№ зп      Назва уніфікованої системи документації       Кодове позначення класу


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

1.         Організайно-розпорядча документація      02

2.         Первинно-облікова документація   03

3.         Банківська документація      04

4.         Фінансова документація      05

5.         Звітно-статистична документація  06

6.         Планова документація         07

7.         Ресурсна документація         08

8.         Торговельна документація   09

9.         Зовнішньоторговельна документація         10

10.       Цінова документація 13

11.       Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення      15

12.       Документація з побутового обслуговування і соціального захисту населення 17

13.       Бухгалтерсько-облікова документація        18

14.       Документація з пенсійного фонду  20

15.       Словниково-довідкова документація         21

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реоргані-зації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи.

Створення взаємопов’язаних комплексів документів, уніф-ікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами:

♦ ДСТУ 3843 - 99“Державна уніфікована система доку-ментації. Основні положення”;

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

♦ ДСТУ 3844 - 99 “Державна уніфікована система докумен-тації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови”.

Цими стандартами встановлено, що визначений уніфікова-ний перелік видів документів має створюватися шляхом запов-нення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми тра-диційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою виз-начаються формат, корисні площі для розміщення обов’язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називаєть-ся формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку (Креслення 1,2). Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у сучасному менеджменті.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпоряд-чих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов’язані з необхідністю докумен-тування кількох функцій управління. Якщо всі системи доку-ментації мають три рівні поділу, то уніфікована система орган-ізаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої фор-ми організаційно-розпорядчого документа - 0273110 - наказ по особовому складу:

I.          Підсистема (підклас форм ) —> 02 - організаційно-розпо-

рядча документація.

II.        Найменування ОРД —» 73 - документація по забезпечен-

ню кадрами (рух кадрів ).

III.       Уніфікована форма (назва виду документа і реєстрацій-

ний номер форми) —> 110 - наказ про звільнення.

IV.       Контрольне число.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої докумен-

тації (УСОРД), включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встанов-лення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлен-ня певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

 

62

 

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення, штатний розклад, статут установи та деякі інші - всього 73 уніфіковані форми документів. Ця сис-тема придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менед-жменту [53].

Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підси-стеми побудовані на функціональному поділі документних форм відповідно до конкретних завдань управління. УСОРД складається з таких підсистем:

♦          підсистема, призначена для розв’язання завдань створен-ня, реорганізації та ліквідації організацій, установ і підприємств ;

♦          підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств.

До першої підсистеми включені уніфіковані форми доку-ментів із відповідними кодовими позначеннями:

 

Найменування форм документів     Код

З організації системи управління

Наказ про створення промислового об’єднання  0211110

Наказ про створення виробничого об’єднання    0211111

Наказ про створення підприємства           0211112

Наказ про реорганізацію головного управління (управління,     0212110

комбінату )    

Наказ про реорганізацію промислового об’єднання        0212111

Наказ про реорганізацію виробничого об’єднання (комбінату )            0212112

Наказ про реорганізацію підприємства      0212113

Акт про ліквідацію міністерства      0213010

Акт про ліквідацію промислового об’єднання     0213011

Акт про ліквідацію виробничого об’єднання       0213012

Акт про ліквідацію підприємства   0213013

З організації процесів управління

Посадова інструкція (для посадових осіб вищого рівня   0221050

управління)   

Посадова інструкція (для працівників промислових об’єднань)            0221051

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

 

Код

0221052 0221080 0221081 0221110

0221111 0221113 0221130 0221131 0222120

0222121

0222122 0222150 0222151 0222152

0227100 0227101

0227102

0227103 0229140

Найменування форм документів

Посадова інструкція (для посадовців апарату управління

підприємством)

Положення про міністерство

Положення про промислове об’єднання

Наказ про розподіл обов’язків між керівництвом міністерства

Наказ про розподіл обов’язків між керівництвом промислового

об’єднання

Наказ про розподіл обов’язків між керівництвом підприємства

Статут виробничого об’єднання

Статут підприємства

Структура і штатна чисельність міністерства

Структура і штатна чисельність апарату управління

промислового об’єднання

Структура і штатна чисельність апарату управління

підприємством

Штатний розклад міністерства

Штатний розклад промислового об’єднання (апарату управління)

Штатний розклад апарату управління підприємства

Галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку

міністерства

Правила внутрішнього трудового розпорядку міністерства

Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління

промислового об’єднання

Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління

підприємства

До другої підсистеми увійшли уніфіковані форми доку-ментів із відповідними кодовими позначеннями:

Реєстраційно–контрольна картка

 

Найменування форм документів     Код

З організації руху кадрів

Анкета            0271020

Наказ про прийняття на роботу      0271110

Наказ про переведення на іншу роботу     0272110

Заява про звільнення           0273060

Наказ про звільнення           0273110

Графік відпусток        0276030

Заява про надання відпустки          0276060

Наказ про надання відпусток ( зведений ) 0276110

З оцінки трудової діяльності

Подання про заохочення     0283090

Наказ про заохочення          0283110

Доповідна записка    0284040

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

 

Найменування форм документів     Код

Пояснювальна записка        0284070

Наказ про стягнення 0284110

Протокол       0200220

Розпорядження         0200230

Вказівка          0200250

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширен-ня системи забезпечується наявністю резервних кодів за раху-нок як нових форм у межах існуючих функціональних підсис-тем, так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як тра-диційним способом, так і за допомогою комп’ютерних мереж. Уніфікація інформаційних складових документів, пов’язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лекси-ко-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформацій-них блоків на певних носіях, що містять загальну або конкрет-ну характеристику стану об’єкта управління. Для процесу управ-ління відомості про сам документ є другорядними, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. Окремі дані, що складають таку інформацію, мають назву показників або реквізитів. На практиці ці поняття часто ототожнюються, хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки. При цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обу-мовлена його значенням як аргументу на користь цих показ-ників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

Розмежування термінів „показник” і „реквізит” має важли-ве значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги, особливо при одиничних перетвореннях у про-цесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економіки. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональ-ною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і ви-користання як нормативних термінологічних словників галузе-вого (спеціального) призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів [17, 21]. Ті з них, що використовуються в процесі уніф-ікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид доку-мента, уніфікована система документації, формуляр-зразок тощо), друга ж призначена для використання в самих уніфіко-ваних системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор та ін.). Перша група має теоретико-методичне значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів (Додаток 4).