Warning: session_start() [function.session-start]: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_175fa2d11f3438e98531505021d5f4d2, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
2.4. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів : Документаційне забезпечення менеджменту : Бібліотека для студентів

2.4. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’яза-на з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уні-фікованих форм чи уніфікованих систем документації на доку-менти загального користування в межах держави. Такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відпо-відної державної програми. Узагальнення багаторічного досві-ду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів [22, 35, 45]:

♦          досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

♦          зменшення кількості видів документів;

♦          підвищення інформативності документів;

♦          системність;

♦          комплексність;

♦          стабільність вимог;

♦          економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпо-рядчих і деяких інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються уп-равлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких - традиційна, графічна, електронна. Тому цей прин-цип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми (моделі) побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп’ютерні програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацьовувати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьоРозділ 2. Уніфікація управлінських документів

годні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпо-рядчого документа, включений до Уніфікованої системи орган-ізаційно-розпорядчих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізитів. Ці правила та-кож повинні мати мінімальну варіативність. Оскільки організа-ційно-розпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізо-вані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити грама-тичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих доку-ментів є їх багатофункціональність, що виявляється як при до-кументуванні основних функцій управління, так і в межах пев-ного рівня управління. Тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлен-ня документів, незалежно від ієрархічного управління і відом-чої специфіки. Основні правила і вимоги до створення, оброб-ки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163 – 2003 „Дер-жавна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлю-вання документів” [18].

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-роз-порядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ, підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдос-коналення й раціоналізації. Стрімке зростання обсягу управлі-нських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною су-бординацією, а з іншого – необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту. В комп’ютери-зованому менеджменті документ сам по собі все ж не є інстру-ментом управління: набагато більшого значення набуває інфор-мація, яку містить сам носій, її достовірність і правове

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилан-ня на ці джерела, якщо вони не мають законодавчого підтверд-ження.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасно-го управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використову-ваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких об-сягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятний шлях розв’язання даної проблеми, який полягає в усуненні інформаційного перевантаження до-кументів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі, що може бути досягнуто уникненням дублювання інфор-мації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення.

Системність уніфікації. Уніфікація документів, що склада-ють певну систему документації, вимагає попереднього визна-чення чітких меж даної системи як складової загальної систе-ми управлінських документів.

Системний підхід до розробки уніфікованої системи орган-ізаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей форму-вання окремих документів і структури системи. Для цього не-обхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обґрунтуванням. Загальна класифікаційна схема групування управлінських до-кументів у відповідні системи закріплена Державним класифі-катором управлінської документації (ДК 010–98).

Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів, що складають державну систему класифікації і кодування тех-ніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

Комплексність уніфікації. При здійсненні уніфікації доку-ментів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

оформлення документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольова-но: вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управл-інської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлення документів.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’я-зані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийнятті і виконанні уп-равлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вима-гає державної підтримки, що полягає, зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріп-ленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стан-дартизації встановлено порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність. Економічна доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

♦          вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

♦          вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.

Даний принцип уніфікації форм документів у відповідності з вимогами сучасного менеджменту реалізовується шляхом доповнення і обробки більшості реквізитів за допомогою техн-ічних пристроїв. Це зменшує витрати непродуктивної ручної праці і часу на підготовку та оформлення документованих уп-равлінських рішень.

Таким чином, попередній період уніфікації управлінських документів обмежився уніфікацією форм документів по визна-чених типових функціях управлінської діяльності типових органів державного управління. На сьогодні перед фахівцями стають питання удосконалення результатів уніфікації в напрям-ку створення таких форм документів, які б сприймали уніфіН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

ковані змістові блоки для відтворення документа в будь-яких системах і рівнях управління. Тобто змістова сутність уніфікації і вимоги правової повноцінності залишаються пріоритетними напрямками удосконалення управлінських документів сучасно-го менеджменту.



Warning: Unknown: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_175fa2d11f3438e98531505021d5f4d2, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in Unknown on line 0

Warning: Unknown: Failed to write session data (files). Please verify that the current setting of session.save_path is correct (/var/www/nelvin/data/mod-tmp) in Unknown on line 0