Warning: session_start() [function.session-start]: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_b25ba6aeba1f151bbb2b8a60d475a403, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
Розділ 4 Ділове листування 4.1. Правила оформлення службових листів : Документаційне забезпечення менеджменту : Бібліотека для студентів

Розділ 4 Ділове листування 4.1. Правила оформлення службових листів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Листування – важлива складова сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості інформації, яка над-ходить до установ у вигляді пропозицій, довідок, повідом-лень, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з діловодства (затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 п.2.9.) зазначається: “Установа під час здійснення оперативних зв’язків з орган-ізаціями, що належать до сфери її управління, іншими уста-новами та організаціями, окремими громадянами, може над-силати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо”.

За даними управлінської статистики, понад 50% усіх управ-лінських документів – це службові листи. Практично кожне третє управлінське рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки, а потім і виконання супроводжуються листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї чи іншої пробле-ми. Особистісний фактор загалом припустимий у прийнятті управлінських рішень, але при письмовому їх оформленні, особ-ливо при інформуванні зовнішніх організацій чи партнерів, слід дотримуватись певних етичних норм, ділового стилю, культу-ри письмового спілкування тощо. У практиці менеджменту відпрацьовані певні правила складання ділових листів. По-пер-ше, загальноприйнятою нормою припускається написання від руки тільки приватних листів. Кожна установа або фірма по-винна мати відповідну організаційну техніку. По-друге, в уп-равлінській практиці існує багато атрибутів, що безпосередньо

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

чи опосередковано впливають на успіх у бізнесі: наявність оф-ісу, персоналу, зовнішніх ознак установи (фірмовий знак, емб-лема), вивіски, штампа, печатки та бланків документів. Необх-ідно мати фірмовий бланк листа. Вже за його зовнішнім виглядом у адресата може скластись певне враження про адре-санта. Адже ділове листування сьогодні - це не тільки тра-диційні паперові документи або їх сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж установи, який працює на неї не лише при особистому спілкуванні за столом переговорів, а й пред-ставляє її (на відстані без обов’язкової безпосередньої участі. По-третє, проблеми, пов’язані із складанням текстів ділових листів, обумовлені не тільки встановленими правилами і вимо-гами до такого роду документів, а й особистісними якостями, професіоналізмом, загальним культурно-освітнім рівнем.

Американський довідник для працівників федеральних служб “Прості листи (мова і стиль службових документів)” дає просту і водночас дуже суттєву пораду: при складанні листів дотримуватися “правила чотирьох слів” - стислість, простота, ефектність, переконливість.

Певна річ, у кожній країні мають місце свої особливості оформлення документів. Однак основні правила і вимоги до форми і стилю ділових листів мають багато спільного, і сучас-ний керівник має ними вільно володіти.

Американські теоретики в галузі менеджменту С. Дип і Л. Сасмен у своїй праці “2000 порад бізнесмену” (N.Y, 1997, с. 54-61) сформулювали такі основні рекомендації:

♦          Пишіть виразно, але не намагайтеся справити враження. Використовуйте короткі та зрозумілі слова. Пишіть речен-ня кількістю 16-18 слів.