносно адресата, і її слід уникати в практиці документування менеджменту.

При підготовці і оформленні тексту службового листа слід дотримуватись таких основних правил:

♦          правильно і в певній послідовності розміщувати необхідні реквізити;

♦          текст листа викладати від третьої особи, наприклад:

Комісія розглянула…………………………

Університет пропонує…………………    

Інститут оголошує………………………  

♦          вживати стійкі словосполучення типу:

Відповідно до……………………………….

У зв’язку з……………………………………

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

3 метою         

У встановленому порядку

♦          вживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до відома, що…………………….

Наголошуємо, що…………………………….

Відповідно до попередньої домовленості

В порядку обміну досвідом…………………

У зв’язку з рішенням…

♦          вживати дієприслівникові звороти на початку речення:

Враховуючи………………....

Вважаючи………………….... Беручи до уваги………….. Розглянувши………………...

♦          використовувати прямий порядок слів у реченні: підмет -присудок; означення - перед означуваними словами; до-датки - після керуючого слова; вставні слова - на почат-ку речення.

♦          заміна активної форми дієслова пасивною: неправильно - Ви не затвердили… правильно - Вами не розглянуті

♦          вживати інфінітивні конструкції: Створити комісію……………………… Розглянути питання…………………

♦          використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і є зрозумілими для широкого кола людей;

♦          не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Службові листи можуть виготовлятись на друкарських при-строях або за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Текст листа друкується чітким, контрастним шрифтом без виправлень: на бланках формату А4 - через 1,5 інтервалу, на бланках формату А5 - через 1 інтервал. Реквізити документа відділяються один від одного 2-3 інтервалами. Так, наприклад, заголовок до тексту відділяється від самого тексту листа двома міжрядковими інтервалами, а реквізит “Підпис” - трьома.

Розділ 4. Ділове листування

При друкуванні листів друковані знаки розміщуються на такій відстані від межі лівого берега:

– 0 – для друкування реквізитів “Заголовок до тексту”, “Текст” (без абзацу), “Відмітка про наявність додатків”, “Назва посади” в реквізиті “Підпис”, “Прізвище виконав-ця та номер його телефону”; – 5 друкованих знаків – для початку абзацу в тексті; – 16, 24, 56 друкованих знаків – для оформлення таблиць

і трафаретних текстів; – 32 друкованих знаки – для реквізиту “Адресат”; – 40 друкованих знаків – для реквізиту “Гриф обмеження

доступу до документа”; – 48 друкованих знаків – для розшифровки підпису в рек-візиті “Підпис”. Службові листи як управлінські документи, що несуть інформацію, стилістика і зміст якої відбиває особисті якості автора та його професійний рівень, не можуть бути обмежені певним обсягом. Нумерація сторінок у листах починається з другої сторінки. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без будь-яких додаткових позначень (скорочення слова “сторінка” – стор., рисочки, крапки тощо) на верхньому березі аркуша посередині або ліворуч.