РОЗДІЛ 2 Уніфікація управлінських документів 2.1. Напрями уніфікації управлінських документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 

Загрузка...

Необхідність уніфікації документів виникла 40 - 50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості папе-рових документів, що створювались і функціонували в системі управління.

Сучасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно-технічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих пере-творень великою мірою визначається наявністю ефективних зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпе-чує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і ре-зультативність діяльності підприємства чи установи. Таке ро-зуміння сутності менеджменту вимагає з’ясування питання про необхідну і достатню кількість документів, що функціонують в управлінському середовищі. Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем докумен-тації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціо-нування в загальному інформаційному просторі. За цим прин-ципом виділяються такі системи документації:

♦          галузеві;

♦          функціональні.

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів доку-ментів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, орган-ізація, контроль, облік, аналіз та ін. Особливість функціональ-них систем полягає в тому, що вони можуть поширюватись на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галу-зеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємоді-ючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблен-ня спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і докумен-таційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уні-фікація управлінських документів як процес пошуку об’єдну-вального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

♦          зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

♦          типізація їх форм; зниження трудомісткості їх обробки;

♦          інформаційне групування різних систем документації на основі спільності або суміжності функцій управління;

♦          використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

Уніфікація як метод удосконалення документування для за-безпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розроб-ку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конРозділ 2. Уніфікація управлінських документів

кретних документів у межах однієї установи або її структурно-го підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкрет-ного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи; уніфіко-вані форми документів про прийняття на роботу: заява, харак-теристика, особовий листок обліку кадрів тощо). До комплексної уніфікації відносяться:

♦          державна уніфікація, при якій уніфіковані форми доку-ментів набувають статусу загальнодержавних, доповню-ючись Державним класифікатором управлінської доку-ментації [ДК 010-98]. Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функці-онує в масштабі країни;

♦          галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфі-чних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установа-ми, підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

♦          міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріп-ленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації доку-ментів на основі його узагальнення. Кінцевим продук-том такої уніфікації є міжнародний стандарт (наприклад, ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Управлі-ння документацією”).

Для розв’язання більшості управлінських завдань недостат-ньо використання окремих форм документів: при цьому необ-хідно спиратись на системи управлінських документів, що пе-ребувають у взаємному зв’язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпе-чить ефективне використання різних документів у межах пев-ної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування

Н.І. Гончарова «Документаційне забезпечення менеджменту»

уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопо-в’язаних уніфікованих форм документів, призначених для до-кументування конкретних функцій управління. На сьо-годнішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема, такі з них, як “Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення” чи “Уніфікована сис-тема документації Пенсійного фонду”, відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприє-мствами різних галузей господарства на різних рівнях управл-іння, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців доку-ментованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпо-рядчої документації є водночас комплексною і унікальною сис-темою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної: для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповню-ваність. Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управлі-нськими документами.

Управлінську документацію можна класифікувати за різни-ми ознаками (див. п.1.2). Система документації певної галузі чи окремої функції управління, в свою чергу, поділяється на підси-стеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення тощо.

Розділ 2. Уніфікація управлінських документів

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфі-кації як одного з дієвих напрямів удосконалення документац-ійного забезпечення менеджменту. Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов’язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. При здійсненні уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

♦          формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної фор-ми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов’язаності з іншими документами і системами;

♦          змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інфор-мації, сприйняття якого обумовлене певним просторово-часовим контекстом.

Запитання для самоперевірки

1.         На які системи поділяють управлінську документацію?

2.         З якою метою провадять уніфікацію управлінських доку-ментів?

3.         На які категорії поділяють уніфікацію документів?

4.         Які рівні комплексної уніфікації документів Ви знаєте?

5.         Які підходи використовують у межах обраної категорії уніфікації документів?