1-й рівень реквізитів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

2.1       2.2       2.3       4.1       4.2       2-й рівень реквізитів

Схема У графічному зображенні деревовидної структури докумен-та (схема 3) перший рівень включає реквізити, що належать без-посередньо документа, другий рівень – реквізити, пов’язанні з розкриттям інших реквізитів. Кількість рівнів може збільшува-тись, а реквізити – ще більше диференціюватись.

До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів, що обробляються за допомогою електронно-обчис-лювальної техніки (звітно- статистичні, демографічні тощо). Вони, як правило, подаються у вигляді таблиць або анкет. Ан-кета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв’язків. Зміст тексту в таких формах передається за допомогою спрощених конструкцій, цифр або інших позначень [53].

Анкета – це форма представлення уніфікованого тексту, що містить характеристику одного об’єкта за конкретними ознаками.

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

До постійної інформації в анкеті належить найменування ознак, до змінної – їх конкретні характеристики. Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовуються горизонталь-но, наприклад:

Прізвище       

Ім’я    

По батькові   

Рік народження        

Місце народження   

В окремих випадках найменування ознак подаються видно-коло, наприклад:

Прізвище         Ім’я   

В анкетах при поданні постійної інформації, вираженої сло-восполученнями, головне слово ставиться в називному відмінку, наприклад:

Структурний підрозділ        

Мотив заохочення   

Вид заохочення

 

Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію щодо різноманітних показників (об’єктів) за одним і тим самим переліком ознак. Заголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак, а заголовки і підзаголовки рядків – най-менування об’єктів, наприклад:

 

Заголовки рядків

 

Заголовки стовпців

Підзаголовки стовпців

 

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально лаконічній формі в називному відмінку, наприклад:

 

Найменування

структурних

підрозділів і посад     Кількість штатних одиниць Посадові оклади        Надбавки       Примітки

 

           

           

            Персо-нальні Інші    

 

                                                          

                                                          

                                                          

                                                          

У випадках, коли перелік об’єктів ( показників ) є постійним, їх найменування (підзаголовки рядків) вносять у таблицю як постійну інформацію, наприклад:

 

Організація, користувач       Кількість у літрах

 

            Всього            I кв.     II кв.    III кв.  IV кв.

Транспортне підприємство “Промінь”                                                    

Військова частина 01303                                                   

Завод металовиробів “Оберіг”                                                      

Клітинки, утворені на перетині рядків і стовпців, заповню-ються змінною інформацією, що характеризує конкретний об’єкт за певною ознакою. Якщо найменування ознак у таблиці не вичерпує характеристику об’єкта, до неї включають графу “Примітки”.

Для створення конкретної уніфікованої форми документа не-обхідно чітко визначити структуру, найбільш для цього придат-ну. Доцільно використовувати максимально спрощені структури.

При створенні уніфікованих форм документів традиційни-ми методами розглянуті вище типи структур мають бути допов-нені текстовою структурою, використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту. Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

і повною інформацією. Така інформація може бути подана у вільному викладі, але з використанням стилістично нейтраль-ної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму. Моде-лювання уніфікованого документа на основі текстової структу-ри передбачає введення певних обмежень, що полягають в уніфікації структури тексту, шляхом дотримання чіткої по-слідовності, розташування його змістових компонентів, а також в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа, який скла-дається з двох частин: вступної, що містить обґрунтування про-блеми, встановлює причинно-наслідкові зв’язки і включає по-силання на нормативні акти; основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

При складанні текстів документів використовуються фор-малізований або творчий підходи. Формалізований підхід є на-слідком уніфікації, спрямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з певною структурою тексту або уніфі-ковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існу-вати окремо від документа або в надрукованому на формуля-рах (бланках документів) вигляді. Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів: типізація і трафаретизація. В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використан-ня в конкретних видах документів. Трафаретизація текстів ви-ходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготов-ленні, а змінна – у процесі складання конкретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднуються, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

Творчий підхід до складання текстів управлінських доку-ментів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв’язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбаН.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

чає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.

Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управ-лінських рішень текстів документів, що містять спільні форму-лювання і мають однакову структуру. Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і профес-ійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим, „забруднюють” інформаційні мережі, перешкоджаючи оператив-ному прийняттю управлінських рішень.

Таким чином, результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

♦          типової структури реквізитів;

♦          типових зон для однорідних реквізитів;

♦          вимог до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп’ютерні мережі;

♦          порядку надання документам, що містяться в комп’ютер-них системах і мережах, юридичної сили.