2.2. Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Уніфікація управлінських документів за формальною озна-кою полягає перш за все у розробці та проектуванні раціональ-ної структури систем документації, що передбачає визначення:

♦          переліку документів системи;

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

♦          типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікова-них форм документів;

♦          встановлення формально-логічних правил подання і роз-міщення інформації на носіях.

Формальна уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат докумен-та, візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, можливість відтворення документа на будь-яких технічних пристроях). Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп’ю-терних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки за-собами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфі-кація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машинно орієнтованих. Пізніше, коли стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії, такі формалізовані форми документів стали називатись машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити корис-тувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах - від традиційних (ручних) до найсучасніших комп’ютерних технологій.

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимогливого, з точки зору практики су-часного менеджменту, формального підходу до уніфікації уп-равлінських документів. Зокрема, були визначені основні ви-моги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації (ГОСТ 6.10.1-80 Уніфіковані системи докумен-тації. Основні положення.), встановлені основні формати доку-ментів на паперових носіях - А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забезпечується його гнучкістю, що вимагає негайРозділ 2. Уніфікація управлінських документів

ного реагування всіх складових управління, включаючи адап-тацію носіїв до нових інноваційних технологій. Методи уніфі-кації документів за формальною ознакою дозволяють перенес-ти їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту, знаків або інших символів.

Виходячи з цього, з точки зору формальної уніфікації струк-тура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної, деревовидної і текстової.

Лінійною структурою називають таку, що може бути пода-на у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів – реквізитів.

Кожний реквізит документа має свій порядковий номер. Наприклад, реквізити організаційно-розпорядчої системи доку-ментації представлені таким чином:

01        – Державний Герб України, герб Автономної Республіки

Крим;

2          – емблема організації або товарний знак (знак обслуго-вування);

3          – зображення нагород;

4          – код організації;

5          – код форми документа;

06        –           і т.д.

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення

інформації в документі, при якому кожний інформаційний еле-мент визначено найменуванням рядка і найменуванням сто-впця. Така структура більш відома як таблична. В таблицях рядок називають підметом, а стовпець – присудком. Підмет означає об’єкт, що характеризується в таблиці, присудок – його ознаки. У графах таблиці вказують значення ознак, що є фун-кціями двох аргументів: підмета і присудка. Часто матриця (таб-лиця) використовується для зведення техніко-економічних показників, розрахунків тощо.

В лінійній структурі реквізити співвідносяться з докумен-том в цілому, і зв’язок між реквізитами відсутній. У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям, а поєднання цих структур веде до збільшення кількості рекві-Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

зитів, які, в свою чергу, поділяються на більш конкретизовані, і т. д. Між реквізитами встановлюються складні зв’язки, що мо-жуть бути поданні у вигляді деревовидної структури (інакше – складної таблиці):

Д