Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7
3.4. Правила оформлення змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів : Документаційне забезпечення менеджменту : Бібліотека для студентів

3.4. Правила оформлення змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Оформлення змінних реквізитів вимагає оперативного здійснення заходів для забезпечення чіткого документування прийнятого управлінського рішення. Така оперативність дося-гається шляхом спрощення процесу підготовки документів, прискорення їх проходження і виконання, а також створення умов для їх подальшого використання і зберігання. Виконання цього завдання вимагає дотримання ряду обов’язкових вимог:

♦          використання бланків із фіксованою постійною інформаціею про установу;

♦          грамотного викладу тексту документа;

♦          формулювання стислого змісту - “заголовка до тексту”, який дае уявлення про його призначення, важливість, тер-міновість і навіть цінність;

♦          точне адресування, що забезпечуе можливість виконання документа. Ця вимога поширюеться і на резолюцію, в якій виконавець повинен бути конкретно визначений;

♦          наявність спеціальних позначень - індексу, відмітки про над-ходження, відмітки про наявність додатків, зазначення прізвища виконавця і номера його телефону, грифів затверд-ження, погодження, обмеження доступу до документа тощо.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

З метою вдосконалення процесу створення і оформлення організаційно-розпорядчої документації розроблено комплекс правил і вимог, викладених у ДСТУ 4163 “Державна уніфіко-вана система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання доку-ментів» [18] та «Методичних рекомендаціях щодо застосування ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (Держко-мархів України, 2004) [40].

Зупинимось на основних правилах оформлення змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів.

Дата документа (реквізит 10) є обов’язковим елементом засвідчення або фіксування фактів і подій у процесі їх докумен-тування. Дата пов’язує документ із певним відрізком часу, виз-начаючи початок або завершення дії, вказуючи на час прийнят-тя або виконання рішення.

Реквізит “дата” проставляється нижче назви документа, поряд із реєстраційним індексом, у спеціально відведеному місці (обмежувальної риски для дати). Дата вказується арабсь-кими цифрами і розміщується в один рядок у такій послідов-ності: число, місяць, рік (наприклад: 24.01.2004 або: 24.01.04). Припускається зазначення дати у зворотному порядку: 2004.02.04. У нормативно-правових актах і фінансових доку-ментах використовується словесно-цифровий спосіб оформ-лення дати (наприклад: 15 травня 2004 р.).

Дата проставляється особами, що підписують або затверд-жують документ, одночасно з його підписанням або затверджен-ням. Так, наприклад, лист, наказ датуються днем їх підписан-ня, а інструкція, план – днем їх затвердження. Однак деякі документи (зокрема, акти, протоколи) датуються не днем їх підписання, а часом проведення заходів, зафіксованих цими до-кументами. Якщо такий захід триває кілька днів, то на документі вказуються дати його початку і закінчення через дефіс (наприк-лад: 03.07.2004 – 06.07.2004).

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Датою документа також може бути день його прийняття або реєстрації. Так, спільні постанови, рішення директивних органів, листи датуються днем їх остаточної реєстрації.

Якщо документ оформлений не на бланку, його дата про-ставляється під текстом поряд із підписом (наприклад, заяви, пояснювальні і доповідні записки). Дата затвердження або по-годження документа вказується у відповідних грифах.

Так