3.4. Правила оформлення змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Оформлення змінних реквізитів вимагає оперативного здійснення заходів для забезпечення чіткого документування прийнятого управлінського рішення. Така оперативність дося-гається шляхом спрощення процесу підготовки документів, прискорення їх проходження і виконання, а також створення умов для їх подальшого використання і зберігання. Виконання цього завдання вимагає дотримання ряду обов’язкових вимог:

♦          використання бланків із фіксованою постійною інформаціею про установу;

♦          грамотного викладу тексту документа;

♦          формулювання стислого змісту - “заголовка до тексту”, який дае уявлення про його призначення, важливість, тер-міновість і навіть цінність;

♦          точне адресування, що забезпечуе можливість виконання документа. Ця вимога поширюеться і на резолюцію, в якій виконавець повинен бути конкретно визначений;

♦          наявність спеціальних позначень - індексу, відмітки про над-ходження, відмітки про наявність додатків, зазначення прізвища виконавця і номера його телефону, грифів затверд-ження, погодження, обмеження доступу до документа тощо.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

З метою вдосконалення процесу створення і оформлення організаційно-розпорядчої документації розроблено комплекс правил і вимог, викладених у ДСТУ 4163 “Державна уніфіко-вана система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання доку-ментів» [18] та «Методичних рекомендаціях щодо застосування ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (Держко-мархів України, 2004) [40].

Зупинимось на основних правилах оформлення змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів.

Дата документа (реквізит 10) є обов’язковим елементом засвідчення або фіксування фактів і подій у процесі їх докумен-тування. Дата пов’язує документ із певним відрізком часу, виз-начаючи початок або завершення дії, вказуючи на час прийнят-тя або виконання рішення.

Реквізит “дата” проставляється нижче назви документа, поряд із реєстраційним індексом, у спеціально відведеному місці (обмежувальної риски для дати). Дата вказується арабсь-кими цифрами і розміщується в один рядок у такій послідов-ності: число, місяць, рік (наприклад: 24.01.2004 або: 24.01.04). Припускається зазначення дати у зворотному порядку: 2004.02.04. У нормативно-правових актах і фінансових доку-ментах використовується словесно-цифровий спосіб оформ-лення дати (наприклад: 15 травня 2004 р.).

Дата проставляється особами, що підписують або затверд-жують документ, одночасно з його підписанням або затверджен-ням. Так, наприклад, лист, наказ датуються днем їх підписан-ня, а інструкція, план – днем їх затвердження. Однак деякі документи (зокрема, акти, протоколи) датуються не днем їх підписання, а часом проведення заходів, зафіксованих цими до-кументами. Якщо такий захід триває кілька днів, то на документі вказуються дати його початку і закінчення через дефіс (наприк-лад: 03.07.2004 – 06.07.2004).

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Датою документа також може бути день його прийняття або реєстрації. Так, спільні постанови, рішення директивних органів, листи датуються днем їх остаточної реєстрації.

Якщо документ оформлений не на бланку, його дата про-ставляється під текстом поряд із підписом (наприклад, заяви, пояснювальні і доповідні записки). Дата затвердження або по-годження документа вказується у відповідних грифах.

Таким чином, дата документа є його обов’язковим реквізи-том, обумовленим юридичною вимогою, і виступає основною пошуковою ознакою, використовуючись при посиланні на до-кумент разом із його назвою і реєстраційним індексом.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) являє собою умовне позначення, використовуване з метою обліку, пошуку і систематизації документів. Індекс у стислій формі містить повні довідкові дані про документ: назву виду документа, автора, при-значення, місце знаходження оригіналу (копії), термін зберіган-ня тощо. Реєстрація документа забезпечує його включення в систему управлінських дій і сприяє його виконанню, встанов-лює відповідальність за його подальше функціонування.

Формально реєстрація полягає в занесенні в облікову фор-му відомостей про документ і присвоєння йому реєстраційно-го індексу як факту документування і надання документу юри-дичної сили. Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційно-контрольна картка (РКК), придатна для обробки як у традиційних системах (картотеках), так і в елект-ронних мережах. Різноманітні форми обліку і реєстрації доку-ментів складають так звану інформаційно-пошукову систему з документів установи (ІПС).

При реєстрації документа він отримує умовне позначен-ня – реєстраційний індекс. Індексація здійснюється згідно з класифікаційною схемою документів установи, яка, в свою чергу, розробляється на основі класифікатора ділянок або питань діяльності, штатного розпису, наказу чи розпоряд-ження про розподіл функцій.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

При розробці системи індексів необхідно дотримуватися принципу однаковості індексації різних груп документів у всіх без винятку структурних підрозділах, а також стабільності прийнятих умовних позначень.

Принцип однаковості індексації полягає у зведенні індексів до однакової системи позначень і їх систематизації в залежності від порядку розташування складових. Класичний реєстрацій-ний індекс документа виглядає так: 01-15-148, де:

01 - індекс структурного підрозділу або напряму діяльності;

15 - номер справи, в якій знаходиться документ;

148 - порядковий номер надходження (відправлення) до-кумента.

Розглянемо приклади реєстраційної індексації вхідних і ви-хідних документів.

♦          Лист-замовлення на постачання обладнання для відділу

виставок і реклами (вихідний документ) матиме такий

вигляд: 09-7-128, де:

09 - класифікаційний індекс відділу виставок і реклами

за штатним розписом; 7 - номер справи, в якій знаходиться копія листа-замов-

лення; 128 - порядковий номер документа, надісланого устано-

вою, в межах одного календарного року.

♦          Протокол колегії цієї самої установи (внутрішній доку-

мент) матиме індекс: 01-3-15, де:

01 - класифікаційний індекс загального відділу установи

за штатним розписом; 3 - номер справи, в якій знаходиться протокол; 15 - порядковий номер протоколу в межах одного кален-

дарного року.

♦          Вхідний документ (крім листа-запиту) матиме індекс типу

345-04, де:

345 - порядковий номер надходження документа до ус-танови;

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

04 – класифікаційний індекс відповідного відділу-вико-навця; … – після опрацювання (виконання) завдання в доку-менті зазначається номер справи, в якій зберігається ви-конаний документ.

Принцип стабільності індексації документів передбачає дов-гострокове використання системи індексації та умовних позна-чень. Зміни в системі індексації документів уповільнюють про-цес визначення змісту документа і його належності, відсуваючи в часі його виконання. Система класифікації та індексації до-кументів може переглядатись тільки у зв’язку із значними змінами у структурі установи і складі її документів, а також у зв’язку із здійсненням радикальних заходів для вдосконален-ня документаційного забезпечення управління.

Індексація окремих груп документів має певні особливості. Так, зокрема, накази, розпорядження, вказівки, протоколи, акти, інструкції обліковуються за індивідуальною схемою: замість індексу їм присвоюється лише порядковий номер у межах одного календарного року. Нумерація зазначених до-кументів здійснюється окремо в кожній групі чи підгрупі. Так, наприклад, накази нумеруються окремо від протоколів; нака-зи з особового складу – окремо від наказів з основної діяль-ності; протоколи колегії – окремо від протоколів науково-тех-нічної ради, і т.ін. Нумерація ведеться, як правило, в порядку зростання протягом календарного року. Цей порядок поши-рюється і на документи виборних органів, для яких встанов-лено термін повноважень.

Порядкові номери розпорядчих, протокольних документів і т.ін. проставляються безпосередньо під час їх реєстрації, яка має здійснюватися в день їх підписання. Якщо ці документи призначені для відправлення за межі установи, до них додаєть-ся супровідний лист, у якому проставляється вихідний індекс. При реєстрації інших груп внутрішніх документів (доповідні записки, заяви тощо) порядкова нумерація не використовуєть-ся: їх реєстраційний індекс складається з класифікаційного по-значення підрозділу, яким розроблено документ, і справи, в

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

якій він зберігатиметься (наприклад, доповідна записка керів-ника підрозділу складається з класифікаційного номера підроз-ділу і номера справи, в якій зберігатиметься оригінал доповід-ної записки).

Індекс спільного нормативно-правового акта складається з індексів установ, якими він виданий, і записується через дріб (наприклад: постанова 415/41).

Індексами телеграм, телефаксів мають бути позначення підрозділів, якими вони складені або якими будуть виконува-тись. До цього індексу в реєстраційній формі додається відмітка про номер справи, в якій зберігатиметься телеграма, телефакс.

В установах із значним документообігом номер справи до індексу документа доцільно додавати в структурних підрозді-лах, якими створено або виконується даний документ, для по-легшення його пошуку.

Посилання на реєстраційний індекс документа (реквізит 13) містить реєстраційний індекс і дату документа, на який даєть-ся відповідь. Цей реквізит розташовується у бланковій частині документа нижче реєстраційного індексу, на спеціально відве-деному місці. Заповнення цього реквізиту є суто механічною операцією, хоча вимагає уважності.

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) про-ставляється безпосередньо на документах у верхній частині праворуч без лапок друкованим способом або за допомогою відповідного штампу і складається із слів:

Для службового користування

або

ДСК

Переліки документів, що містять конфіденційну інформа-цію, яка є власністю держави і якій надається гриф обмежен-ня доступу „Для службового користування”, розробляються і вводяться в обіг міністерствами, іншими центральними орга-нами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Респуб-ліки Крим, а також обласними, Київською та Севастопольсь-Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

кою міськими державними адміністраціями, в яких утворю-ються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.

Необхідність надання документу грифу обмеження досту-пу визначається на підставі переліків та „Інструкції про поря-док обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіден-ційну інформацію, що є власністю держави”, затвердженої По-становою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 [14].

Прийом і облік (реєстрація) документів із грифом “Для службового користування” здійснюються канцелярією органі-зації, яка веде облік несекретної документації. На документацію з грифом “ДСК”, як правило, поширюється вимога одноразової реєстрації. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “ДСК”. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.

Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить до організації (в тому числі документи, створені на персональних комп’ютерах), приймається і розкривається цен-тралізовано в канцелярії співробітниками, яким доручена робо-та з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок і примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. В разі відсутності в конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправникові.

Документи з грифом “Для службового користування” після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурою справ несекретного діло-водства. Номенклатура справ обов’язково включає всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом “ДСК”. В залежності від виробничих та інформаційних потреб установи такі документи формуються у справи окремо або ра-зом з іншими несекретними документами, присвяченими одно-му й тому самому питанню. Якщо діяльність певної організації

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

вимагає створення і обробки великої кількості однакового виду документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “Для службового користування”, доцільне їх формування в окремі справи. При цьому у графі номенклатури справ “Індекс спра-ви” до номера справи з таких документів додається позначка “ДСК”. Сформовані справи документів із грифом “Для службо-вого користування” мають аналогічне позначення на обкладинці і титульній сторінці, а також внутрішній опис документів. Спра-ви з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом “ДСК”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення. Згідно з чинним законодавством категорично забороняється вилучен-ня із справ або переміщення документів із грифом “Для служ-бового користування” з однієї справи до іншої без дозволу кан-целярії. Про всі вилучення або переміщення документів робиться відмітка в облікових формах, включаючи внутрішні описи. Забороняється також виносити ці документи за межі службових приміщень установи.

До роботи із справами і документами, що містять інформа-цію обмеженого користування, допускаються посадові особи, які мають певний досвід роботи і безпосереднє відношення до питань, зазначених у цих документах. Якщо в установі не виз-начений список категорій працівників, які допускаються до роботи з документами і виданнями з грифом “ДСК” в основ-них установчих документах (постанові чи наказі про створен-ня установи, положенні, статуті тощо), то для роботи з кожним конкретним документом такої спрямованості керівник устано-ви дає письмове розпорядження – найчастіше у формі резо-люції або вказівки. Персональна загальна відповідальність за будь-які дії відносно документів і видань із грифом “ДСК”, що суперечать нормам чинного законодавства, покладається на керівників установ, якими створено або одержано такий доку-мент. Хоча не слід ототожнювати документи з грифом “Для службового користування” і документи з грифом “Таємно”.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Адже, по-перше, обмеження доступу до інформації і таємна інформація є різними категоріями інформації. По-друге, вихо-дячи з такого визначення категорії інформації, документи з грифом “ДСК” обробляються і зберігаються в загальному діло-водстві певної управлінської структури, а документи з грифом “Таємно” мають власні організаційні структури і відповідні нор-мативні документи щодо порядку обліку, виконання і зберігання таких документів. До того ж дозвіл на роботу з такими доку-ментами надається не керівником установи, а регіональними міжвідомчими органами служб безпеки держави.

Дуже часто, особливо в установах соціокультурної діяль-ності, відбуваються публічні заходи. Тому слід пам’ятати, що забороняється користуватись відомостями, які містяться в до-кументах із грифом “Для службового користування”, у відкри-тих виступах або з метою їх публікації в засобах масової інфор-мації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадсь-ких місцях. Під час відкритого радіозв’язку не слід передавати відомості обмеженого користування: вони можуть передавати-ся тільки за допомогою дротового зв’язку при наявності на документах телеграмах штампу “Серія П”. Під час користуван-ня дротовим зв’язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів. Посади адресатів і відправників вказувати забороняється.

Представники інших організацій допускаються до ознайом-лення і роботи з документами з грифом “ДСК” з дозволу кер-івника організації, у віданні якого перебувають ці документи, при наявності письмового запиту організацій, у яких вони пра-цюють, із зазначенням характеру виконуваного завдання.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом “ДСК” і передача їм таких матеріалів припускається в кожному окремому випадку за письмовим дозволом керівників організацій, якими надано цим докумен-там даний гриф. Такі документи попередньо розглядаються відповідними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передачі або можливість зняття грифу обмежен-Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

ня доступу до документа, якщо на момент ознайомлення або передачі відомостей, які містяться в документах, вони втрати-ли своє первісне значення.

Але якщо в документах із грифом “Для службового корис-тування” містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передача їх за кордон або в засоби масової інформації може бути здійснена лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з гри-фом „Для службового користування” в порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

Етика сучасного менеджменту вимагає коректності у повод-женні з інформацією з огляду на її джерела, обмеження в по-ширенні, достовірність і т. ін. Слід пам’ятати, що ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами, що мають гриф “Для службового користування”, а також пере-давання їм конфіденційної інформації здійснюються згідно з Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю дер-жави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою Постано-вою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996р. № 558.

Адресат (реквізит 16). На багатьох видах службових доку-ментів (листах, доповідних записках, довідках, вказівках) про-ставляється назва адресата, тобто установи або особи, якій вони направляються, тому даний реквізит повинен містити су-купність точних і повних даних, на основі яких документ може бути доставлений за призначенням.

Реквізит “адресат” може містити таку максимальну кількість елементів:

♦          назва організаціг - адресата (у називному відмінку);

♦          назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

♦          назва посади одержувача (у давальному відмінку);

♦          прізвище (у давальному відмінку) та ініціали;

♦          поштова адреса.

Кожна із зазначених складових друкується з нового рядка на відстані 2 міжрядкових інтервалів, тоді як кожний елемент,

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

якщо він має кілька рядків, друкується через 1-1,5 міжрядкових інтервали. Максимальна довжина рядка не повинна перевищу-вати 80мм і заходити на праву межу текстового берега. Розді-лові знаки (крапки і коми) між складовими частинами адреса-та не ставляться.

Якщо прізвища керівників установи або структурного підрозділу невідомі, то доцільно адресувати документ установі або структурному підрозділу без зазначення посадової особи, оскільки це не впливає на зміст даного документа. В такому разі назва установи чи структурного підрозділу вказується в назив-ному відмінку, наприклад:

Державне казначейство України Фінансово-економічне управління

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Президенту Української спілки промисловців і підприємців

Даниленку М.К.

Разом з тим при направленні документа, призначеного для виконання конкретною посадовою особою або структурним підрозділом, не слід адресувати його керівникові з метою при-скорення проходження документа. Якщо він надсилається поса-довій особі, то назва установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата – в давальному, наприклад:

Міністерство охорони здоров’я України

Начальнику Головного лікувального управління

Павлову П.П.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Якщо документ адресується багатьом однорідним організа-ціям, адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:

Директорам обласних

державних архівів,

міст Києва і Севастополя

На листах, повідомленнях та інших документах, що направ-ляються в різні установи для розв’язання тих чи інших питань не часто або одноразово, слід вказувати поштову адресу. Вона вміщується нижче назви адресата і його прізвища відповідно до Поштових Правил України (Правила надання послуг пошто-вого зв’язку, затверджені Постановою Кабінету Міністрів Ук-раїни від 4 жовтня 2000р. № 1515). Адресування листів, що надсилаються за кордон, здійснюється у відповідно до Міжна-родних правил поштового зв’язку. В обох випадках складові поштової адреси включають назву вулиці, площі, проспекту і т.ін., в називному відмінку номер будівлі та інші пошукові дані, прийняті традицією даної країни; назву населеного пункту (міста, селища тощо); назву району, області; назву країни (для міжнародних поштових відправлень); поштовий індекс. Адре-са не повинна містити номерів телефонів, номерів факсів, а також електронної адреси. Наведемо приклад правильного ад-ресування:

Українська Академія аграрних наук

вул. Суворова, 9, м. Київ , 10, 01010, Україна або:

Заступнику Міністра освіти і науки України

Горенко А.М.

просп. Перемоги, 10, м. Київ, 135, 01135, Україна

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Якщо документ надсилається фізичній особі, то зазначаєть-ся її ім’я, по батькові і прізвище, в називному відмінку, після чого вказується поштова адреса. В разі потреби до прізвища адресата можуть додаватись почесні звання, вчені ступені тощо, наприклад:

Народному артисту України

Соломійку Івану Дем’яновичу

вул. Костьольна, 9, кв. 51, Київ, 1, 01001, Україна

Корисна площа документа та її розподіл для оформлення обов’язкових реквізитів передбачають зазначення на одному до-кументі не більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед заз-наченням другого, третього і четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більшому числу адресатів скла-дається список розсилання, і на місці адресування в кожному документі друкується конкретний адресат.

В управлінській практиці ділового листування, що має по-стійний або циклічний характер, поштові адреси можуть офор-млятися заздалегідь безпосередньо на конвертах друкарським способом. У міжнародний практиці листування найчастіше ви-користовуються конверти з “віконцем”. У цьому випадку по-штова адреса повинна оформлятися безпосередньо на доку-менті, у спеціально відведеній зоні. Сучасні державні стандарти України на управлінську документацію враховують вимоги і рекомендації міжнародної системи стандартизації до оформлен-ня офіційних документів. Дотримання цих вимог забезпечує безперешкодне пересування документації засобами поштового зв’язку не тільки всередині країни, а й за її межами.

Гриф затвердження документа (реквізит 17). Затверджен-ня документа є одним із способів його юридичного посилення або засвідчення. Засвідчення оригіналів управлінських доку-ментів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставляння печатки. Документи затверджуються після їх

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

підписання. Затвердженню підлягають не всі документи, що створюються в межах установи. Факт затвердження має своєю метою санкціонувати зміст документа або поширити (спряму-вати) його дію на певне коло установ, організацій тощо. Перелік документів, які мають обов’язково затверджуватися, встанов-люється в кожній установі у відповідності з її повноваження-ми і конкретними управлінськими завданнями. Такий перелік складається згідно з Примірним переліком (Постанова Кабіне-ту Міністрів України від 17.10.1997 № 1153. Додаток 12 до п. 4.6.10) з урахуванням традицій документування управлінської діяльності в певній установі. Затвердженню, як правило, підля-гають:

♦          положення про установи та їх структурні підрозділи;

♦          статути підприємств;

♦          штатні розклади;

♦          акти (перевірок, ревізій, експертизи, передачі справ, ліквідації установ, прийому-закінчення будівництва, спи-сання матеріальних цінностей);

♦          технічні завдання ( на проектування об’єктів капітально-го будівництва, проведення науково-дослідних, конструк-торських, технологічних робіт тощо);

♦          кошториси витрат;

♦          плани;

♦          програми;

♦          форми уніфікованих документів.

Затвердження цих документів може оформлятися двома способами:

♦          проставленням на документі грифу затвердження;

♦          виданням спеціального розпорядчого документа.

Обидва способи мають однакову юридичну силу.

Доцільність видання затверджуючого розпорядчого документа (постанови, наказу) визначається наявністю в ньому додатко-вих доручень або відомостей про термін дії, хід виконання ос-новного документа тощо. В такому разі основний документ, зміст якого затверджується окремим нормативним актом, вис-тупає додатком до цього нормативного акта і оформляється як

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

додаток. В інших випадках затвердження оформляється у виг-ляді грифу, який розміщується на першому аркуші документа, праворуч. Гриф затвердження складається з таких основних елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назва посади, особистий підпис посадової особи, що затверджує документ, її ініціали і прізвище, дата затвердження.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

                                  

підпис ініціали, прізвище

           

дата

У разі затвердження документа кількома посадовими осо-бами їх грифи розташовуються на одному рівні на першому аркуші, тобто на спільному бланку документа вздовж його вер-хнього берега:

ЗАТВЕРДЖУЮ        ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр промислової політики        Міністр транспорту України

України

                       

                       

підпис ініціали, прізвище

підпис ініціали, прізвище

           

           

дата дата

Якщо документ затверджується окремим нормативним ак-том (постановою, наказом, рішенням тощо), то гриф затверд-ження має такі елементи: слово ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назва нормативного документа, дата і номер документа в назив-ному відмінку. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Ректора університету від 04.06.2005 № 258 Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

При необхідності додаткового засвідчення оригіналу до-кумента або при засвідченні спільних документів на гриф затвердження може ставитись відбиток печатки відповідної організації.

Резолюція (реквізит 18) – це напис на документі, зробле-ний керівником власноручно світлостійким чорнилом. Резолю-ція містить вказівки щодо виконання документа, засвідчені його особистим підписом і датою. При складанні тексту резо-люції необхідно дотримуватись такої схеми:

 

Кому?

 

Що робити

 

В який термін

 

Таким чином, першим елементом резолюції на документі є визначення виконавця, другим – конкретна вказівка щодо ви-конання завдання, третім – термін виконання, а також особис-тий підпис і дата. Зміст конкретних вказівок, доручень не по-винен суперечити чинному законодавству та іншим нормативним документам. Він має в чіткій, зрозумілій формі доводити основне завдання до конкретних виконавців. На-приклад:

 

Правильно:

 

Навродському В.А.

Прошу підготувати проект програми комп’ютерного забезпечення документообігу до 20.04.2005

           

           

 

Неправильно:

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Якщо управлінське завдання, сформульоване у змістовій частині документа, потребує виконання кількома фахівцями, то доручення у вигляді резолюції дається всім посадовим особам. Головний виконавець вказується першим або поряд із його прізвищем робиться відповідний акцент (підкреслення, наголос тощо). Для виконання доручення головному виконавцю нада-не право скликати інших виконавців на наради, координувати їх роботу. Остаточний варіант рішення щодо виконання завдан-ня приймає головний виконавець, він документує його і подає на розгляд керівника.

Терміни виконання доручень, вказаних у резолюції, визна-чаються лише в тих випадках, коли на них відсутнє посилання в тексті документа. Більше того, керівник може не вказувати терміни виконання, маючи на увазі типові строки виконання документів та доручень. Поточний контроль і надання консуль-тацій з цього приводу здійснюється службами документаційно-го забезпечення менеджменту.

Як уже зазначалось, резолюція проставляється безпосеред-ньо на документі, нижче реквізиту „адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо на бланку документа немає вільного місця для резолюції або якщо він потребує багатоступеневого чи довгострокового виконання, припустимим є оформлення вказівок про виконання таких документів на окремих аркушах або спеціальних бланках – так званих “фішках”. Такі резолюції з відмітками про виконання доручень дають змогу простежити дії, спрямовані на досягнення кінцевої мети. При цьому “фішки” повинні зберігатись разом із документом і передаватись на по-дальше зберігання разом з основним документом.

Останнім часом для написання резолюцій-доручень усе більше використовуються спеціальні бланки з позначкою “До-ручення”. Найбільшого поширення вони набули в документа-ційному менеджменті установ вищого рівня управління. Вико-ристання спеціальних бланків обумовило їх самостійне просування як окремого виду документа – доручення.

Заголовок до тексту (реквізит 19). З метою максимального скорочення часу проходження документа та інших непродук-Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

тивних витрат у процесі документаційного менеджменту доц-ільним є формулювання заголовку до тексту кожного докумен-та. Такий заголовок граматично узгоджується з назвою доку-мента, а змістовно - з текстом документа і відповідає на питання: „про що?”. Заголовок до тексту документа оформ-люється ліворуч, нижче реквізиту „місце складання” або обме-жувальних позначок до реквізитів „реєстраційний індекс” і „по-силання на реєстраційний індекс і дату”, без лапок і будь-яких розділових знаків у кінці фрази. Він розміщується на площі, яка дорівнює чотирьом друкованим рядкам із кількістю знаків у кожному не більше 33, довжиною 73мм. Наприклад:

Г          1

Про відкриття салону-перукарні

L          J

або

Г          1

Про постачання нового обладнання

L          J

Неправильним є включення до реквізиту “заголовок” поси-лання на директивний чи будь-який інший документ, наприк-лад: „На виконання постанови Кабінету Міністрів...” Якщо за-головок до тексту не можна сформулювати стисло, він формулюється в довільній формі, але як відповідь на запитан-ня „про що?” У такому разі як виняток він може бути розміще-ний на більшій площі, ніж це передбачено державним стандар-том на організаційно-розпорядчу документацію, центровано. Наприклад:

ГПро посилення контролю за впровадженням]

державного стандарту “Уніфікована система

організаційно-розпорядчої документації.

L Вимоги до оформлення документів”       J

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Виходячи із специфічних особливостей тексту протоколу, що, як правило, спрямований на розв’язання широкого кола питань, розглянутих на конкретному засіданні, неможливо сформулювати до нього узагальнюючий заголовок. Тому заго-ловком до тексту протоколу виступає назва колегіального орга-ну, який протоколює своє засідання. Наприклад:

Г          1

Засідання науково-технічної ради

L          J

або:

Г          1

Засідання правління банку

L          J

Заголовок не формулюється до текстів телеграм, повідом-лень, запрошень, довідок та до інших документів, текст яких не перевищує семи друкованих рядків.

Відмітка про контроль (реквізит 20). Головним завданням контролю за виконанням є забезпечення реалізації прийнятих управлінських рішень у встановлені строки. Оскільки більшість управлінських рішень оформляється у вигляді документів, кон-троль за їх виконанням об’єктивно існує як контроль за вико-нанням певних документів. Контроль базується на таких поло-женнях:

♦          всебічність;

♦          оперативність;

♦          економічність;

♦          обов’язковість;

♦          превентивність.

Послідовність виконання контрольної функції в документац-ійному менеджменті можна зобразити у вигляді схеми (схема 4).

Об’єктами контролю можуть виступати не лише документи директивних органів і ті, що включені в перелік документів із зазРозділ 3. Організаційно-розпорядча документація

 

Перенесення доручень у РКК

Виконання

3[

 

Вхід

 

Отримання документа

Затвердження документа

Підписання документа

 

            Підписання документа

           

 

           

            Затвердження документа

 

Схема 4

наченням строків виконання, а й окремі завдання, доручення, прохання, зафіксовані в організаційно-розпорядчому документі.

Контрольну функцію можна вважати однією з основних у циклі документаційного забезпечення менеджменту будь-якої системи управління. Попередження виконавцю про невиконані документи, а також нагадування про строки їх виконання є обов’язковою складовою контролю (див. Перелік документів із зазначенням терміну виконання). У зв’язку з порушенням термінів виконання менеджери контрольних підрозділів у разі необхідності доводять до керівництва установи відповідну про-міжну і кінцеву інформацію про стан виконання документів і доручень як засіб впливу на кінцевий результат виконання управлінського рішення.

Оперативність контролю значно підвищується, якщо пра-вильність і якість підготовки документів відповідає чинному за-конодавству і Державним стандартам України, щодо вимог до оформлювання документів.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Перелік документів із зазначенням терміну виконання

 

Назва документа       Термін виконання

Депутатський запит

Звернення народного депутата місцевої

Ради народних депутатів

Листи-запити установ вищого рівня

Листи-доручення установ вищого рівня

Звіт бухгалтерський

Баланс річний

Телеграми

Звернення (листи, заяви, скарги) громадян

Документи з позначкою „терміново” Документи без зазначення строку виконання  15 календарних днів

10 календарних днів

30 днів

30 днів

15 календарних днів

15 календарних днів

2 дні

15 календарних днів, але

не більше 30 днів

7 робочих днів

30 днів

Обов’язковою вимогою до резолюцій, доручень, завдань, вказівок є конкретність їх формулювання оскільки штампи на зразок „прискорити темпи”, „підвищити відповідальність” не визначають конкретних управлінських дій і вони не підда-ються ні якісному, ні кількісному контролю. При зазначенні строків виконання документів помітки „постійно”, „протягом року” вимагають більшої конкретизації – рік, місяць, квар-тал тощо. Резолюція керівника, оформлена відповідно до вимог Держстандарту, забезпечує якісне і своєчасне виконан-ня документа. Обов’язковою є також наявність на документ заголовка до тексту (реквізит 19): він автоматично перено-ситься до контрольної форми, що полегшує пошук докумен-та і економить час на його читання.

Початком і закінченням терміну виконання документа є дати реєстрації його надходження або підписання (затверджен-ня) і дата завершення виконання, що фіксуються в єдиній уні-фікованій формі - реєстраційно-контрольній картці (РКК). Ви-користання РКК дозволяє уникнути повторення операцій щодо переписування або перенесення даних з однієї форми в іншу (наприклад, з реєстраційного журналу в контрольну кар-тку). Таким чином до процесу підключаються всі служби з до-кументаційного забезпечення менеджменту. Крім того, з’яв-Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

ляється можливість переходу до контролю за виконанням до-кументів в електронному режимі як у межах установи, так і в системі споріднених установ. На самому ж документі відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється на лівому березі документа, на рівні заголовка до тексту, шляхом написання літе-ри „К”, слова або штампу „Контроль”.

Після виконання документа відповідна відмітка вносить-ся в РКК. Іноді встановлений термін виконання документа змінюється з об’єктивних причин. Така поправка вноситься через канцелярію виключно тією посадовою особою, що вста-новила початковий термін виконання документа. Продов-ження терміну обґрунтовується виконавцем (усно або пись-мово), але не менше як за два-три дні до його закінчення. При недотриманні цієї вимоги документ вважається не виконаним своєчасно. Рішення щодо подовження терміну виконання до-кумента також обов’язково фіксується в реєстраційно-конт-рольній картці.

Незалежно від рангу установи і форми контролю норматив-ною є вимога про складання довідок, узагальнень і аналітичних даних щодо виконання документів. З метою посилення відпо-відальності за виконання рішень, завдань і доручень президен-та, уряду і відповідальних посадових осіб Указом Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 „Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної ви-конавчої влади” введено обов’язковий запис про державну реє-страцію (реквізит 32), який проставляється безпосередньо на документі у правому верхньому ріжку, на вільній площі. Цей реквізит покликаний підвищити рівень виконавчої дисциплі-ни і посилити контроль з боку служб документаційного забез-печення менеджменту.

Текст документа (реквізит 21). Найбільш трудомісткою частиною оформлення службової частини документа є вик-лад його тексту.

Текст документа може мати значний обсяг або бути зовсім коротким, але в будь-якому випадку його виклад має бути чітким, аргументованим, достовірним, переконливим і літера-Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

турно грамотним. Зміст документа полягає в фіксуванні певної управлінської дії або рішення.

При підготовці тексту документа слід дотримуватись таких основних принципів:

♦          об’єктивність змісту;

♦          нейтральність висловлювань;

♦          повнота інформації;

♦          однаковість розуміння;

♦          стислість викладу;

♦          типізація мовних засобів і термінів.

Текстова частина документа оформляється у вигляді суціль-ного тексту, анкети, таблиці або їх поєднання. Якщо текст має великий обсяг або включає кілька рішень, висновків тощо, його слід розбити на розділи, підрозділи, пункти, що нумеруються арабськими цифрами, наприклад:

1. Назва розділу.

1.1. Назва підрозділу.

1.1.1. Текст пункту.

1.1.1.1. Текст підпункту. В процесі підготовки тексту значну увагу слід приділити добору мовних засобів. Лексика і синтаксична будова тексту повинні забезпечувати чітке і однозначне сприйняття інфор-мації, відповідати цільовому призначенню документа. Вплив організаційно-розпорядчих документів посилюється наказовою формою викладу змісту розпоряджень, постанов, рішень, на-казів. Наприклад в наказах.

НАКАЗУЮ:

1. Вжити заходів щодо …..

Крім того, документи, що містять прохання, запити чи пре-тензії, а також подання про заохочення і стягнення повинні містити відповідні мовні звороти.

Приклад:

Просимо надати інформацію про …

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

або:

Просимо розглянути питання про …

У розпорядчих документах організацій, що функціонують на засадах єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини: НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ПРОШУ і т.ін. У розпорядчих документах організацій з колегіальною формою управління текст викладається від третьої особи однини або множини, наприклад: ПОСТАНОВЛЯЄ, ВИРІШИВ, ПРО-ПОНУЄМО, СЛУХАЛИ, УХВАЛИЛИ тощо. Тексти доку-ментів, якими встановлюються права і обов’язки (положення, правила, інструкції), а також актів, звітів, довідок формулюють-ся від третьої особи однини або множини, наприклад: комерц-ійний директор має право; комісія встановила, інститут розро-бив; до складу консорціуму входять і т.ін. У листуванні доцільно викладати текст від першої особи множини: вважаємо за необ-хідне; надсилаємо на розгляд; запрошуємо на презентацію, тощо.

Для оформлення службових документів склався особливий стиль викладу – так званий організаційно-діловий. Він має свої специфічні особливості порівняно з розмовним та іншими мов-ними стилями.

В залежності від конкретного змісту і виду документа схе-му викладу тексту можна подати в такому вигляді:

 

Заключна

частина

(висновок)

 

Наприклад у тексті акта:

В період з 15.06.2004 по 18.06.2004 комісія здійснила перевірку фінансового стану модельної агенції “Мішель” [в ступ]. За час функціонування цієї організації до неї надійшли матеріальні цінності вартістю 30000 (тридцять тисяч) гривень, які не прий-няті на баланс [доказ]. Вважаємо за необхідне протягом трьох

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

діб оформити матеріальні цінності відповідно до інструкцій Мінфіну України [висновок].

При складанні текстів листів використовують більш спро-щену схему викладення тексту: вступ і основна частина. Навіть, якщо текст документа складається з однієї фрази, слід додер-жуватись визначеної схеми.

Приклад:

У зв’язку з рішенням трудового колективу від 04.04.2004 № 35 просимо призупинити будівництво філіалу торговельного центру „Мрія”.

За межами встановленої структури службових листів ос-таннім часом у документуванні менеджменту використовують звернення з повагою до конкретних посадових осіб або колек-тивів. Виходячи з традицій вітчизняного ділового спілкування, при зверненні до конкретної особи слід зазначити не прізви-ще, а ім’я та побатькові.

Приклад:

Шановний Михайле Михайловичу!

або (при зверненні до колективу)

Шановні колеги! Шановні панове!

Слід також пам’ятати, що звернення до особи або колекти-ву завжди потребує оформлення кінцевої фрази тексту листа формулою ввічливості.

Приклад:

З повагою

Президент Компанії С.Г. Стріха

У текстах управлінських документів широко використову-ють слова спеціального призначення – терміни. Як правило,

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

терміни повинні використовуватись без пояснень щодо їх од-нозначного тлумачення в певній галузі. І тому мають бути зро-зумілими у відповідній системі термінів, нормативно закріплені в стандартах, класифікаторах, словниках. Наприклад, термін „оптимізація” в галузі точних наук і в управлінських формулю-ваннях має неоднозначне тлумачення і тому його використан-ня в текстах управлінських документів слід уникати.

В управлінській документації також не припускається ви-користовувати слова, що належать до діалектизмів, вульгаризмів і жаргонних слів. Діалектизм – це слово або вираз, притаман-ний будь-якому діалекту (народу, місцевості), що відрізняється від літературної мови. Вульгаризм (звичай) – просте, грубе сло-во, яке не можна використовувати в літературній мові. Жаргонні слова – це слова, що належать певній соціальній групі та є прий-нятними і зрозумілими тільки в ній.

Деколи професійну лексику приймають за норму писемної мови, в той час як вона не завжди може відповідати принципу однаковості розуміння, наприклад: штурмівщина, документо-потік, обіг тощо. Часто такі слова називають канцеляризмами. В тому ж ряду знаходяться слова застарілі – анахронізми і ар-хаїзми, які в силу значних змін в економіці і взагалі в сучасно-му суспільстві не слід використовувати, наприклад: при цьому супроводжуємо; на предмет; по приналежності тощо.

Інформація, що міститься в документі, може бути виведена з ключових слів і характерних зворотів. Ключові слова, що, як правило, виділяються розміром шрифту, дозволяють визначи-ти вид документа (наказ, постанова, рішення, порядок денний і т.ін.). Крім того, ключові слова можуть зустрічатися в тексті без їх шрифтового виділення (“гарантуємо”, “повідомляємо”, “запрошуємо”, “надсилаємо”, “відправляємо” тощо). Опора при ознайомленні з документом на ключові слова сприяє більш оперативному його опрацюванню на стадіях реєстрації, вико-нання та подальшої систематизації документних комплексів у системі управління.

При підготовці тексту документів слід відмовитись від вжи-вання слів, що не несуть змістового навантаження. Зокрема, в

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

заголовках документів такими зайвими словами часто висту-пають: „з питань”, „щодо питання”.

Наводимо короткий перелік архаїзмів, канцеляризмів і слів, що не несуть змістового навантаження і тому не можуть бути використані в тексті службових документів:

 

Не можна писати      Слід писати

Вважаємо за доцільне клопотати   Просимо

З приводу Вашого клопотання       На Ваше прохання

Висловлене, викладене       Вказане, зазначене

Вищевказане  Вказане

Вищезазначене          Зазначене

Відношення   Лист

Здійснити вплив       Вплинути

Згідно наказу Згідно з наказом

Відповідно з постановою    Відповідно до постанови

Вельмишановний     Шановний

Цього року     2003 року, 2004, 2005 …

Негайний       Невідкладний

Наперед         Надалі, далі

Прийняти заходів     Ужити заходів

Прийняти участь      Брати (взяти) участь

Міроприємства         Заходи

Такі члени комісії      Члени комісії

Не може бути визначеним задовільним    Не можна визначити задовільним

Приналежність          Призначення

Направляємо Вам для керівництва і виконання   Направляємо

Направляємо на підпис та затвердження  Направляємо на розгляд

Залучити до справи  Додати до справи Підшити до справи

На предмет    Для, щодо

Препроводжувальний лист Супровідний лист

З оригіналом вірно   Вірно

У наслідок чого пропонуємо           Пропонуємо

Докладно       Досконально

Сповіщаємо   Повідомляємо

Клопотання   Заява, прохання

Погодити, затвердити, підписати, дати відповідь, тощо Розглянути

Належить       Слід

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Документ покликаний донести до адресата необхідну інфор-мацію в найбільш прийнятній і стислій формі. Ця вимога до тек-сту документа обумовлює звернення при його складанні до форми таблиці і анкети.

Текст документа, поданий у вигляді таблиці, має більшу інформаційну місткість, дозволяє використовувати інформацію з різноманітних класифікаційних джерел і кодувати її для оп-рацювання в електронних мережах. Такі тексти припускають багаторазове використання з деякими змінами в оперативних показниках без зміни формулювань і висновків, наприклад:

 

Найменування виробу         Код     Одиниця вимірю-вання      Кількість         Вид вантажу

                                              

Анкета дає змогу формалізувати текст і зосередитись тільки на необхідній інформації. Анкетна форма вважається прийнят-ною для характеристики певного об’єкта за цілим рядом пара-метрів, де постійною інформацією є узагальнені найменування ознак, а змінною – їх конкретні характеристики, наприклад:

 

Постійна інформація

 

Змінна інформація

 

т

 

т

 

Прізвище       

Ім’я    

По-батькові   

Рік народження        

Освіта            

Вчений ступінь        

Вчене звання            

Посада           

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Такі формалізовані тексти часто вимагають використання абревіатур, які повинні оформлятися згідно з правилами орфог-рафії і пунктуації, а також з основними вимогами ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила”. He припускається скорочення слів через косу риску (наприклад: в/ о - виконуючий обов’язки; з/в - заочне відділення; о/с - осо-бовий склад тощо). Абревіатури поділяються на літерні, звукові і літерно-звукові. Наприклад:

♦          літерні: ОРД (о-ер-д) - організаційно-розпорядча доку-ментація;

♦          звукові: Держкомстат - Державний комітет статистики;

♦          змішані: AT “Укравто” - Акціонерне товариство „Украї-нська автомобільна корпорація”.

Всі лексичні скорочення пишуться разом, без розділових знаків. Ініціативні абревіатури типу АСУ, ДСТУ тощо, а також абревіатури назв установ пишуться великими літерами. Рід аб-ревіатури визначається за ключовим словом, наприклад: авто-матизована система управління - жіночий рід. Деякі скорочен-ня перейшли в стан загальновживаних слів. Так чи інакше, але всі скорочення, використовувані при написанні тексту ділово-го документа, повинні бути зрозумілими адресату.

Установи, організації і підприємства документують свою діяльність виключно українською мовою, але в місцевостях, де більшість населення складають представники національних меншин, припускається складання тексту документів для внут-рішнього обігу відповідною мовою. Документи, що надсилають-ся зарубіжним партнерам, можуть бути оформлені українською мовою, мовою країни-адресата або англійською - мовою міжна-родного спілкування.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22) дає стислу інформацію про документи, що супроводжують або пояснюють певний документний комплекс. Вони в більшості випадків важ-ливіші, ніж сам документ, до якого вони додаються. Тому необ-хідно звернути увагу на правильне оформлення цього посилан-ня, виходячи з різних управлінських ситуацій.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Додатки можуть пояснювати окремі питання або аргумен-тувати появу нового документа. Наявність додатків зазначаєть-ся в тексті документа або після нього перед підписом. Назва додатка в тексті основного документа повинна відповідати назві самого документа, що до нього додається. При цьому в тексті робиться відмітка, що має такий вигляд:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо текст документа не містить або не може містити по-вної назви документів, що додаються, то всю інформацію про них необхідно подати у відмітці:

Додатки:1. Графік проведення конкурсу „Крок до зірок” на

І півріччя 2006 р. на 3 арк. в 1 прим. 2. Бланки контрактів на 2 арк. у 50 прим.

Іноді в управлінській діяльності супровідний або поясню-вальний документ не тільки має великий обсяг, а й містить різноманітні доповнення: схеми, графіки, креслення тощо. Тобто сам документ, що виступає в ролі додатка, теж доповнюється одним або кількома додатками. В цьому випадку відмітка про наявність додатків оформляється так:

Додатки: акт санітарно-епідеміологічної комісії від 25.04.04 № 483 і додаток до нього, всього на 27 арк. у 1 прим.

Слід також зазначити, що друковані видання, бюлетені або інші друковані матеріали, зброшуровані у друкарні, при пере-силанні супроводжуються відміткою лише про кількість їх при-мірників без зазначення обсягу.

Додаток: збірник „Інформатика” у кількості 12 прим.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Окремий опис прийнято складати на велику кількість додатків, при цьому на самому документі після тексту зазначається:

Додатки: згідно з описом на 31 арк.

Слід розрізняти реквізит «відмітка про наявність додатків» від додатку як документа, що доповнює зміст основного доку-мента. У контексті певної управлінської потреби той чи інший документ може бути використаний у ролі додатка. Така відмітка проставляється на верхньому березі документа, праворуч, і містить посилання з зазначенням дати і номера документа.

Приклад:

Додаток

до наказу Міністра освіти і науки

від 20.04.05 № 129

При наявності кількох додатків на них зазначаються по-рядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т. д. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Така познач-ка пов’язує додатковий документ з основним нормативним актом, що надає йому чинності, у складі всього документного комплексу з певного управлінського питання. Додатки, як і всі управлінські документи, повинні бути оформлені і завірені згідно з чинним законодавством. Засвідчення документа оз-начає завершення його підготовки, воно надає документу юридичної сили, встановлює відповідальність певної посадо-вої особи за його зміст. Як уже зазначалось, основними спо-собами засвідчення документа є затвердження, підписання і проставлення печатки.

Підпис (реквізит 23) – обов’язковий елемент будь-якого документа. Підписання організаційно-розпорядчих документів полягає у проставленні керівником або іншою посадовою осо-бою, у компетенцію якої входить дане коло питань, свого підпи-су. Право підписування певних видів документів конкретними посадовцями закріплюється відповідним нормативним актом

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

(положенням, інструкцією), що поширюється на діяльність пев-ної управлінської структури.

В організаціях, які функціонують на засадах єдиноначаль-ності, на документах вимагається наявність одного підпису. Два підписи проставляються на документах колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписують голова і секре-тар колегіального органу. Кількома підписами (голови і членів комісії) засвідчується акт.

Документи, що видаються кількома особами одного рівня управління, називаються спільними. Вони повинні мати відпо-відну кількість підписів.

Реквізит “Підпис” складається, по-перше, з найменування посади особи, яка підписує документ. Якщо документ підготов-лено на бланку, посада вказується у скороченому вигляді, а якщо він надрукований на звичайному аркуші паперу, то рек-візит „Підпис” включає повну назву посади. Крім того, до рек-візиту входять особистий підпис та його розшифрування (ініціали та прізвище). Реквізит оформляється після тексту до-кумента або відмітки про наявність додатків біля краю лівого берега з дотриманням правил орфографії.

Наприклад:

I           спосіб – підписання документа керівником установи, офор-

мленого не на бланку

Президент Академії

медичних наук України, академік   О.Ф. Вазіанов

II         спосіб – підписання документа, оформленого на бланку

керівником установи

Міністр           О.В.Каблов

III        спосіб – підписання документа двома посадовими особами

Директор інституту, док. екон.наук            В.І. Філіпенко

Головний бухгалтер О.С. Пронько

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

або,

Голова            В.О. Денисенко

Секретар        Т.М. Ніколаєва

IV        спосіб – підписання колективного документа-акта

Голова комісії            С.В. Кізіма

Члени комісії  І.В. Попова

Н.І Іванова С.К. Сидорчук

V         спосіб – підписання документа керівниками двох установ

однакового рівня управління

Заступник Міністра  Заступник Міністра

внутрішніх справ України юстиції України

В.А. Зубчук    В.Є. Мармазов

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначе-ний у проекті документа, він підписується особою, що на даний момент виконує відповідні обов’язки, або її заступни-ком. При цьому обов’язково зазначаються посада і прізвище особи, якою в дійсності підписано документ. При відсутності необхідних технічних засобів виправлення можна вносити чорнилом, додавши до надрукованої назви посади „заступ-ник” або „виконуючий обов’язки”. Прізвище також підлягає виправленню. Неприпустимим є проставляння прийменни-ка „за” або похилої риски перед назвою посади при заміні особи, що підписує документ.

Сучасне документування управлінських рішень вимагає уважності і дотримання основних правил оформлення органі-заційно-розпорядчих документів. З метою забезпечення опера-тивності і результативності виконання управлінських рішень, зафіксованих у певному документі, не слід нехтувати фактором особистого впливу, що здійснюється шляхом використання

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

відомого імені, високого звання чи нагород, які вказуються поряд із назвою посади при оформленні реквізиту “Підпис”.

Приклад:

Голова товариства

народний артист України ,

лауреат Національної премії

ім. Т.Г.Шевченка       С.П. Петренко

Гриф погодження документа (реквізит 24). Попереднє по-годження проекту документа є однією з відповідальних управ-лінських дій. Воно полягає у з’ясуванні правильності фіксуван-ня в документі прийнятих рішень, їх доцільності та ефективності, правомірності і достатності з урахуванням інте-ресів інших причетних до даного питання установ. Факт погод-ження документа засвідчується спеціальним грифом. Найчаст-іше цей гриф використовується для фіксування погодження документа з зацікавленими установами, громадськими органі-заціями та органами контролю (санітарного, протипожежного, екологічного), а також з установами вищого рівня управління.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту „Підпис”. Він включає слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назву посади особи, яка здійснює погодження документа (в тому числі на-зву організації), особистий підпис, ініціали і прізвище, дату по-годження.

Приклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра закордонних справ України

             Л.С. Горенко

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється коле-гіальним органом, або відбувається на засіданні, то гриф погод-ження оформлюється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол Художньої ради Академії мистецтв України від 04.07.2004 № 54

У тому випадку, якщо зміст документа стосується більше як трьох установ, доцільно оформляти грифи погодження на ок-ремому аркуші (так званому аркуші погоджень). Він обов’язко-во додається до основного документа і навіть після підписання або затвердження останнього підкладається до нього при пере-дачі на зберігання.

Аркуш погодження оформляється за таким зразком:

 

            АРКУШ         ПОГОДЖЕННЯ

проекту плану заходів з        організації кінофестивалю

            “Зоряна країна”

Заст. Міністра фінансів України                  Заст. Міністра культури і туризму України

підпис ініціали, прізвище                 підпис ініціали, прізвище

дата    

            дата

Директор Київської  кіностудії        Голова правління

ім. О. Довженка                    Українського фонду культури

підпис ініціали, прізвище                 підпис ініціали, прізвище

дата    

           

 

           

            дата

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Внутрішнє погодження документа оформляється візою (рек-візит 25). В управлінській практиці візування документа здійснюється на етапі підготовки проекту документа фахівця-ми або керівниками структурних підрозділів, що безпосередньо впливають на хід розв’язання питань, задокументованих у пев-ному інформаційному носії. Візи проставляються безпосеред-ньо на документі під реквізитом „Підпис” як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Якщо осо-ба, що накладає візу, повністю згодна з текстом документа, то її віза матиме такий вигляд:

Приклад

Зав. кафедри економіки

                        О.О.Корінний

підпис

           

дата

Посадова особа не завжди може висловити згоду з тими чи іншими управлінськими діями, викладеними в тексті докумен-та, тому при візуванні вона має право наголосити на своїй нез-годі і зробити відповідні зауваження в письмовій формі. Якщо такі зауваження сформульовані лаконічно (одна-дві фрази), то вони можуть бути викладені на бланку самого документа.

Приклад

Необхідно уточнити п. 3.1. відповідно до листа Мінфіну України від 01.10.2003 № 414/60

Гол. бухгалтер           О.Р.Глушко

           

дата

В тому ж випадку, якщо зауваження викладені більш деталь-но, доцільно оформити візу таким чином:

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Зауваження додаються

Нач. юридичного відділу

             П.С.Оліференко

дата

Кожний документ розробляється з конкретною метою, виз-начає певне коло посадових осіб, які можуть вплинути на хід виконання зазначених управлінських рішень, і тому потребує адресного візування і погодження.

Візування і погодження документів здійснюється з метою уточнення, поглиблення і підтримки інформації, що міститься в тексті документа. Іноді менеджери ігнорують процес візування або підходять до нього формально, роблячи після реквізиту „Підпис” на різних за призначенням документах заготовку пе-реліку посадових осіб, що, як правило, автоматично візують до-кумент, не маючи ніякого відношення до розв’язуваних проблем.

Усі документи, крім службових листів, візуються на першо-му примірнику (оригіналі). Службові листи візуються на копіях, що долучаються до справ установи, якою був видатний документ.

Відбиток печатки (реквізит 26). У деяких випадках і в разі необхідності особливого засвідчення оригіналу документа на ньому проставляється печатка з відбитком Державного Герба України. Така печатка використовується для підтвердження прав певних осіб, фіксування грошових або матеріальних цінно-стей, засвідчення конкретних правових актів.

Практикою документаційного менеджменту визначено коло типових документів, які потребують обов’язкового засвідчення гербовою печаткою. Ними, зокрема, є:

♦          статут або положення про установу;

♦          договори і контракти;

♦          доручення;

♦          відгуки на науково-технічну документацію;

♦          трудові книжки;

♦          бухгалтерські документи.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Більш детальний список розробляється в кожній конкретній установі з урахуванням специфічного напряму її діяльності і зак-ріплюється як обов’язковий для використання шляхом його зат-вердження розпорядчим документом керівника даної установи.

Так, зокрема, в кожній установі використовуються два види печаток: печатка з зображенням Державного Герба України і без нього (печатка структурного підрозділу, печатка канцелярії).

Печаткою без зображення герба засвідчуються довідки про підтвердження трудової діяльності, місце роботи і посаду, а та-кож копії організаційно-розпорядчих документів.

Печатка проставляється таким чином, щоб її відбиток пе-рекривав кілька літер підпису керівника (для фінансових до-кументів - також підпису головного бухгалтера) і наймену-вань їх посад.

Приклад                    

Директор       ( Кузьменко   В.В. Кузьменко

Головний бухгалтер Проскунова Л.О. Проскунова

Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) складається із слова „Згідно”, назви посади, підпису особи, що засвідчує ко-пію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення. Якщо документ підлягає тиражуванню, то його копії можуть бути засвідченні відбитком печатки без зображення Державного Герба України.

Особливим різновидом копій є треті, четверті і т.д. при-мірники документа, виготовлені за допомогою друкарських пристроїв. Такі копії здебільшого використовуються як робочі матеріали і після цього знищуються. Винятком є другий при-мірник документа, що відсилається за межі установи-автора. Цей примірник має залишатись у діловодстві установи-автора, і в разі його оформлення не на бланку повинен мати відповід-ну відмітку про засвідчення копії. Крім того, у верхній частині документа проставляються дата і реєстраційний індекс, що відповідають даті та індексу відправленого оригіналу.

He слід ототожнювати засвідчення копій організаційно-роз-порядчих документів із засвідченням копій особистих докуН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ментів працівників установи (диплом про освіту, різноманітні посвідчення і свідоцтва тощо). Копії таких документів можуть виготовлятись рукописним чи машинописним способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії. В копії, виготовленій машинописним або рукописним способом, текст документа відтворюється повністю (включаючи елементи бланка, відбит-ки печаток). Посадова особа, в обов’язки якої входить засвід-чення таких копій, повинна ретельно звіряти їх текст з оригі-налом, після чого у верхньому правому ріжку лицьової сторони відтвореного документа зазначити: „Копія”. Відмітка про її зас-відчення робиться нижче реквізиту „Підпис” і складається з позначки „Згідно”, найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії з проставленням печатки без зображення Державного Герба України.

Приклад         /^ ^\

Згідно /           \

Менеджер відділм кадрів     _                     

V         підіяис            ініціали, прізвище

дата

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28). Кожний підготовлений в установі документ повинен місти-ти відомості про його безпосереднього укладача. Роль такої інформації в практиці управлінської діяльності не можна не-дооцінювати.

Розглянемо таку управлінську ситуацію: до вашої установи надійшла цікава комерційна пропозиція від однієї з провідних комерційних компаній. Ви вирішили попередньо зателефону-вати до компанії з метою уточнення деяких пунктів пропозиції. Переглянувши документ як звичайну управлінську форму службового листа і не виявивши прізвища безпосереднього виконавця і номера його телефону, ви зателефонували:

варіант A - за довідковим телефоном, вказаним у бланковій частині листа;

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

варіант Б – звернулись за допомогою до міської телефонної довідки або міського телефонного довідника.

Чи можна вважати ці дії продуктивними? Звичайно, ні, ос-кільки у варіантах „А” і „Б” досягнення мети не буде остаточ-ним. Абонент довідкового телефону переадресує вас до певно-го структурного підрозділу, в компетенцію якого входить розв’язання даного кола питань. Зателефонувавши за названим номером, ви змушені будете повторно пояснити мету свого дзвінка. Не виключено, що на цей раз ви нарешті вийдете на того самого фахівця, яким розроблений проект даної комерц-ійної пропозиції. Але всіх цих зайвих дій можна було б уник-нути за умови, що комерційний лист або інший документ, над-ісланий за межі установи, містив би довідкові дані про виконавця цього документа, здатні забезпечити більш опера-тивне і продуктивне розв’язання того чи іншого питання. З цією метою Державним стандартом України для управлінських документів (переважно службових листів) передбачено рекві-зит 28, що включає прізвище виконавця і номер його телефо-ну. Цей реквізит оформляється на лицьовому боці документа, в лівому нижньому ріжку останнього аркуша.

Приклад

Мельниченко 241-41-14

У разі потреби чи у відповідності з внутрішніми правила-ми та інструкціями установи поряд із прізвищем і номером телефону виконавця можуть зазначатись у вигляді абревіату-ри перші літери прізвища та імені друкарки, кількість надруко-ваних примірників і дата друкування. На документах із грифом про обмеження доступу вказується, куди надісланий кожний із примірників.

Приклад

Радченко 414-77-87 ГЛ 5 02.04.2004

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

або

Решетняк 269-90-80 ЛТ2 11.12.2004-08-03

1-й прим. – за адресою 2-й прим. – у відділ кадрів.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29) свідчить про те, що робота над докумен-том завершена. Цей реквізит складається із стислої довідки про виконання (при відсутності відповідного документа, який має додаватись); слів „До справи” з зазначенням індексу справи, до якої він буде підкладений; дати виконання і підпису виконав-ця, що працював над документом, або керівника структурного підрозділу. Якщо організація невелика, то найменування поса-ди і розшифровку підпису можна не вказувати. Цю відмітку проставляють від руки ліворуч на нижньому березі першого аркуша документа. Вона може мати кілька варіантів запису:

I           варіант – для документів, що вимагають складання подаль-

ших документів:

Відповідь направлена 13.04.2004 № 04-414 До справи 06-24

Голов. бух     

підпис

           

дата

II         варіант – для наказів, постанов, протоколів, актів тощо,

До справи 01-15

Секре тарь    

підпис

           

дата

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

III варіант – для документів, виконання яких не вимагає створення інших документів,

До справи № 14-31

Проведені консультації по телефону.

Питання з’ясовані.

Нач. департаменту     В.П.Жук

           

дата

Відмітка про наявність документа в електронній формі (рек-візит 30) містить ім’я файла, код оператора, а також інші пошу-кові дані, передбачені для внутрішнього використання в орган-ізації. Реквізит проставляється в центрі першого аркуша документа з його лицьового боку на нижньому березі.

Приклад:

або //server \ doc s\ public \ dep 08 \ file 01.doc c \ viddil \ zon doc \2004\ lyst 7.doc

Використання уніфікованих форм організаційно-розпоряд-чих документів розширює можливості виконання управлінсь-ких рішень безпосередньо в електронному режимі. Сучасні ком-п’ютерні програми охоплюють різні системи управлінської документації. Найбільш ефективним є використання доку-ментів в електронній формі у сфері бухгалтерського обліку, в банківській справі та деяких інших напрямках діяльності. Од-нак при переході на електронні форми документів не слід за-бувати про те, що більшість установ працює з традиційними паперовими документами і що саме такий документ є і ще дов-гий час залишатиметься найпоширенішим засобом фіксування управлінських рішень, передачі інформації з однієї системи управління до іншої. Тому розглянутий реквізит стосується сфери електронної обробки управлінської документації.

У зв’язку з цим доречним буде розглянути питання про необхідність захисту інформації, яка потрапляє в електронний простір. З цією метою керівництво установи має визначити, які

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

види документів можуть бути подані в електронній формі, з юридичним засвідченням відповідного рішення (зокрема, підписом і печаткою). В умовах недосконалості законодавчих актів, якими встановлюється юридична сила електронних до-кументів, питання про поступове скорочення обігу паперових документів є щонайменше несвоєчасним. Крім того, можна на-вести ряд аргументів на користь збереження традиційних па-перових носіїв інформації. По-перше, папір протягом багатьох століть залишається кращим хранителем людської пам’яті, і тому ми повинні продовжувати формування Національного архівно-го фонду. По-друге, наявність і збереження письмового доку-мента на паперовій основі є необхідністю, що викликана дов-гостроковим виконанням або використанням документних носіїв у роботі в різних умовах. Такі паперові документи мо-жуть розглядатись як тимчасові, створені на період їх опрацю-вання, а постійна інформація про них може бути збережена в електронній мережі. Хоча не виключені обставини, в яких зав-дяки створенню такого тимчасового документа буде збереже-на не тільки цінна інформація, а ще й людська пам’ять про заф-іксовані в ньому події, факти тощо. По-третє, вилучення паперового документа з управлінського обігу в нашій країні сьогодні є передчасним, оскільки більшість установ, підприємств і організацій неспроможні забезпечити себе дос-татньою кількістю технічних засобів і відповідними фахівцями для роботи з ними.

Відмітка про надходження документа до установи (реквізит 31). У звичайному розумінні цей реквізит є лише відміткою про факт реєстрації документа. Він фіксується у правому нижньо-му ріжку на лицьовому боці першого аркуша документа. Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації вважаєть-ся наступний робочий день. У разі надходження в неробочий час документів із грифом “Для службового користування” вони приймаються черговим працівником, який, не розпаковуючи цієї кореспонденції, передає її під розписку до канцелярії на-ступного ранку. В канцелярії відмітку проставляють у вигляді штампу розміром 41 х 19 мм, який включає таку трафаретну

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

інформацію: скорочена назва організації, обмежувальні риски для зазначення дати (в разі потреби – години і хвилини) над-ходження документа, реєстраційний індекс. Приклад

ЦДАВО України

Індекс            

Дата   

Секретар       

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) проставляєть-ся в Міністерстві юстиції України на нормативних актах, які відповідно до Указу Президента України “Про державну реє-страцію нормативних актів міністерств та інших органів держав-ної виконавчої влади “ від 3 жовтня 1992 р. № 493 вносяться до державного реєстру. Організація, якою виданий норматив-ний акт, повинна передбачити в оформленні документа вільне місце розміром 6х10см у верхньому правому ріжку після реє-страційного номера або грифу затвердження документа для проставлення запису про державну реєстрацію.

Приклад:

ЗАРЕЄСТРОВАНО

В Міністерстві юстиції України 19 листопада 2004 р.за № 2008/608 Керівник реєструвального

органу           

підпис

162

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»