1.1. Сутність та види офісів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Для того, щоб керувати певним об’єктом необхідно добре знати цей об’-єкт, його природу, структуру, особливості функціонування. Оскільки у даному разі об’єктом управління є офіс, то, перш за все, слід визначити поняття офісу, його роль і функції в життєдіяльності організації, його структуру, види і особли-вості функціонування в організаціях різних напрямів діяльності, типів і форм.

Слово «офіс» походить від латинського officium, що у перекладі озна-чає «посада», «служба». В сучасній англійській мові слово «office» має кілька значень:

Модуль 1 КОНЦЕПЦІЯ СУЧАСНОГО ОФІСУ: ВІД ТРАДИЦІЙ ДО НОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

1)         служба, місце, посада, пост;

2)         перебування при владі, на посту;

3)         відомство, міністерство (взагалі, і в т. ч. підприємство, організація, установа);

4)         відділ, бюро, управління (як структурний елемент підприємства, що здійснює адміністративні функції);

5)         контора, канцелярія;

6)         службове приміщення, кабінет;

7)         службовці;

8)         обов’язок, обов’язки, функції;

9)         служба при будинку (при офісі). Найбільш поширеним в сучасних ділових колах в Україні є розуміння

офісу як приміщення, в якому розташовується компанія або її керуючий персонал і співробітники, зайняті в сфері управління. Разом з поняттям «о-фіс» в його сучасному розумінні в управлінську практику прийшла посада офіс-менеджера (office-manager), тобто професійного адміністратора, в обов’язки якого входить оперативне адміністративно-господарське управ-ління і забезпечення діяльності управлінського персоналу підприємства.

Офіс-менеджмент являє собою один з видів управлінської діяльності, головними завданнями якого є створення найбільш сприятливих матеріаль-них, технічних, санітарно-гігієнічних і соціально-психологічних умов ефективної роботи управлінського апарату, інформаційно-документаційне забезпечення менеджменту підприємства, планування, організація, коорди-нація, мотивація, розвиток і контроль роботи штабних служб (секретаріату, кур’єрської служби, адміністративно-господарського підрозділу тощо).

Традиційний офіс припускав використання переважно паперових но-сіїв інформації. Тиражування документів здійснювалося за допомогою звичайної друкарської машинки або традиційної малопродуктивної копію-вальної техніки (ротатор, ротапринт тощо). Інформація передавалась із за-стосуванням звичайного телефону, поштою або кур’єрським розсиланням.

В умовах традиційного офісу підготовка й оформлення документів яв-ляла собою трудомісткий малопродуктивний процес за допомогою таких традиційних засобів як леза для скобління тексту, коректувальні стрічки, біла коригувальна рідина, копіювальний папір, «восківка» для ротаторів, папки-швидкозшивачі, скріпки, діркопробивачі тощо. Перевірка, виправ-лення й нескінченні передруки документів значною мірою сповільнювали процес документообігу, роблячи його неефективним. Згодом традиційна

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

секретарська посада розділилася на дві — помічника керівника по офісу й фахівця з друкування текстів.

Поява на ринку і наступний бурхливий розвиток персональних ком-п’ютерів та іншої офісної техніки докорінно змінили уявлення про органі-зацію офісної роботи. Сучасний офіс цілком можна назвати електронним, тому що процес створення, обробки й систематизація документів; обмін ін-формацією з клієнтами й колегами — усе це здійснюється із застосуванням електронного встаткування й програмного забезпечення.

Сучасний офіс — це не просто приміщення, в якому розташовані ка-бінети керівництва, спеціалістів і служб. Це складна система зв’язків між підрозділами, інфраструктура, яка забезпечує ефективне функціонування всієї компанії. З точки зору оптимізації бізнес-процесів, створення позити-вного іміджу компанії й підвищення ефективності роботи персоналу, сучасний офіс складається з двох частин: фронт-офісу (front office) і бек-офісу (back office). Умовно кажучи це будуар і кулуари компанії.

Фронт-офіс вміщує кілька зон: зону очікування, приймальню та кабі-нет керівника, кімнати, в яких здійснюється робота з клієнтами, відвідува-чами. В холі офісу найчастіше знаходиться місце офіс-реєстратора (ресепшн). Зона очікування повинна створювати атмосферу комфорту і зручності, адже перше враження у відвідувачів про фірму створюється са-ме тут. Тому в холі розташовуються зручні офісні меблі: дивани, крісла, журнальні столики, а також стійки для інформаційно-презентаційної про-дукції компанії.

До фронт-офісу належать також кімнати, де проходять переговори, презентації та інші заходи. Переговірна кімната (meeting room) комплек-тується з урахуванням функціональності та комфортності: меблі, сучасна презентаційна, проекційна, аудіо- та відеотехніка — усе це повинно спри-яти досягненню домовленості й укладання договорів. Сучасне офісне об-ладнання дозволяє змінювати функціональність приміщення в залежності від потреб фірми. Завдяки спеціальним формам мобільних меблів та пе-регородкам, які можна з’єднувати на зразок дитячої гри «Конструктор», за лічені хвилини можна переобладнати переговірну кімнату під примі-щення для проведення презентації, відеоконференції, наради, тренінгу і навіть фуршету.

Традиційно в зоні фронт-офісу розташовуються кабінети вищого кері-вництва, серед яких кабінет першого керівника без перебільшення можна назвати найважливішою складовою частиною іміджу фірми. В приймальні

Модуль 1 КОНЦЕПЦІЯ СУЧАСНОГО ОФІСУ: ВІД ТРАДИЦІЙ ДО НОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

керівництва розташовується робоче місце секретаря, помічника або ре-ферента.

Облаштуванню приймальні та кабінету керівника приділяється особ-лива увага. Стиль оформлення цих приміщень значною мірою залежить від смаку і можливостей розпорядників фінансів організації. Зазвичай пе-ревага віддається меблям класичного стилю з дорогих порід дерева та су-часному декоративному оздобленню з природних матеріалів. Це можуть бути також комплекти меблів бізнес-класу, оформлених в стилі Hi-Tech, Модерн тощо.

Площа фронт-офісу значною мірою залежить від напряму діяльності організації. Для сервісних компаній, які щоденно працюють з великою кі-лькістю відвідувачів (банки, консалтингові й страхові компаній, нотаріаль-ні контори тощо) перевага віддається передній зоні, яка може займати 60– 70 % площі офісу.

Бек-офіс фірми являє собою зону, в якій розміщені підрозділи, що забезпечують фінансову, аналітичну, розрахункову, інформаційно-доку-ментаційну й іншу допоміжну роботу. Одним словом тут зосереджені «робочі конячки», тобто групи співробітників, які забезпечують повсяк-денну, можливо непомітну на перший погляд, але надзвичайно важливу роботу, від якої залежить життєздатність усієї організації. Функціональні й ергономічні меблі, сучасний дизайн інтер’єра, комфортні умови, сучас-не інформаційно-технічне обладнання — усе це повинно сприяти продук-тивній роботі працівників. Частка площі бек-зони також залежить від профілю діяльності компанії і може становити від 30 % (в організаціях, які щільно працюють з клієнтами) до 50 % і більше (в дилінгових центрах, кол-центрах та інших організаціях, які переважно працюють з великою кількістю інформації, займаються аналітикою, перекладами тощо). Взагалі площа сучасної робочої зони обчислюється в розрахунку 3,5–5 м2 на одного співробітника.

Слід зазначити, що офіси сучасних організацій значно відрізняються за рівнем якості й іншими ознаками. Згідно з міжнародними стандартами, до яких наближена й вітчизняна класифікація, офіси поділяються на три основних класи — A, B, C, до яких додаються офіси вітчизняного стандар-ту — класи D і Е.

До класу «А» належать найпрестижніші приміщення, які розташовані переважно в центрі столиці або великого індустріального міста і мають найвищий рівень архітектурної цінності й офісного сервісу: розвинуту й

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

бездоганну інфраструктуру, забезпечення сучасною оргтехнікою, оптоволокон-ними комунікаціями, ресепшн, конференц-залами, засобами побутового обслу-говування й відпочинку, службами безпеки, управління й обслуговування, авто-матизованими системами життєзабезпечення, підземним паркингом, високим рі-внем обслуговування. Найсучасніші офіси вищого класу (так звані «розумні» будинки) передбачають повну автоматизацію всіх систем життєзабезпечення.

Офіси класу «В» відрізняються від попередніх розташуванням у менш престижних районах міста, нижчим рівнем архітектури, оздоблювальних матеріалів, оформлення внутрішнього простору і спектром пропонованих послуг, наприклад, відсутністю централізованої системи кондиціювання, підземного або закритого паркування тощо.

Офіси класу «С» — це численні, як правило, орендовані приміщення, переобладнанні й пристосовані під офіси в будівлях так званих радянських підприємств, що припинили свою діяльність. Такі офіси розташовані в не-престижних районах і околицях міста, мають досить скромний інтер’єр і набір послуг, обмежений лише найнеобхіднішими потребами: звичайна си-стема вентиляції, міський телефонний зв’язок, опалення в холодну пору року, туалетна кімната в коридорі. Такі офіси орендують невеликі фірми, що не претендують на високий статус.

Офісні приміщення класу «D» розташовані в старих будинках, що часто потребують капітального ремонту і мають застарілі інженерні кому-нікації, відрізняються підвищеною пожежною небезпекою і відсутністю спеціалізованих служб життєзабезпечення.

Клас «Е» не використовується в західній класифікації офісів. В Украї-ні такі офіси розташовані в підвальних або напівпідвальних приміщеннях, переобладнаних квартирах в старому житловому фонді, в непристосованих старих будівлях, які потребують реконструкції.