3.2. Проектування і виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Одним із основних шляхів уніфікації управлінської доку-ментації є визначення оптимального переліку реквізитів, що забезпечує компактне і економічне розташування інформації на корисних площах документів та її оперативне використання при обробці як традиційним способом, так і за допомогою різноманітних технічних засобів і пристроїв. Реквізит докумен-та - це обов’язковий інформаційний елемент, властивий певно-му виду офіційного документа [21].

Державним стандартом України 4163 - 2003 „Державна система документації. Уніфікована система організаційно-роз-порядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” визначена максимальна кількість реквізитів, здатних задоволь-нити укладачів організаційно-розпорядчих документів з будь-яких управлінських питань. На сьогодні ця кількість складає 32 реквізити [18]:

(01. Державний герб України, герб Автономної Республіки

Крим, герби міст України; (02. Емблема організації, або товарний знак (знак обслугову-вання);

Зображення нагород;

Коди організацій;

Код форми документа;

Найменування організації вищого рівня;

Найменування організації;

Найменування структурного підрозділу організації;

Довідкові дані про організацію;

Назва виду документа;

Дата документа;

Реєстраційний індекс документа;

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа;

Місце складання або видання документа;

Гриф обмеження доступу до документа;

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Адресат;

Гриф затвердження документа;

Резолюція;

Заголовок до тексту;

Відмітка про контроль;

Текст документа;

Відмітка про наявність додатків;

Підпис;

Гриф погодження документа;

Візи погодження документа;

Печатка; відбиток печатки

Відмітка про засвідчення копій;

Прізвище виконавця, номер його телефону;

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

Відмітка про створення документа в електронній формі;

Відмітка про надходження документа до організації;

Запис про державну реєстрацію. Такий перелік реквізитів є результатом узагальнення бага-торічного досвіду управлінської діяльності і обумовлений необ-хідністю інтеграції у світову систему обміну управлінською інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду організаційно-розпорядчого документа, в якому всі реквізити використовувалися б одночасно. Цей перелік є максимальним і воднораз універсальним, оскільки для кожного виду документа (наказ, протокол, вказівка і т.д.) добираються реквізити, які відрізняють один вид документа від іншого залежно від конста-тації або директивного прийняття ним тих чи інших управлі-нських рішень. Виходячи з цього, реквізити можна поділити на постійні та змінні.

Постійні реквізити складають заготовочну частину доку-мента і, як правило, довгий час можуть бути незмінними (на-приклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо), вико-ристовуючись при виготовленні бланків, штампів, печаток. Змінні ж реквізити (підпис, текст, дата тощо) оформлюють у кожному конкретному випадку відповідно до конкретних зав-Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

дань управління і в залежності від обраної форми чи виду до-кумента (акт, наказ, рішення і т.ін.).

Для оформлення основних організаційно-розпорядчих до-кументів встановлено два формати паперу: А4 (297 х 210) і А5 (148 х 210). Такі формати документів найбільш поширені, що відповідає міжнародним правилам, а також можливостям технічних приладів та пристроїв, традиційно використовуваних у сфері управління. Корисна площа стандартного аркуша перед-бачає умовний поділ на активну зону і береги. Активна зона заповнюється інформацією, яка потребує швидкого і безпереш-кодного сприйняття візуально або технічним пристроєм.

Берег документа - це вільна площа документа від зовнішнь-ого краю аркуша до реквізиту. Для управлінських документів встановлено такі береги:

лівий - 30мм;

правий - 10мм;

верхній та нижній - 20мм.

Відступ шириною 30 мм від краю аркуша називають нульо-вим положенням табулятора. Черговість реквізитів документа визначається положенням табулятора при відтворенні доку-ментів друкованим способом:

0          - від межі лівого берега для друкування таких реквізитів:

♦          заголовок до тексту;

♦          текст (без абзацу);

♦          відмітка про наявність додатків;

♦          назва посади у реквізиті “підпис”;

♦          гриф погодження;

♦          прізвище виконавця і номер його телефону.

 

1          - п’ять друкованих знаків від межі лівого берега для по-чатку абзаців у тексті;

2          - шістнадцять друкованих знаків від межі лівого берега для

складання таблиць і трафаретних текстів;

3          - двадцять чотири друкованих знаки від межі лівого бе-рега для таблиць і трафаретних текстів;

4          - тридцять два друкованих знаки від межі лівого берега при оформленні реквізиту “адресат”;

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

5          - сорок друкованих знаків від межі лівого берега для рек-

візиту “гриф затвердження”;

6          - сорок вісім друкованих знаків від межі лівого берега для

розшифрування підпису в реквізиті “підпис”;

7          - п’ятдесят шість друкованих знаків від межі лівого бере-

га для складних таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) та Державним класифі-катором управлінської документації (ДКУД). Для кожного формату використовують два варіанти розм-іщення реквізитів: наріжне і поздовжнє.

Наріжне розташування реквізитів вважається більш еконо-мічним з точки зору корисного використання робочої поверхні аркуша. Вся постійна інформація на такому бланку зосеред-жується ліворуч від нульового положення, тобто від краю ліво-го берега. При поздовжньому розташуванні межі реквізитів за-головної частини продовжуються до меж правого берега. Реквізити розміщують у встановлених межах з припущенням + 3 мм.

Постійні реквізити і обмежувальні риски бланкової части-ни документа доцільно розміщувати одним із способів: цент-рованим (початок і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від краю аркуша) або прапоровим (кожний рядок рек-візиту починається від лівого берега документа).

Такі технічні обмеження дозволяють розробити єдині підхо-ди до загального вигляду офіційних бланків, основними з яких є:

♦          загальний бланк;

♦          бланк конкретного виду документа;

♦          бланк листа.

Таким чином, бланк документа - це стандартний аркуш з попередньо відтвореною на ньому постійною інформацією рекв-ізитів і місцем, відведеним для внесення змінної інформації [21].

Як правило, загальний бланк розробляється і тиражується в кожній установі в кількості, достатній для оформлення більшості управлінських документів. На основі загального бланРозділ 3. Організаційно-розпорядча документація

ку установи та організації можуть бути розроблені бланки структурних підрозділів, бланки конкретних видів документів, бланки окремих посадових осіб. Бланки посадових осіб за своїм загальним виглядом і розміщенням реквізитів повинні відпов-ідати вимогам державного стандарту, а рішення про виготовлен-ня і використання їх окремими посадовцями приймаються ке-рівництвом міністерства, державних комітетів, відомств, яким підпорядковані ті чи інші організації та посадовці.

Бланк листа розробляється установою незалежно від наяв-ності загального бланку. Він має чітку функціональну спрямо-ваність і не може бути замінений іншим бланком.

При замовленні друкування бланків у спеціалізованій уста-нові слід мати на увазі, що у відповідності з чинним законодав-ством друкарня чи інший заклад, який виконує такого роду роботи, відповідальності за правильність інформації і дотриман-ня вимог щодо розташування реквізитів не несуть. Тому роз-робка ескізу бланка покладається на менеджера з питань доку-ментаційного забезпечення і на керівництво установи.

Загальний бланк установи повинен містити такі реквізити:

01) - зображення Державного Герба України, герба Авто-

номної Республіки Крим; (02)- зображення емблеми організації або товарного знака (обслуговування знака);

-          зображення нагород;

-          код організації;

-          назва організації вищого рівня;

-          назва організації;

-          назва структурного підрозділу (для бланків структур-

них підрозділів);

(14)- місце складання або видання документа. Крім зазначених реквізитів бланк має містити обмежувальні позначення для подальшого внесення змінних реквізитів: 11 -дата документа, 12)- реєстраційний індекс, 19)~ заголовок до тексту документа,(20)- відмітка про контроль,(31)- відмітка про надходження документа (Приклад 14).

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Бланк листа розробляється для оформлення службового листування і містить такі постійні реквізити (Приклад 15):

(01)- зображення Державного Герба України, герба Автоном-ної Республіки Крим;

(02)- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

(03) зображення нагород;

(04)- код організації;

(06)- назва організації вищого рівня;

07 — назва організації;

(08)- назва структурного підрозділу ( для бланків структур-них підрозділів);

(09)- довідкові дані про організацію, а також обмежувальні риски для реквізитів:

(11) дата документа;

(12)- реєстраційний індекс;

13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа;

16 - адресат;

19 - заголовок до тексту документа;

(20)- відмітка про контроль;

(28)- прізвище виконавця і номер його телефону;

(31)- відмітка про надходження документа Бланк конкретного виду документа розробляється на ос-нові загального бланку документа. Потреба установи в такому бланку встановлюється на основі вивчення обсягів внутрішньої документації, якщо протягом одного календарного року вико-ристовується понад 200 примірників одного й того самого виду документа (наприклад наказу), то доцільною є розробка спец-іального бланка наказу. Таким чином, наклад загальних бланків можна зменшити за рахунок розробки бланків конкретних видів документів. Техніка їх створення проста і не потребує розробки нових моделей бланків. Якщо в установі існує чітка модель загального бланку, то доповнивши її реквізитом 10 -назва виду документа (великими літерами), легко одержати бланк конкретного виду документа (Приклад 16).

Відповідно до чинного ДСТУ 4161-2003 “Уніфікована сис-тема організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до офорРозділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад 14

m

Україна

Міністерство культури і туризму України Київський Національний університет культури і мистецтв

 

м.Київ

 

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 15

 

Україна

Державний комітет архівів України

ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ-МУЗЕЙ ЛІТЕРАТУРИ І МИСТЕЦТВА УКРАЇНИ

вл. Володимирська, 22а, , м.Київ, 01025, Україна тел.8(044) 278-03-81, факс 8(044)278-44-81

             №      

На №  

⎡         ⎤

 

108

 

L          J

 

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад 16

млювання документів” внесені зміни стосовно оформлення бланку національного закладу або установи. Згідно з постано-вою Кабінету Міністрів України від 22.05.2004р. № 655 бланк національного закладу має друкуватись на аркуші формату А4 (210х297 мм), посередині аркуша вгорі розміщується зображен-ня малого Державного Герба України (тризуба) завширшки 12 мм і заввишки 17 мм, під яким центровим способом розмі-щується напис «Україна», нижче – повне найменування цент-рального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить національний заклад (установа), а далі – найменуван-ня національного закладу (установи).

Напис «Україна» виконується шрифтом академічної гарні-тури, кеглем 12 прописним, напівжирним. Найменування цен-трального органу виконавчої влади та національного закладу (установи) друкуються шрифтом академічної гарнітури, кеглем

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

14 прописним, напівжирним. Під текстом зазначається індекс підприємства зв’язку, поштова адреса та номер телефону націо-нального закладу (установи) шрифтом літературної гарнітури, кегль 10 рядковий, світлий. Написи обмежуються зліва і спра-ва двома рисками – спочатку жирною, а нижче – тонкою. Під рисками у лівому верхньому ріжку чистого поля аркуша розм-іщуються два рядки для дати та індексу вихідного документа, а також для посилання на індекс i дату вхідного документа. Відстань від верхнього обрізу аркуша до двох рисок повинна перевищувати 70 мм (Приклад 17).

Приклад 17

 

Україна

НАЙМЕНУВАННЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО ОРГАНУ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ

НАЙМЕНУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ (УСТАНОВИ)

Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса та номер телефону

-

на №  

Розширення ділових партнерських зв’язків з іншими дер-жавами обумовлює необхідність виготовлення бланків, надру-кованих двома мовами: державною та відповідно іноземною. Вміщена на бланку інформація викладається спочатку держав-ною мовою і після цього дублюється – іноземною з повторен-ням кожного реквізиту. Для таких бланків передбачено ріжко-ве розташування реквізитів: ліворуч розміщуються реквізити українською мовою, а прізвище – іноземною (Приклад 18).

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад

Закрите акціонерне товариство

“Зовніштурбізнес”

            №       

На №  

Г          1

L          J

 

Закрытое акционерное общество

“Зовніштурбізнес”

пер. Правды, 45/7, г.Киев, 04101, Украина тел. (044) 2126578, fax (044) 2124Виготовлені наклади бланків установ обліковуються, а їх використання підлягає суворому контролю. З метою такого контролю на нижньому березі із зворотної сторони аркуша бланку проставляється порядковий номер документа друкова-ним способом або за допомогою механічного нумератора.

Всі постійні реквізити, а також обмежувальні риски для внесення змінних реквізитів відображаються на бланках доку-ментів друкарським способом фарбами насичених кольорів. Текстова частина, як правило, друкується чорним кольором, а зображення герба, нагород, емблем може виконуватись різно-колірними фарбами, відтінки яких мають відповідати оригіна-лу, що додається до макету бланка. При друкуванні інформац-ійних блоків бланка використовуються друкарські шрифти літературної, звичайної або газетної гарнітури. Розміри шрифтів для бланків добираються в залежності від кількості друкованих знаків. Одиницею вимірювання друкарського шрифту є кегль. Назва установи виконується шрифтами висотою від 16 до 26 кегля, інша інформація друкується на бланку документа шриф-тами висотою від 6 до 16 кегля.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»