Додаток 3 Класифікація документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

 

№ поряд.        Ознаки класифікації  Характеристика

1          За назвою виду документа  Заява, лист, статут, телеграма, довідка, інструк-ція, службова записка, контракт, трудова книж-ка, наказ, протокол та ін.

2          За походженням       Службові — це документи, які створюються ор-ганізаціями, підприємствами і службовими осо-бами, що їх представляють, та оформляються в установленому порядку.

Особисті — це документи, які створюються окре-мими особами поза сферою їх службової діяльності

3          За місцем виникнення         Внутрішні — документи, що мають обіг лише всередині тієї організації, установи чи підприєм-ства, де їх складено.

Зовнішні — документи, які є результатом спілку-вання установи з іншими установами, особами, ор-ганізаціями. Зовнішні документи за напрямом по-діляються на вхідні — ті що надсилаються до орга-нізації, та вихідні, що відправляються з організації

4          За призначенням (змістом) в управлінні   Організаційні — визначають правове положен-ня та основні задачі установ, підприємств, їх структурних підрозділів та окремих працівників (статут, установчий договір, штатний розпис, правила, положення, посадова інструкція). Розпорядчі — це документи, що слугують для передачі рішень іншим організаціям та конкрет-ним особам (вказівка, наказ з господарської дія-льності, розпорядження, постанова). По особовому складу — кадрові документи: трудо-ва книжка, трудовий договір, резюме, накази тощо. Довідково-інформаційні — документи, що вста-новлюють певні факти, події, слугують засобом передачі певної інформації іншим підприємствам

Шевчук С. П., Скороходов В. А, Жуковська В. М. та ін.  Т1£л&к

УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)        Mg™j

Продовження дод. 3

 

№ поряд.        Ознаки класифікації  Характеристика

                        та службовим особам (акт передачі справ, про-токол, довідка, ділові листи, доповідна записка). Особово-офіційні — документи, що подаються громадянами до органів виконавчої влади (скар-га, позовна заява, пропозиція). Спеціалізовані — різновиди цих документів за-лежать від виду діяльності установи, підприємс-тва: обліково-фінансові, бухгалтерські, мит-ні, документи з господарської та зовнішньо-економічної діяльності тощо

5          За терміном виконання        Звичайні (безстрокові) — виконуються в по-рядку загальної черги.

Термінові — це документи для яких встановлено строк виконання (наприклад, строк може бути визначений постановою або розпорядженням чи резолюцією керівника). До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма)

6          За стадіями створення         Оригінал — це основний вид документа, пер-ший та єдиний його примірник, який засвідче-ний. Він має підпис керівника установи, а в разі погреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія — це точне відтворення оригіналу. На ко-пії документа обов’язково робиться помітка вго-рі праворуч «Копія».

Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск — це повна копія відправленого куди--небудь оригіналу документа, яка залишається у відправника (ксерокопія).

Витяг — частина копії документа, яка завірена підписом посадової особи із зазначенням слова «згідно», з датою та печаткою. Дублікат — це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридич-ному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні

tfSh.

ДОДАТКИ

Закінчення дод. 3

 

№ поряд.        Ознаки класифікації  Характеристика

7          За складністю            Прості — відображають одне питання. Складні — відображають декілька питань

8          За ступенем гласності          Для загального користування (правила техніки б ез-пеки).

З обмеженим доступом: для службового користування з грифом ДСК, тобто документи, що містять комерційну або державну таємницю, конфіденційну інформа-цію і мають відповідні грифи: КТ, Таємно, Кон-фіденційно, Секретно

9          За терміном зберігання        Тимчасового (до 10 років): накладні, довідки,

товарні чеки.

Тривалого (понад 10 років); трудові книжки

(50 років), накази.

Довічного (постійного) зберігання: історичні

архіви, акти запису громадянського стану

10        За юридичною силою          Чинні — документи, що мають правову силу. Недійсні — не мають юридичної сили з певних причин: за строком давності, фальсифіковані або підроблені

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)