РОЗДІЛ 3 Організаційно-розпорядча документація 3.1. Основні види організаційно-розпорядчої документації


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Документаційне забезпечення менеджменту базується на сукупності певних принципів і правил, якими встановлюють-ся однакові вимоги до підготовки документів та організації роботи з ними незалежно від рівня управління, специфіки діяльності, обсягів документообігу і технічного забезпечення цього процесу.

Одним із головних завдань менеджменту є визначення не-обхідного і достатнього переліку організаційно-розпорядчих документів у кожній конкретній установі. В різних установах визначається конкретний перелік видів документів, необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Всі документи, що належать до організаційно-розпорядчої системи документації, можна поділити на такі групи:

♦          розпорядчі: постанови, розпорядження, доручення, вказі-вки, накази, рішення;

♦          організаційні: статути, положення, правила, інструкції;

♦          довідково-інформаційні: акти, протоколи, доповідні за-писки, службове листування, телеграми, телефонограми, телефакси.

Нижче наводиться таблиця видання організаційно-розпо-рядчих документів різними установами, організаціями і підприємствами України (табл. 3.1).

Перелік видів і різновидів організаційно-розпорядчих доку-ментів (ОРД) впорядковано Державним класифікатором управ-лінської документації. Право створення певного виду ОРД в установі визначається законодавством та Примірною інструкН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

цією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, що затверджені Постано-вою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 [13]. У свою чергу, порядок видання конкретних розпорядчих документів в установі регулюється Положенням (Статутом) про установу і закріплюється в інструкції з діловодства або іншому документі установи, що регламентує документотворчу діяльність у межах здійснення основних функцій управління.

Таблиця 3.1

Види, ОРД, що видаються установами, організаціями і підприємствами

 

Установи і організації           Види ОРД      Принцип видання

Кабінет Міністрів України, Рада міністрів Автономної Республіки Крим         постанови

розпорядження, доручення положення, статути правила, інструкції протоколи, акти доповідні записки листи (телеграми, телефакси)        колегіально одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно одноосібно

Міністерства і відомства (в тому числі державні комітети)         накази, вказівки, доручення

рішення

статути, правила

положення, інструкції

протоколи, акти

доповідні записки

листи (телеграми, телефакси)         одноосібно колегіально одноосібно одноосібно колегіально одноосібно одноосібно

Установи та підприємства  накази, вказівки

положення, інструкції

протоколи

доповідні записки

листи (телеграми, телефакси)         одноосібно одноосібно колегіально одноосібно одноосібно

Місцеві органи виконавчої влади   рішення

розпорядження, накази

протоколи, акти

доповідні записки

листи (телеграми, телефакси)         колегіально одноосібно колегіально одноосібно одноосібно

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Продовження таблиці 3.1

 

Установи і організації           Види ОРД      Принцип видання

Асоціації, корпорації,            постанови (спільні)  колегіально

консорціуми, концерни       накази, вказівки,       одноосібно

            розпорядження         колегіально

            рішення, устави (загальні)    колегіально

            положення, статути,

            інструкції (загальні)   колегіально

            протоколи, акти        одноосібно

            доповідні записки, листи    

            (телеграми, телефакси)       

Організаційно-розпорядчі документи установи повинні відповідати уніфікованим формам документів, встановленим державними стандартами на документацію та іншими норма-тивно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм і правила створення документів.

Розв’язання цього завдання вимагає досконалого знання призначення та особливостей оформлення певних документів. Наведемо характеристики деяких видів документів, що забез-печують управлінську діяльність [13,44,55].

ПОСТАНОВА – організаційно-розпорядчий документ, який видається вищим органом виконавчої влади для регулю-вання стратегічних питань управління економікою. У формі постанов видаються документовані управлінські рішення, що приймаються Кабінетом Міністрів України та Радою міністрів Автономної Республіки Крим, колегіальні рішення міністерств і відомств (у тому числі спільні постанови), а також рішення державних комітетів, згідно з положенням, затвердженим уря-дом України. Постановою затверджується коло найважливіших організаційно-економічних питань державного значення, офор-млених у вигляді таких нормативних документів, як інструкції, правила, регламенти, прейскуранти тощо. Постановою вва-жається також заключна частина протоколу засідання колегіаль-ного органу (правління, президії, зборів і т.ін.), яку включає протокол або додається до нього, а при необхідності може бути оформлена у вигляді витягу з протоколу.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Текст постанови складається як правило, з двох частин: кон-статуючої і розпорядчої. Констатуюча частина містить виклад мотивів, посилання на інші документи, що є підставою для ви-дання постанови. Розпорядча частина починається зі слова ПОСТАНОВЛЯЄ. Подальший текст викладається у вигляді пунктів, що починаються з дієслів наказового способу. В кожно-му пункті вказуються розпорядчі дії, виконавці і термін виконан-ня. Датою постанови є дата засідання колегіального органу, яким вона прийнята. Підписують постанову керівник колегіального органу і керуючий справами або секретар (Приклад 1).

Спільні розпорядчі документи приймаються у формі спільної постанови, що має юридичну силу документа для кож-ної з організацій, які є авторами документа. Доведення такого спільного рішення до виконавців здійснюється у формі, вста-новленій директивним або координуючим органом.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – організаційно-розпорядчий доку-мент, який видається одноосібно і призначений для регулюван-ня і координування тактичних питань менеджменту. Розпоряд-ження видається керівником установи, яка функціонує на принципах колегіальності, з метою оперативного розв’язання конкретних організаційних або виробничих питань. Розпоряд-ження як документ має обмежений строк дії і поширюється на певне коло організацій, посадових осіб або громадян (наприклад, інформування підпорядкованих організацій про постанови.

Кабінету Міністрів України або доведення рішень установ вищого рівня до безпосередніх виконавців (Приклад 2).

ВКАЗІВКА – організаційно-розпорядчий документ, який видається одноосібно і містить адресні вказівки щодо розв’язан-ня окремих завдань. Вказівка видається керівником єдинона-чального органу або структурного підрозділу (начальником цеху, деканом факультету) і присвячена здебільшого питанням інформаційно-методичного характеру або спрямована на орган-ізацію виконання наказів керівництва, інструкцій, правил тощо. Безпосередньо за допомогою вказівок до відома підпорядкова-них організацій доводяться положення законодавчих і норма-тивно-правових актів, роз’яснюється порядок їх використання.

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад 1

m

Україна

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ПОСТАНОВА

 

м. Київ

 

 

ГПро затвердження Примірної інструкції з діловодства 1 у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, міс-

|_цевих органах виконавчої влади J

В зв’язку з необхідністю впровадження єдиних підходів щодо удосконалення діловодних процесів в державних установах Кабінет Міністрів України

ПОСТАНОВЛЯЄ:

1.         ……………

2.         ……………

3.         ……………

4.         ……………

Прем’єр-міністр        підпис           

ініціали, прізвище

Міністр Кабміну        підпис           

України          ініціали, прізвище

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 2

Назва установи

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

м. Київ

 

 

78

 

ГПро впровадження уніфікованих ]

форм документів статистичного

Lобліку           J

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України “Про внесення змін у …………………...” від …… № …..

ПРОПОНУЮ:

1.         Керівникам відділів внести зміни до статистичних форм …… до ………

2.         Начальнику відділу статистики Кочубею Ю.П. надати пропозиції про скорочення кількості показників до ………..

3.         Директору навчального центру Петрову М.М. організувати підвищення кваліфікації спеціалістів з питань ……………………………..та надати план до …………..

4.         Контроль за виконанням розпорядження покласти на начальника відділу статис- тики Кочубея Ю.П.

Голова            підпис           

адміністрації   ініціали, прізвище

 

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

При наявності значної кількості видів і різновидів управлінсь-ких документів вказівка не втрачає свого значення в уп-равлінській сфері, особливо в діяльності державних установ, організацій і підприємств (Приклад 3).

РІШЕННЯ є розпорядчим документом в органах колегіаль-ного управління і видається місцевими органами виконавчої влади в межах повноважень, наданих їм чинним законодав-ством. Рішення приймаються й іншими колегіальними органа-ми, зокрема колегіями міністерств і відомств, науково-технічни-ми радами, спеціалізованими комісіями й комітетами. Однак у цих випадках рішення не є самостійною формою розпорядчо-го документа: воно приймається в межах протоколу засідання того чи іншого колегіального органу. Доведення таких рішень до виконавців здійснюється у вигляді витягів із протоколів.

Специфічною особливістю оформлення рішення як само-стійного документа є використання управлінського слова ВИР-ІШИЛИ у множині. Підписується документ двома особами – головою і секретарем. Датою прийняття рішення вважається, як правило, день його прийняття на засіданні або раді (Приклад 4).

ДОРУЧЕННЯ – новий документ у системі управління. З точки зору цільової спрямованості він виступає оперативним розпорядчим документом разового виконання. За своїм призна-ченням і особливостями оформлення доручення має багато спільного із вказівкою. В 1972 р. Державним стандартом СРСР 6.38-72 «Уніфіковані системи документації. Система організа-ційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення доку-ментів” вказівка була визначена як один із розпорядчих доку-ментів, що має особливу форму і структуру тексту, але в документаційній практиці управління вона не здобула належ-ного поширення. Зміни в системі державного управління, а саме створення інституту президента, обумовили відновлення цього виду документа, але в дещо іншій документній формі – у формі доручення. Таким чином, можна стверджувати, що дору-чення за своєю формою і змістом є сучасним аналогом такого виду документа, як вказівка (Приклад 5).

80

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 3

Назва установи

ВКАЗІВКА

___ №                         Нач .відділу документаційного

м. Київ           забезпечення і контролю

С.М. Юшко

ГПро організацію погодження        1

ІПоложення про Центральний архів J

З метою усунення організаційних невідповідностей щодо Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” ПРОПОНУЮ:

1.         Скласти лист-погодження до Положення про Центральний архів міністерства…..

2.         До ……… організувати погодження положення відповідно до листа-погодження

3.         До ……… представити документи на розгляд і затвердження

Заступник Міністра  підпис           

ініціали, прізвище

 

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад 4

Назва установи (колегіального органу)

РІШЕННЯ

№ м. Київ

ГПро підсумки виконання заходів щодо]

L………………………………………… .J

Заслухавши і проаналізувавши заходи, що були прийняті протягом III кварталу 2004 р. щодо …………………………………………………………………………….

виконком

ВИРІШИВ:

1.

2. 3.

Голова            підпис           

ініціали, прізвище

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 5

 

Україна

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ДОРУЧЕННЯ

                        №

м. Київ

ГПро подання ……………….1

L що ………………………………...J

1.         Міністерству фінансів України провести …………………………….

2.         Міністру внутрішніх справ України             надати

прізвище, ініціали

3.         Міністру МЗЕЗторг України            з’ясувати з

прізвище, ініціали міжнародними ………………….. питання щодо ……………….. і надати

 

82

 

Прем’єр-міністр        підпис           

ініціали, прізвище

Міністр Кабміну України     підпис           

ініціали, прізвище

 

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

НАКАЗ – найбільш поширений організаційно-розпорядчий документ установи, що видається на підставі єдиноначальності. Ним регулюються стратегічні питання менеджменту. Право на видання такого розпорядчого документа надається керівникові відповідно до статуту або положення про установу. В усіх ус-тановах видаються переважно три види наказів: з основних пи-тань, з особового складу та з оперативних питань. Такий поділ одного виду документа на три різновиди, по-перше, обумовле-ний організаційними потребами управління; по-друге, пов’яза-ний із різним порядком оформлення цих наказів; по-третє, виходить із терміну зберігання кожного з цих документів. Так, накази з основної діяльності зберігаються постійно установою або передаються на зберігання державним архівним установам; накази з особового складу зберігаються в установі 75 років, а до державних архівних установ передаються при докорінній реорганізації або ліквідації установи-фондоутворювача; накази з оперативних питань зберігаються установою від 3 до 5 років. (Перелік типових документів, що створюються в процесі фун-кціонування органів державної влади і місцевого самоврядуван-ня, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів – Офіційний вісник України від 08.10.1998 р. № 36, ст.16). Розглянемо особливості оформлення кожного із визначених різновидів наказів.

Накази з основної діяльності видаються при створенні, реор-ганізації і ліквідації установи та її структурних підрозділів, а та-кож при затвердженні положень, посадових інструкцій, перспек-тивних і фінансових планів та змін до них, капітального будівництва, здачі споруджених об’єктів, матеріально-технічно-го постачання, списанні застарілих пристроїв та обладнання тощо. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: кон-статуючої та розпорядчої. В першій частині викладаються факти і конкретний привід до видання наказу; в розпорядчій – пере-лічуються конкретні управлінські дії, їх виконавці і терміни ви-конання. Якщо приводом до видання наказу став закон або до-кумент директивного органу, то в констатуючий частині необхідно дати посилання на цей документ із зазначенням його

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

повної назви, дати видання і номера. Розпорядча частина нака-зу починається словом НАКАЗУЮ. Воно друкується великими буквами з окремого рядка, без пробілів між літерами. Форма викладу – наказова. Наказ є одним із найважливіших документів установи і тому вимагає належного контролю. Текст наказів по-винен містити поширені і конкретизовані формулювання необ-хідних дій, точні терміни і відповідальних за їх виконання. Такі формулювання, як “надати сприяння”, “вплинути”, “прискорити”, не є конкретними і тому не можуть бути об’єктом контролю, а отже, абсолютно неприйнятні для такого роду документа.

У процесі підготовки наказу з основної діяльності його змісто-ва частина потребує відповідного узгодження з установами, струк-турними підрозділами або посадовими особами. Візи і грифи, що його засвідчують, проставляються в першому примірнику проек-ту наказу, що подається на розгляд керівника з метою підписання документа. В кінцевий варіант наказу виправлення можуть вно-ситися лише керівником, який підписує наказ із зазначенням дати. Накази з основної діяльності є найважливішими документами установ, і з метою зміцнення виконавчої дисципліни наказам дер-жавних виконавчих органів присвоюється індекс державного реє-стру відповідно до Указу Президента України від 03.10.1992 № 493 “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної влади” (Приклад 6).

Накази з особового складу стосуються переважно питань прийому (призначення) на посаду, звільнення, різного роду переміщень (з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на цільове навчання, оформленням декретної відпустки, зміни прізвища), а також службових заохочень. Проект наказу з осо-бового складу готується фахівцями служб кадрового забезпе-чення певного органу управління. Особливістю оформлення такого наказу є відсутність так званої констатуючої частини та основного розпорядчого слова “наказую”. Подібні накази буду-ються за такою схемою: прийом, звільнення, переміщення, зао-хочення. Кожна управлінська дія зазначається окремим пунк-том, а розпорядчими словами виступають: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАГОРОДИТИ тощо. Наказ з

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

особового складу обов’язково візується зацікавленими струк-турними підрозділами і посадовими особами та підписується керівником установи.

Накази з особового складу стосуються переважно питань прийому (призначення) на посаду, звільнення, різного роду пе-реміщень (з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на цільове навчання, оформленням декретної відпустки, зміною прізвища), а також службових заохочень. Проект наказу з осо-бового складу готується фахівцями служб кадрового забезпе-чення певного органу управління. Особливістю оформлення такого наказу є відсутність так званої констатуючої частини та основного розпорядчого слова “наказую”. Подібні накази буду-ються за такою схемою: прийом, звільнення, переміщення, зао-хочення. Кожна управлінська дія зазначається окремим пунк-том, а розпорядчими словами виступають: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАГОРОДИТИ тощо. Наказ з особового складу обов’язково візується зацікавленими струк-турними підрозділами і посадовими особами та підписується керівником установи.

Накази з основної діяльності і з особового складу відрізня-ються не тільки формою, а й процедурою підготовки та видан-ня. Питання управління кадрами регулюються Кодексом за-конів про працю України, яким, зокрема, передбачено оформлення прийому на роботу наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства, установи, організації. Таким чином, у практиці управлінської діяльності питання прийому, звільнен-ня, переміщення, заохочення можуть оформлятись у вигляді наказів або розпоряджень. Накази (розпорядження) з особового складу реєструються і зберігаються окремо від наказів з основ-ної діяльності, при цьому номер наказу (розпорядження) до-повнюється літерами ОС – особовий склад (Приклад 7).

Накази з оперативних питань стосуються адміністративно-господарської діяльності установ і пов’язані з оформленням відряджень, наданням відпусток і дисциплінарними стягнення-ми. Текст такого наказу може складатися з двох частин – вступної і констатуючої – або тільки з однієї – констатуючої.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Приклад 6

 

УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ (МІНПРАЦІ УКРАЇНИ)

НАКАЗ

 

 

м. Київ

 

ГПро затвердження посадових] окладів……………………….

L……………………………… J

 

ЗАРЕЄСТРОВАНО

в Міністерстві юстиції України

            200      р. №   

Керівник реєструвального органу

 

Відповідно до Закону України “Про …………………………» та виходячи з

 

НАКАЗУЮ:

3. Відповідальність за додержання …………………………………………………..

 

Міністр

 

підпис

 

ініціали, прізвище

 

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад

Т У Р И С Т И Ч Н А А Г Е Н Ц І Я “О Р І О Н”

 

НАКАЗ

30.09.2004      № 78-ос

ГПро прийняття на роботу та 1 L переведення на іншу посаду J

1. Яковенко Олену Миколаївну ПРИЙНЯТИ на посаду бухгалтера з

01.10.2004 року за контрактом

Підстава: заява Яковенко О.М. від 25.09.2004 р.

2. Мілевич Богдана Семеновича ПЕРЕВЕСТИ з посади менеджера з рекламної діяльності на посаду старшого менеджера-екскурсовода з 01.10.2004 р. із щомісячним окладом вісімсот п’ятдесят гривень. Підстава: доповідна записка гол. менеджера Ситник О.П. від 29.09.2004р. і заява Мілевича Б.С. від 29.09.2004 р.

3. Василенко Юлію Петрівну НАПРАВИТИ на навчання до міжнародного центру “ТУРСЕРВІС” до м. Глазго (Великобританія) на 6 тижнів з 02.10.2004 р.

Підстава: лист-запрошення міжнародного центру “Турсервіс” від 22.09.2004 № 319/8-54 і заява Василенко Ю.П. від 23.09.2004р.

Директор       підпис           

ініціали, прізвище

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Розпорядчими словами в таких наказах мають виступати: НА-КАЗУЮ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ (догану) тощо. Відповідно до визначеного і затвердженого переліку до-кументів у конкретній установі замість наказів з оперативних питань можуть видаватись розпорядження. Порядок оформлен-ня таких розпоряджень аналогічний оформленню наказів з оперативних питань. Приклад тексту:

Згідно з листом-запрошенням Міністерства культури і мистецтв України від 01.10.2003 “Про проведення Днів культури України у Вірменії” НАКАЗУЮ:

1.         Відрядити завідувача відділу міжнародних зв’язків Колодія Миколу Семеновича до Єревана з 10.10.2003 р. до 17.10.2003 р.

2.         ……….

Обов’язковою умовою складання наказу без вступної час-тини є наявність посилання на підставу прийняття відповідно-го управлінського рішення.

Приклад тексту:

ОГОЛОСИТИ догану науковому співробітнику відділу економічної

статистики ВОВКУ Миколі Петровичу за систематичне запізнення на

роботу.

Підстава: доповідна записка нач. відділу економічної статистики Портнова Г.В. від 15.06.2003 р.

Накази з оперативних питань підписує керівник установи або його заступник. Реєструються накази окремо від інших наказів, а до реєстраційного номера додається відповідна літе-ра – наприклад ОП – оперативні (Приклад 8).

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – організаційний документ інформаційного змісту – може виступати, як самостійний до-кумент (ініціативна доповідна записка), а також як додаток (підстава) для прийняття відповідних розпорядчих документів. Доповідні записки адресуються керівникові установи або уста-Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

нові вищого рівня управління і за цією ознакою поділяються на внутрішні і зовнішні. За змістом можна виокремити ініціативні, звітні, пояснювальні, інформаційні доповідні записки. Текст до-повідної записки містить детальний виклад певного питання і супроводжується висновками й пропозиціями автора.

Приклад 8

Київське науково-виробниче підприємство

«ПРОМІНЬ»

НАКАЗ

01.03.2005      № 17 – оп

ГПро відрядження на 1 |_наукову конференцію J

ВІДРЯДИТИ до м. Львова з 02.03.2005 до 09.03.2005 на науково-практичну

конференцію „Основні тенденції сучасного документаційного менеджменту”

Портнова Георгія Володимировича, заступника директора з наукової роботи; Сидорова Петра Сергійовича, завідувача відділу маркетингу;

Попову Ірину Михайлівну, наукового співробітника відділу наукового прогнозування.

Підстава: лист-запрошення Львівського науково-дослідного інституту від 20.02.2004 № 18/54-01

Директор       С.Ю. Крилов

На відміну від заяви, пояснювальної записки та інших дов-ідкових документів доповідна записка оформляється на загаль-ному бланку установи або відповідного структурного підрозд-ілу. При відсутності бланка на чистому аркуші паперу відтворюють необхідні реквізити бланкової частини з обов’яз-ковим зазначенням дати і реєстраційного індексу доповідної записки. Якщо складання внутрішньої доповідної записки ви-магає оперативності, за браком часу її оформляють у рукопис-Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ному вигляді на чистому аркуші паперу. Але в усіх випадках доповідна записка обов’язково підписується автором із зазна-ченням дати її складання (індекс може не проставлятись, тобто документ не передбачає обов’язкової реєстрації).

На відмінну від довідки, в якій констатуються події або фак-ти, висловлюється думка організації чи посадової особи з певно-го кола питань, доповідна записка містить констатацію резуль-татів певних дій і конкретні пропозиції. Як правило, доповідна записка має своєю метою подальше прийняття управлінського рішення і відіграє роль джерела інформації, виступаючи підста-вою для видання розпорядчого документа (Приклад 9).

ПОЛОЖЕННЯ І СТАТУТ є важливими нормативно-пра-вовими актами, які закріплюють функції, обов’язки і права різних управлінських структур (міністерств, відомств, органі-зацій, фірм, спільних установ тощо) на тривалий період. Обид-ва документи мають однакове призначення, але відрізняються сферою використання: статутом, як правило, керуються в своїй роботі підприємства, а положенням - установи, організації та їх структурні підрозділи.

Положення про установу затверджується одноосібно або визначається розпорядчим документом організації вищого рівня управління. Положення про структурні підрозділи розроб-ляється керівником відповідного підрозділу з його наступним затвердженням керівником установи. Датою введення в дію положення вважається дата його затвердження.

Текст положення і статуту повинен включати розділи, які визначали б специфіку діяльності установи в межах відповід-ної сфери діяльності. Основними з них є:

♦          “Загальні положення” з зазначенням підстави створення установи, підприємства або підрозділу; а також його місця і ролі в загальній системі управління чи в межах певного напряму діяльності, підпорядкованості та основної мети;

♦          “Основні завдання і функції”. Для реалізації управлінських завдань доцільно визначити конкретні функції та функці-ональні зв’язки, що забезпечує результативність відповід-них управлінських рішень щодо основної мети діяльності;

Розділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад 9

 

♦ “Права і обов’язки”, якими закріплюється крім функціо-нальних прав і обов’язків також право керівництва уста-нови видавати організаційно-розпорядчі та інші докумен-ти з основних напрямів її діяльності;

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

♦          “Керівництво”, де чітко визначається коло питань, види розпорядчих документів і компетенція керівника та його заступників у розв’язанні цих питань і їх документацій-ному оформленні;

♦          “Організація роботи”. В розділі визначається загальний порядок функціонування установи: наявність майна, коштів бланків, штампів, печаток, періодичність перевірок, звітності та перезатвердження основних організаційних документів (Приклад 10).

ІНСТРУКЦІЇ. Найбільш поширеним видом інструкцій в організаційній діяльності установ є посадова інструкція - до-кумент, згідно з яким визначаються правила діяльності поса-дової особи, її права та обов’язки. Основою для такого визна-чення є Трудовий кодекс України, кваліфікаційні довідники, типові інструкції та норми з окремих видів робіт. Посадова інструкція розробляється не для певної посади (за номенкла-турою), а для кожного конкретного працівника з урахуванням цільових потреб установи та індивідуальних даних фахівця.

Текст інструкції складається з таких розділів:

♦          “Загальні положення”, де визначаються місце і роль пев-ної посадової особи в розв’язанні основних завдань ме-неджменту даної установи;

♦          “Основні функції”. Основні функції фахівця визначають-ся на основі завдань відповідного структурного підрозді-лу та індивідуальних даних працівника. Виклад має бути стислим, конкретним і зрозумілим;

♦          “Права та відповідальність”. Надання прав виходить із забезпечення повного та ефективного виконання основ-них функцій, покладених на посадовця. Відповідно до своїх повноважень фахівець має нести відповідальність за несвоєчасне, неякісне і некваліфіковане виконання своїх виробничих функцій;

“Зв’язки за посадою, або Взаємовідносини”. Здійснення своїх повноважень, спрямованих на досягнення основної мети діяльності організації, вимагає від посадовця викоРозділ 3. Організаційно-розпорядча документація

Приклад 10

 

Назва установи вищого                  

рівня управління                   ЗАТВЕРДЖУЮ Назва посади керівника

установи вищого рівня

управління

           

підпис, ініціали, прізвище

           

дата

ПОЛОЖЕННЯ                     

             №      

м. Київ                      

Гпро   1                    

L          ]                     

            Структура тексту

1. Загальні положення                    

2. Основні завдання            

3. Функції                  

4. Права і обов’язки             

5. Керівництво                    

6. Взаємодії               

7. Майно і кошти                 

8. Контроль, перевірка і ревізія діяльності

9. Реорганізація і ліквідація             

Керівник        підпис ініціали, прізвище

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ристання відповідної інформації і передбачає його право на інформування певного кола фахівців, структурних підрозділів тощо. Обов’язково має бути зазначено, де і за якої умови посадовцю надається повноваження представ-ляти свій підрозділ або напрям діяльності організації при проведенні нарад, конференцій, симпозіумів і т.ін.; ♦ “Контроль за діяльністю”. У цьому розділі зазначається виробниче підпорядкування фахівця; кваліфікаційні ви-моги до його освітнього рівня; стаж роботи; форми та періодичність підвищення кваліфікації; порядок і періо-дичність атестації фахівця (Приклад 11).

 

Приклад 11

Назва установи

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ………………

підпис, ініціали, прізвище

дата    

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

             №      

м. Київ

Про встановлення прав

і обов’язків спеціаліста

L… категорії  J