5.1. Методичні поради до вивчення теми


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 

Загрузка...

Перелік питань

5.1.1.   Документація, її суть і значення, вимоги до змісту та оформлення документів.

5.1.2.   Класифікація бухгалтерських документів та організація документообігу.

5.1.3.   Інвентаризація, її значення, види та порядок проведення.

5.1.4.   Регістри бухгалтерського обліку, техніка облікової реє-страції.

5.1.5.   Форми бухгалтерського обліку, характеристика обліково-го циклу підприємства.

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

5.1.6.   Способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку.

5.1.7.   Облікова політика підприємства.

5.1.1. Документація, її суть і значення, вимоги до змісту та оформлення документів

У цій темі закінчується розгляд елементів методу бухгалтерсько-го обліку, які відносяться до першої групи — виявлення інформації або первинне спостереження — і складається з «документування» та «інвентаризації».

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійсню-ються на підприємстві.

Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію обов’язково оформляють відповідним документом — від латинського слова, що означає свідоцтво, доказ.

Загальне визначення первинного документа наведено у ст. 1 За-кону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [21].

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентується Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Значення документів та документації в господарській діяльнос-ті підприємства багатогранне:

1.         Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю

підприємства.

У формі відповідних документів (наприклад, платіжних дору-чень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпоряд-ження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для пра-цівників, які виконують ці розпорядження (касирів, матеріально-відповідальних осіб, виконавців робіт тощо) документи є обґрунту-ванням здійснених ними операцій.

2.         Документи мають практичне значення для попереднього і по-

дальшого контролю за доцільністю і законністю господарських опе-

рацій, дотриманням державної дисципліни.

Попередній контроль здійснюють керівні працівники, підпису-ючи документи, тобто беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом.

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

Подальший контроль здійснюють облікові працівники при при-йманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і контролюючих органів.

3.         Документи мають важливе значення для забезпечення контр-

олю за збереженням майна господарства, раціональним його вико-

ристанням.

Практика свідчить, що нестачі, крадіжки, втрати і безгосподар-ність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляють неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадо-вільно.

4.         Документи мають правове (юридичне) значення як письмо-вий доказ здійснення господарських операцій, а тому використо-вуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документами доказову, юридичну силу в тому разі, якщо документ складено своєчасно і належним чином оформлено.

5.         Документи використовують при аналізі господарської діяль-ності, для фінансового контролю, аудиту і документальних пере-вірок.

Із застосуванням в обліку ЕОМ для збирання і опрацювання інформації про здійснювані господарські операції поряд з паперо-вими носіями використовуються і машинні носії облікової інфор-мації, що робить роботу бухгалтера і підприємства в цілому більш ефективною.

До змісту і оформлення документів висувається ряд вимог.

—        своєчасність складання,

—        достовірність показників,

—        правильність оформлення. Правильно оформлений документ повинен мати всі показники

(реквізити), які потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Проте кожен документ незалежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов’язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Пункт 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фі-нансову звітність в Україні» [21] визначає, що обов’язковими рек-візитами бухгалтерських документів є:

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

—        назва документа та код форми документа;

—        дата і місце складання документа;

—        назва підприємства, від імені якого складено документ;

—        зміст і обсяг господарської операції;

—        посади осіб, відповідальних за здійснення господарських опе-рацій;

—        особистий підпис осіб, відповідальних за здійснення госпо-дарських операцій.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання облі-кової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити.

Якщо документ не має будь-якого з обов’язкових реквізитів або складений несвоєчасно, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення за-писів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Мініс-терства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 [18], первинні документи повинні бути складені в момент здійснення кожної гос-подарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Документи можуть складатися:

—        на бланках типових форм (затверджені Міністерством фінансів та Державним комітетом статистики України);

—        на бланках спеціалізованих форм (затверджені певними міні-стерствами і відомствами України);

—        на бланках, виготовлених підприємством самостійно, але вони повинні мати обов’язкові реквізити типових форм.

Документи повинні мати форму, зручну для використання як при ручному опрацюванні, так і при опрацюванні на ЕОМ.

Важливе значення у виконанні вимог до документів є їх уніфі-кація і стандартизація.

Прикладом уніфікації можуть служити банківські і касові доку-менти, звіт про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт, товарно-транспортна накладна, розрахунково-платіжні ві-домості тощо.

Друкування ж стандартних бланків документів великими тира-жами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

5.1.2. Класифікація бухгалтерських документів та організація документообігу

Таким чином, для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різ-ні за своєю формою і змістом документи.

Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація — поділ на групи за певними відмінними ознаками (рис. 5.1.1).

Бухгалтерські документи

 

                        розподільні

                       

            виконавчі

За призначенням                 

            бухгалтерського оформлення

                       

           

 

           

            комбіновані

 

За характером

господарських

операцій                                матеріальні

 

           

           

            грошові

 

                                  

 

           

           

            службові

 

За місцем складання

 

внутрішні

зовнішні

 

 

 

За способом складання

 

паперові

електронні

 

 

 

За порядком складання

 

первинні

зведені

 

 

 

За ступенем

охоплення

операцій                                одноразові

 

           

           

            накопичувальні

 

                       

Рис. 5.1.1. Класифікація бухгалтерських документів

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

Із загальної класифікації документів та пояснень термінологіч-ного словника щодо кожної з ознак видно, що кожен документ може належати водночас до різних класифікаційних груп.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення та використання для ві-дображення господарських операцій підприємств і організацій.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших під-приємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях — документообіг. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала його прискорення.

Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає скла-дання плану документообігу та графіка документообігу, які на кожному підприємстві розробляються головним бухгалтером і за-тверджуються керівником.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні до-кументів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.

5.1.3. Інвентаризація, її значення, види та порядок проведення

Тепер зупинимось на останньому елементі методу бухгалтер-ського обліку — інвентаризації.

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського об-ліку, є достовірність його показників.

Проте в процесі зберігання і вибуття товарно-матеріальних цін-ностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розбіжності, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема в результаті пересортиці, несправності ваговимір-них приладів, помилкових записів, утрати документів, зловживань матеріально відповідальної особи тощо.

У зв’язку з цим виникає об’єктивна необхідність у такому спосо-бі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розбіж-ності між даними обліку і фактичною наявністю об’єктів обліку.

Це досягається за допомогою інвентаризації.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявнос-ті майна підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і по-рівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку.

ема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

Це дає змогу встановити розбіжності між даними обліку і фак-тичною наявністю майна, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце).

Виявлені розбіжності оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточ-нення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживанням матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування склад-ського господарства, оскільки при її проведенні одночасно пере-віряють стан складських приміщень, правильність зберігання товарно-матеріальних цінностей, справність ваговимірних прила-дів тощо.

Інвентаризація розрахунків та джерел формування господар-ських засобів — процес не такий наявний, як процес інвентаризації самих господарських засобів, бо розрахунки та джерела формуван-ня — категорії у своїй більшості абстрактні.

При інвентаризації цих об’єктів обліку шляхом письмових зві-рок з наявними дебіторами і кредиторами визнається фактична за-боргованість, що порівнюється з заборгованістю, відображеною у бухгалтерських документах підприємства.

Залежно від різних ознак інвентаризації класифікують (рис. 5.1.2):

Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складан-ням річного фінансового звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальної осо-би, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.

Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (напри-клад, перед складанням річного звіту).

Позапланова (несподівана) інвентаризація проводиться за роз-порядженням керівника підприємства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо).

Найбільш ефективними є позапланові часткові інвентаризації у зв’язку з їх несподіваністю, оскільки вони підвищують відповідаль-ність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбутку-ванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберіган-ня, запобігають зловживанням.

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

Інвентаризація

 

За повнотою

охоплення

об’єктів

 

повна

часткова

 

 

 

За характером проведення

 

планова

позапланова (несподівана)

 

 

 

За частотою проведення

 

періодична

одноразова

 

 

                        суцільна

За способом проведення                            

 

           

           

            несуцільна

 

                                  

 

           

           

            комбінована

                       

 

Рис. 5.1.2. Класифікація інвентаризацій

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвер-дженою Міністерством фінансів 11.07.1994 р. № 69.

Кількість інвентаризацій на рік, строки її проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначається керівником підприємства, окрім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим:

1.         Перед складанням річної бухгалтерської звітності (але не рані-ше 1 жовтня). При цьому інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів проводиться один раз на 3 роки, а бібліотечних фондів — один раз у 5 років.

2.         При зміні матеріально відповідальної особи (на день прий-мання-передачі справ).

3.         При встановленні фактів крадіжок, зловживань або псування цінностей.

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

4.         За рішенням судово-слідчих органів.

5.         У випадках надзвичайних подій (аварії, пожежі, стихійного лиха) або ліквідації підприємства.

6.         При передачі майна державних підприємств в оренду, прива-тизації майна державних підприємств, перетворенні дочірніх під-приємств в акціонерні товариства та ін.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолюва-на керівником підприємства або його заступником за обов’язковою участю бухгалтера і матеріально відповідальних осіб.

Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей зано-сять в інвентаризаційні описи.

У бухгалтерії фактичні залишки товарно-матеріальних ціннос-тей, зафіксовані в інвентаризаційних описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку і виявляють надлишки або нестачі ціннос-тей, пересортицю або природний убуток у межах норм (якщо вони мали місце).

Результати інвентаризації відображаються у бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться у повну відповідність з фактичною наявністю майна та розрахунків.

5.1.4. Регістри бухгалтерського обліку, техніка облікової реєстрації

Таким чином, у двох перших питаннях цієї теми нами було кон-статовано, що спочатку будь-яка господарська операція повинна бути відображена у відповідному первинному документі.

Після цього для одержання узагальненої інформації про наяв-ність і зміни господарських засобів і джерел їх формування на під-приємстві, про господарські процеси і фінансові результати діяль-ності господарські операції, відображені у первинних документах підлягають групуванню і відображенню в певному порядку у бух-галтерських документах, що мають назву облікових регістрів.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реє-страції господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових ре-гістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовуєть-ся для оперативного керівництва, економічного аналізу господарської

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

діяльності як окремих підрозділів, так і підприємства в цілому, а та-кож для складання звітності.

Тому своєчасне і правильне відображення господарських опера-цій в облікових регістрах — одна з обов’язкових умов якості й опе-ративності обліку.

У зв’язку з великою кількістю облікові регістри прийнято кла-сифікувати за певними ознаками (рис. 5.1.3).

Регістри бухгалтерського обліку

 

                        книги

За зовнішнім виглядом                               

 

           

           

            картки

 

                                  

 

           

           

            окремі аркуші

                       

 

                        хронологічні

За характером записів                                 

 

           

           

            систематичні

 

                                  

 

           

           

            комбіновані

                       

 

 

За обсягом змісту записів

 

синтетичні

аналітичні

комбіновані

 

 

 

За формою                

            односторонні

 

           

           

            багатографні

                       

            шахові

 

Рис. 5.1.3. Класифікація регістрів бухгалтерського обліку

 

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

У бухгалтерських книгах окремі аркуші переплетені (збро-шуровані), сторінки книги ще до початку записів обов’язково ну-мерують, на звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі (у деяких — нап риклад Касовій книзі, сторінки ще й прошнуровують шпагатом та скріплюють мастичною печаткою). На обкладинці книги зазна-чають назву підприємства (організації), назву книги та рік, на який її заведено.

Для кожного окремого рахунка у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів, а щоб легше було кожен рахунок знайти, то в книзі наводять її зміст (як правило, на першій сторінці із зазначенням номера рахунка та сторінки).

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність збе-рігання облікових засобів. Тому книги використовуються на тих ді-лянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням об-лікових записів.

А недоліком використання книг є більш громіздкий, ніж в інших регістрах, облік та пошук необхідної інформації.

Зручнішим для обліку є картки і окремі аркуші.

Картки виготовляють з цупкого паперу або тонкого паперу спе-ціальної форми та стандартних розмірів, зберігають у спеціальних ящиках — картотеках, де систематизують в певному порядку.

Для забезпечення зберігання картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі з присвоєнням порядкового номера кожній картці (наприклад, картка складського обліку товарів (матеріалів) на складі).

Окремі аркуші (відомості) від карток відрізняються тим, що виготовляються з менш цупкого паперу, більшого формату і збері-гаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облі-кових записів (наприклад, журнали-ордери, допоміжні відомості).

Перевага аркушів і карток — це можливість будь-якого групу-вання для одержання необхідної інформації, недолік — ймовірність втрати якогось аркуша або картки.

У хронологічні облікові регістри господарські операції запису-ють в календарній послідовності їх здійснення і оформлення.

Хронологічний облік забезпечує контроль за збереженням до-кументів, що надходять до бухгалтерії, повнотою і правильністю бухгалтерських записів (наприклад, реєстраційний журнал, де

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

записують у міру здійснення кожну господарську операцію, як пра-вило, із зазначенням кореспондуючих рахунків).

Систематичні (систематизовані) облікові регістри призначені для групування (систематизації) однорідних за економічним зміс-том господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

До них належить будь-який регістр, у якому ведуть записи на рахунках бухгалтерського обліку (наприклад, Головна книга, карт-ки складського обліку товарів (матеріалів)).

У комбінованих облікових регістрах хронологічні і систематич-ні записи ведуть одночасно (наприклад, журнали-ордери та допо-міжні відомості до них).

Регістри синтетичного обліку призначені для відображення еко-номічно однорідних об’єктів обліку за синтетичними рахунками тільки в грошовому вимірнику з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту (наприклад, реєстраційний журнал, Головна книга).

Регістри аналітичного обліку призначені для відображення гос-подарських операцій за окремими аналітичними рахунками, що де-талізують зміст показників відповідного синтетичного рахунка.

Записи тут здійснюють більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники з перерахуванням у грошовий (наприклад, карт-ки складського обліку товарів (матеріалів)).

Комбіновані облікові регістри призначені одночасно для здій-снення синтетичного і аналітичного обліку (наприклад, журнали-ордери за розрахунками з постачальниками, з підзвітними особами).

Двосторонні регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права — для кредитових. Ця побудова характерна для бухгалтерських книг ( наприклад, Го-ловна книга). Таку побудову доречно використовувати, коли кіль-кість дебетових і кредитових записів приблизно однакова.

В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд — на правій стороні регістру, а графи для записів дати, номера, змісту операції — на лівій стороні, які є загаль-ними для запису як для дебетових, так і для кредитових записів.

Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регі-стри поділяють на контокорентні, коли використовується тільки грошовий вимірник (наприклад, регістр за розрахунками з креди-Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

торами, дебіторами), кількісно-сумові, коли рух об’єктів відобража-ється в натуральному та грошовому вимірнику (наприклад, картки складського кількісно-сумового обліку матеріалів, палива, товарів), регістри кількісно-сортового обліку, які застосовуються для сортово-го обліку товарно-матеріальних цінностей на складах підприємств.

Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа (переважно дебетова), поділяється на кілька граф. Вони викорис-товуються для аналітичного обліку за рахунками, суми яких гру-пуються за певними показниками ( наприклад, регістри для обліку виробничих витрат за статтями калькуляції).

Шахові облікові регістри побудовані так, що кожна записана сума характеризує дві ознаки — рахунок, який дебетується, і ра-хунок, який кредитується, або — вид витрат і місце їх здійснення тощо.

У цих регістрах сума господарських операцій записується один раз і відображається одночасно за дебетом і кредитом кореспонду-ючих рахунків (на їх перехресті), що забезпечує скорочення обліко-вих записів, їх наочність та зменшення помилок (наприклад, шахова оборотна відомість за синтетичними рахунками, журнали-ордери).

Міністерством фінансів України 29.12.2000 р. затверджено Ме-тодичні рекомендації щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку № 356. Цими Методичними рекомендаціями передбачено шляхом облікової реєстрації складання журналів, відомостей, Го-ловної книги, таблиць аналітичних даних, розшифровок, бухгал-терських довідок.

Порядок запису господарських операцій в облікових регістрах регламентується Положенням про документальне забезпечення за-писів у бухгалтерському обліку. затверджене Наказом Міністер-ства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 [18].

Відповідно до цього Положення господарські операції в облі-кові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьованих первинних документів чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, засобами механізації або іншими засо-бами, які б забезпечували збереження цих записів протягом певно-го тривалого часу і застерігали б внесення несанкціонованих і непо-мітних виправлень.

Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облі-кових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх.

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

Перенесення інформації із первинних документів в облікові регістри необхідно здійснювати в міру надходження документів до місця опрацювання (бухгалтерія), проте не пізніше строку, який забезпечував би своєчасну виплату заробітної плати, скла-дання бухгалтерської та статистичної звітності, декларацій та роз-рахунків.

Записи господарських операцій повинні бути чіткими і зрозу-мілими.

Підчистки і необґрунтовані виправлення, пропуски рядків і приписки між рядками не дозволяються.

Порядок ведення облікових регістрів та розподіл службових обов’язків між працівниками бухгалтерії встановлює головний бух-галтер.

5.1.5. Форми бухгалтерського обліку, характеристика облікового циклу підприємства

У попередньому питанні було розглянуто сутність і види облі-кових регістрів.

Яким же чином бухгалтеру заносити у регістри інформацію, який їх «комплект» і у яких випадках використовувати, тобто — по-рядок запису в облікові регістри — все це залежить від форми бух-галтерського обліку, що застосовується на підприємстві.

Основними відмінними ознаками, що визначають особливос-ті окремих форм бухгалтерського обліку, є: зовнішній вигляд і побудова облікових регістрів, взаємозв’язок регістрів синтетич-ного і аналітичного обліку, послідовність і техніка облікової ре-єстрації.

Але загальним є те, що будь-яка форма обліку розпочинається з первинних документів, а закінчується складанням бухгалтерсько-го балансу (звітності). Саме вони в Україні законодавчо визначені, є однаковими для підприємств, що використовують будь-яку форму обліку ( необхідно зауважити: первинні документи та баланс із фор-мами звітності не є регістрами бухгалтерського обліку). А різнять-ся форми бухгалтерського обліку тільки «внутрішнім наповненням», яким і є регістри.

Зазначимо, що форми бухгалтерського обліку постійно вдоско-налюються.

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

Це зумовлено розвитком економіки, ускладненням економічних відносин, зростанням обсягів інформації, що підлягає обліку, удо-сконаленням практики обліку та впровадженням комп’ютеризації обліку.

Прогресивною вважається така форма обліку, яка на основі впровадження обчислювальної техніки забезпечує своєчасне одер-жання якісної інформації, необхідної для управління, а також сис-теми показників звітності — при мінімальних затратах праці і засо-бів ведення обліку.

Форма обліку вибирається підприємством самостійно з додер-жанням єдиних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових да-них й обов’язково закріплюється в обліковій політиці підприєм-ства.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, що застосовують-ся на підприємствах і в організаціях України, є:

—        меморіально-ордерна (контрольно-шахова);

—        журнал-головна;

—        журнальна (журнально-ордерна) повна;

—        журнальна (журнально-ордерна) скорочена;

—        книжково-журнальна;

—        спрощена;

—        проста;

—        автоматизована;

—комбінована.

Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) форма бухгал-терського обліку характеризується застосуванням книги для ве-дення синтетичного обліку (Головної книги) і карток — для аналі-тичного, за якими звіряють загальні обороти наприкінці місяця з даними синтетичного обліку.

На підставі первинних документів у момент їх надходження складають меморіали-ордери із зазначенням змісту господарської операції, рахунків, які дебетуються і кредитуються, та суми госпо-дарської операції.

Ці меморіальні ордери реєструються в реєстраційному журна-лі, після чого дані з меморіальних ордерів переносять у Головну книгу, яка побудована за шаховим принципом. Наприкінці міся-ця підраховують обороти за дебетом і кредитом у Головній книзі,

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

визначають залишки, складають оборотну відомість за синтетични-ми рахунками, баланс та інші форми звітності.

Свого часу ця форма обліку була дуже поширена, але вона не може застосовуватися при великій кількості господарських опера-цій на підприємстві і недостатньо пристосована для автоматизації обліку.

Журнал-головна форма обліку є спрощеним варіантом мемо-ріально-ордерної форми обліку, в якій поєднано в одному доку-менті реєстраційний журнал для реєстрації меморіальних ордерів, складених на підставі первинних документів, та Головну книгу.

Перевага цієї форми — простота і наочність записів у суб’єктів господарювання з невеликим обсягом господарських операцій, од-нак достатньо складно пристосувати цю форму обліку для автома-тизації.

Журнальна (журнально-ордерна) форма обліку ґрунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групуваль-них облікових регістрів — журналів-ордерів та групувальних відо-мостей до них.

Записи в журнали-ордери здійснюються безпосередньо на під-ставі первинних документів у міру їх надходження і опрацювання (без складання меморіальних ордерів).

При значній кількості господарських операцій за місяць їх спо-чатку групують в допоміжних відомостях, місячні підсумки по-тім переносять у відповідні журнали-ордери. У журналах-ордерах хронологічний і систематичний запис суміщено, а особливістю цієї форми є те, що всі господарські операції відображаються за креди-товим принципом — за кредитом даного синтетичного рахунка і де-бетом кореспондуючих з ним рахунків. Для деяких рахунків (таких як каса, поточний рахунок) поряд з журналами-ордерами ведуть ще й відомості за дебетовим принципом.

Крім того, особливістю є те, що журнали (журнали-ордери) від-криваються не на всі, передбачені Планом рахунків, синтетичні ра-хунки, а можливе об’єднання кількох взаємопов’язаних синтетич-них рахунків в одному журналі-ордері.

Головна книга при журнально-ордерній формі обліку побудова-на навпаки — за дебетовим принципом запису інформації.

Ця форма обліку є достатньо складною для ведення, але є тра-диційною, може використовується на великих підприємствах, ско-Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

рочує обсяг облікової роботи, ведення аналітичних рахунків, добре пристосована для складання звітності та автоматизації обліку. На теперішній час в Україні

—        при повній журнальній (журнально-ордерній) формі існує 17

журналів-ордерів та відомостей до них;

—        при скороченій — 7 журналів-ордерів і відомостей.

Книжно-журнальна форма обліку рекомендована для вико-ристання підприємствами споживчої кооперації згідно з Інструкці-єю щодо застосування книжно-журнальної форми бухгалтерського обліку в організаціях і підприємствах споживчої кооперації.

Нею передбачається ведення журналів тільки у грошовому ви-мірнику за основними синтетичними рахунками — з К-1 по К-10 та книг для аналітичного обліку у кількісно-вартісному вимірнику — з К-13 по К-39.

На підставі книг наприкінці місяця складаються оборотні відо-мості у розрізі аналітичних рахунків, підсумки за якими звіряються з підсумками журналів за відповідними синтетичними рахунками.

На підставі оборотів за журналами складаються меморіальні ор-дери, дані з яких заносять у Головну книгу, що ведеться за двосто-роннім принципом.

На підставі інформації Головної книги складається оборотна ві-домість за синтетичними рахунками і баланс та звітність.

На теперішній час ця форма обліку застосовується не на всіх підприємствах споживчої кооперації, вважається достатньо гро-міздкою із зайвим повтором сум господарських операцій у регі-страх аналітичного обліку від первинного документа до складання балансу, що збільшує ризик помилок та викривлень у обліку і звіт-ності.

Спрощена форма обліку використовується малими підприєм-ствами, які здійснюють за місяць не більше як 300 господарських операцій та які самостійно розробляють робочий план рахунків із скороченою номенклатурою.

При цій формі використовується 8 відомостей майна підприєм-ства, одна шахова та оборотно-сальдова відомість.

Проста форма обліку застосовується малими підприємствами, які здійснюють за місяць на більше 100 господарських операцій та не мають виробництва продукції (виконання робіт, надання по-слуг), пов’язаних з великою кількістю матеріальних витрат.

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

При цій формі обліку використовується 5 відомостей, узагаль-нення здійснюється в оборотно-сальдовій відомості.

Автоматизована форма обліку базується на використанні інформаційно-обчислювальної техніки для ведення бухгалтерсько-го обліку та складання балансу і звітності.

При її веденні використовуються всі елементи зазначених рані-ше форм обліку, але процес реєстрації, обробки економічної інфор-мації та складання бухгалтерської звітності здійснюється значно швидше.

Бухгалтерська інформація, як правило, реєструється: заносить-ся до форм первинних документів, шаблони яких містить програма, потім вони обробляються — бухгалтер проставляє кореспонденцію рахунків, і на підставі цієї інформації шляхом завдання певних гру-пувань і перегрупувань бухгалтер може сформувати будь-який, за-значений у програмі, регістр обліку, закрити період обліку (як пра-вило — місяць) та сформувати фінансову, податкову й статистичну звітність.

Про переваги цієї форми вже зазначено, серед недоліків можна виділити питання збереження інформації на електронних носіях, можливість її втрати шляхом як внутрішніх, так і зовнішніх втру-чань, тому вимоги друку всіх, як первинних, так і зведених доку-ментів та регістрів після закриття періоду повинні виконуватись обов’язково.

Комбінована форма обліку базується на створенні та викорис-танні як паперових, так і електронних носіїв інформації в залеж-ності від автоматизації облікового процесу, виробничих потреб та кваліфікації персоналу.

У випадках використання такої форми обліку, як правило, авто-матизовано складання та обробку первинних документів за певни-ми об’єктами обліку, частково — складання регістрів, а формування балансу та звітності виконується вручну.

Таким чином, щомісячно бухгалтерська документація прохо-дить певний обліковий цикл, який можна визначити послідовністю оформлення таких документів (при застосуванні будь-якої форми обліку) (рис. 5.1.4):

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

Обліковий цикл підприємства

Первинні документи

і                      

Рахунки бухгалтерського обліку (регістри синтетичного і аналітичного обліку)

І

Головна книга

(регістр синтетичного обліку)

                        І                     

Оборотна відомість за синтетичними рахунками

Баланс та звітність

Рис. 5.1.4. Схема облікового циклу підприємства

5.1.6. Способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку

Первинні документи та регістри повинні складатися чітко, роз-бірливо, без підчисток, забруднень та інших дефектів, які б викли-кали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської операції.

Вільні рядки у документах повинні прокреслюватись.

Помилки у первинних документах виправляються, як правило, коректурним способом, тобто неправильний текст або сума закрес-люється тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закресле-не, а зверху пишуть правильний текст або суму та ставлять підпис особи, яка зробила виправлення.

Крім вищеозначеного способу, існують суто бухгалтерські спо-соби виправлення помилок — додаткового бухгалтерського про-ведення та «червоного сторно».

Загалом виправлення помилок повинно бути супроводжене надписом «Виправлено» і підтверджено підписами осіб, які внесли виправлення в цей документ із зазначенням дати виправлення.

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

Винятком є касові і банківські документи, в яких ніякі виправ-лення, навіть оформлені за правилами, не допускаються. У разі по-милок у цих документах вони переписуються.

Документи, складені та виправлені з порушенням установлених правил, не мають юридичної (доказової)сили.

За достовірність інформації, що міститься у документі, і за якість його складання несуть відповідальність особи, які підписали документ.

5.1.7. Облікова політика підприємства

Нами було розглянуто практично всі питання, які включено програмою до основ теорії бухгалтерського обліку.

Розглянемо поняття облікової політики підприємства.

Якщо тлумачити інакше, то це — політика підприємства в облі-ку, тобто вона визначає, яким чином організовано облік на кожному конкретному підприємстві.

Зазначимо, що облікова політика є складовою частиною фінан-сової звітності підприємства і повинна розроблятися самостійно кожним підприємством в Україні.

Регламентованої форми облікової політики немає, підприємство само вибирає ті розділи і зміст, які необхідні йому для застосування виробничого процесу.

У розпорядчому документі підприємства ( як правило, це Наказ про облікову політику) визначаються методи оцінки, обліку і про-цедур, щодо яких нормативно-методична база передбачає більше ніж один варіант. Одноваріантні методи оцінки, обліку і процедур до такого розпорядчого документа включати не доцільно.

При виборі облікової політики необхідно враховувати такі фак-тори:

—        організаційно-правову форму (статус) підприємства;

—        форму власності;

—        галузеву належність;

—        розміри підприємства;

—        наявність структурних підрозділів;

—        стратегію фінансово-економічного розвитку;

—        рівень окупності витрат;

—        рівень технічної оснащеності підприємства;

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

—        кадрове забезпечення;

—        економічний стан на підприємстві та в Україні в цілому;

—        стан законодавства

На основі принципу послідовності облікова політика підприєм-ства має передбачати постійне ( із року в рік ) застосування прийня-тої стабільної облікової політики.

Зміни в обліковій політиці можуть вноситися шляхом затвер-дження окремих наказів, а у випадку, коли зміни охоплюють більшу частину тексту або істотно впливають на її зміст, розпорядчий до-кумент про облікову політику доцільно повністю викласти в новій редакції.

Таким чином, в темі розглядалися два елементи методу бухгал-терського обліку — документація та інвентаризація. Дано визначен-ня документації та первинного документа, класифікація документів, їх структура, вимоги до складання. Показано способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку та організацію документообігу на підприємстві. Визначено суть та мету інвентаризації, її види й порядок проведення.

Розглянуто регістри бухгалтерського обліку, їх визначення, види й техніку облікової реєстрації. Висвітлено форми бухгалтер-ського обліку й дана характеристика існуючих форм. Викладено по-няття облікового циклу підприємства та суть і значення облікової політики.