Структура тексту


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

1.         Загальні положення

2.         Функції

3.         Посадові обов’язки

4.         Права

5.         Відповідальність

6.         Взаємовідношення

7.         Контроль за діяльністю

Керівник структурного

підрозділу       підпис ініціали, прізвище

 

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

ПРОТОКОЛ. Хід обговорення питань на зборах і нарадах, результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових) фіксуються за допомогою протоколів. За обсягом вміщеної в них інформації вони поділяються на повні, короткі та стенографічні.

Повні протоколи є найбільш поширеним видом цього доку-мента: в ньому докладно фіксується весь хід обговорення тих чи інших питань, включаючи доповідь (інформацію), виступи опонентів, пропозиції зацікавлених осіб і прийняті рішення. Доповіді, виступи і пропозиції не додаються до протоколу, а включаються безпосередньо в його текст. Додатками до такого протоколу можуть бути тільки доповіді, листи або телеграми, надіслані з метою їх оприлюднення на засіданні, довідки, що підтверджують або підсилюють факти, які обговорювались в ході засідання чи наради, відгуки офіційних опонентів, виснов-ки офіційних експертів і деякі інші документи.

Короткі протоколи призначені тільки для фіксування фак-ту самого засідання і констатації рішень. Документи і матеріа-ли, на підставі яких обговорювались певні питання, оформля-ються у вигляді додатків.

Особлива увага при створенні таких протоколів приділяєть-ся оформленню постановчої частини основного тексту протоко-лу. У випадку принципової незгоди з будь-яких питань особис-та думка кожного з присутніх обов’язково документується і в такому вигляді додається до протоколу. Короткий протокол може фіксувати рішення про затвердження того чи іншого документа, і в цьому разі останній повинен додаватись до протоколу.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол спеціалізованої ради від 04.06.2004 № 62

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Стенографічний протокол дослівно фіксує хід обговорення питань і містить інформацію про найменші подробиці ходу за-сідання (репліки з залу, оплески, обурення тощо). Первинний запис інформації про такі наради здійснюється стенографісткою або виконується за допомогою технічних засобів.

Усі протоколи, незалежно від обсягу тексту, оформлюють-ся відповідно до діючих правил та інструкцій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. В першій час-тині вказуються прізвища та ініціали голови і секретаря засідан-ня, а також – в алфавітному порядку – всіх присутніх членів колегіального органу та запрошених із зазначенням їх посад і установ. Якщо число присутніх на засіданні перевищує 8 осіб, то у вступній частині протоколу вказується лише загальна кількість присутніх. Докладний список складається на окремо-му аркуші і додається до протоколу. Вступна частина протоко-лу включає порядок денний із переліком питань, розглянутих на засіданні, і прізвища осіб, які виголосили доповіді або інфор-мували присутніх із цих питань. Наприклад:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1.         Про затвердження бізнес-плану студії “МАЕСТРО”

Доповідь головного менеджера студії

засл. діяча мистецтв України О.П. Перевірко

2.         Про підготовку до видання чергового каталога “МУЗИЧНЕ КОЛО”

Інформація відповідального секретаря редакції Л.М. Васько

Основний текст протоколу поділяється на розділи відпові-дно до порядку денного. Кожний розділ будується за традиц-ійною схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) (Приклад 12). Ці слова обов’язково виді-ляються великими літерами і друкуються з окремого рядка. В розділі ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) дається повне фор-мулювання прийнятих рішень. З метою посилення розпоряд-чої ролі протоколу в окремих випадках він може затверджува-тися. (Приклад 12А).

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад 12

АКЦІОНЕРНИЙ БАНК „ВСЕСВІТ”

ПРОТОКОЛ

13.02.2004      №_15_

м. Київ

⎡ Засідання правління банку ⎤

Голова -         С.І. Сидорчук

Секретар -      Т.М. Клименко

Присутні -      12 чоловік (список додається)

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1.         Про зміни у статутних документах філій банку.

Доповідь заст. голови правління банку М.М. Грошового

2.         Про організацію оздоровлення дітей співробітників у літній період.

Інформація менеджера з питань роботи з громадськістю

О.С. Верещак

3.         Організаційні питання

1.         СЛУХАЛИ: М.М. Грошовий, заст. голови правління банку (запис виступу).

ВИСТУПИЛИ: Ретельникова А.Г. – На нашу думку, необхідно

уточнити         ……………………………………………………………………………..

ВИРІШИЛИ:

1.1.      Затвердити статут   

1.2.      .          

2.         СЛУХАЛИ: О.С. Верещак – менеджер з питань роботи з громадськістю. Згідно з

планом роботи банку на 200... нам необхідно оздоровити

дітей………………………………..

ВИСТУПИЛИ:

1.         Осокін В.Ю., голова профспілкового комітету банку. ....…………………

2.         Хорошківський П.С., менеджер відділу      …………………..

ВИРІШИЛИ:

2.1.      .          

2.2.      .          

Голова            С.І. Сидорчук

Секретар

Т.М. Клименко

 

В справу 01-9

Секретар       

підпис, прізвище

дата

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 12A

 

            Назва установи        

            ПРОТОКОЛ 

            №                                ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Правління банку

             М.В.Ларін

           

дата

ГЗасідання Акціонерного 1            

Ітовариства банку J             

Протокольні рішення доводяться до виконавців у вигляді витягів із протоколу або інших розпорядчих документів – на-казів, вказівок, розпоряджень.

АКТ являє собою документ колегіального характеру, в яко-му, на відміну від протоколу, групою осіб підтверджується або спростовується певний факт або дія. У більшості випадків акт складається кількома посадовими особами з метою об’єктивно-го фіксування фактів чи певної ситуації. Акти складаються та-кож за підсумками перевірок, ревізій, при прийманні та пере-дачі справ, проведенні виробничих випробувань нових виробів і зразків, прийомі завершених об’єктів тощо. Деякі види актів, у залежності від їх змісту, підлягають затвердженню керівником установи або установою вищого рівня управління (наприклад, акт про ліквідацію установи).

Текст акту складається з двох частин: вступної і констатую-чої. В першій частині вказуються підстави для складання акта і перелічуються його укладачі та присутні. Після слова “підста-ва” робиться посилання на розпорядчий документ або усне доручення керівника.

У констатуючій частині формулюються мета і завдання ак-тування подій, зміст проведених робіт, сутність встановлених фактів, а також висновки фахівців.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Інформація, що повторюється, може подаватись у тексті акта у вигляді таблиці. В заключній частині тексту акта (перед підпи-сами) вказується кількість примірників акта і місце їх подання. Така кількість примірників визначається колом зацікавлених сторін або встановлюється чинним законодавством. Наприклад:

Складено у 3-х примірниках:

1-й прим. – Держстандарт України;

2-й прим. – Мінюст України;

3-й прим. – у справу.

Акт підписується всіма особами, що брали участь у його скла-данні. При засвідченні підпису посада не вказується. При наявності у членів комісії особливої думки вона викладається під підписом у першому примірнику документа або на окремому аркуші, в самому ж акті зазначається факт його наявності (Приклад 13).