Warning: session_start() [function.session-start]: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_893ede81b8287578bf16cfa0da8bc36d, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
2.3. Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою : Документаційне забезпечення менеджменту : Бібліотека для студентів

2.3. Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, суп-роводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових. Змісто-ва уніфікація документації проводиться на основі її класифікації за різними ознаками: використання стандартизованої терміно-логії; визначення основних положень уніфікованої системи документації; встановлення вимог до складу і змісту уніфіко-ваних форм документів та порядку їх заповнення [45].

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов’язаних між собою систем, призначених для об-слуговування управлінської сфери. Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

♦          введення обмежувальних переліків форм документів;

♦          створення взаємопов’язанш комплексів (систем) або окре-мих типових уніфікованих форм для різних видів (груп) документів, однакових або близьких за призначенням (підсистем);

♦          уніфікаціг і стандартизації інформаційних складових доку-ментаціг;

♦          стандартизаціг термінів.

Проектування взаємопов’язаних комплексів документів починається з визначення переліку певних видів управлінсь-ких документів.

Вид документа - це така сукупність окремих документів, один із яког - основний документ - е універсальною основою для ство-рення або оформлення документів, аналогічних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям [21]. Інакше кажучи, це класифікаційний ряд документів, об’єднаних за яко-юсь спільною ознакою.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документацій-ного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об’єктом організаційного проектування є оператив-на управлінська інформація щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня уп-равління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного доку-ментування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

♦          відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

♦          відповідність кожного документа своєму цільовому при-значенню;

♦          роль певного виду документа в розв’язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці (рівні) управ-лінської системи.

В цілому ж організаційне проектування спрямоване на виз-начення загальних правил розробки моделей документів, необ-хідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено „Державний класифікатор уп-равлінської документації” (ДК 010-98) [19]. Він є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в доку-ментуванні процесів управління, що є закономірними або ма-ють часту повторюваність, після відповідного узагальнення зна-ходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до пев-них систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа ідентифікуєть-ся за допомогою цифрових позначень, які є семизначними чис-лами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповід-ності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію (восьмизнач-не число). Таким чином, кодове позначення уніфікованої фор-ми документа згідно із ДКУД має вигляд:

XX      XX      XXX    кЧ

у/         /           /           /Контрольне число

/           /           /Порядкове число форми

'           /Підклас форми

Клас форми

Кодові ознаки класифікації будь-якої уніфікованої форми розшифровуються в такій послідовності:

♦          перший і другий знаки - клас форм - належність до відпо-відног уніфікованог системи документаціг (система доку-ментації);

♦          третій і четвертий знаки - підклас форм - спільність ряду форм документів і за їх змістом і цільовим призначенням (підсистема уніфікованої системи документації (УСД);

♦          п’ятий, шостий і сьомий знаки - найменування і реестра-ційний номер уніфікованог форми документа в межах підкласу (вид документа);

♦          восьмий знак - контрольне число.

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об’єднуються в групи документів, однаН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

кових або близьких за призначенням, тобто класи. Нижче (табл. 2.1) наводяться уніфіковані системи документації та кодові позначення їх класів у відповідності з класифікатором, затвердженим Держкомстандартом України.

Таблиця 2.1

Уніфіковані системи документації з кодовим позначенням її класів

 



Warning: Unknown: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_893ede81b8287578bf16cfa0da8bc36d, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in Unknown on line 0

Warning: Unknown: Failed to write session data (files). Please verify that the current setting of session.save_path is correct (/var/www/nelvin/data/mod-tmp) in Unknown on line 0