ДОДАТКИ Додаток 1 Кваліфікаційна характеристика менеджера офісу (секретаря)*


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Завдання та обов’язки. Виконує функції, що включають організацій-но-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівни-ка підприємства. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд кері-вникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозді-лів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. Веде діловодство, виконує різні операції із застосу-ванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень. Приймає докумен-ти і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Стежить за своєчасним роз-глядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавця-ми документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформ-лення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування. Організовує проведення телефон-них переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по прийма-льно-переговорних пристроях (телефакс, телекс.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв’я-зку. За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів. Виконує роботи щодо підготовки засідань і на-рад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстра-ції), веде і оформляє протоколи засідань і нарад. Здійснює контроль за ви-конанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно-реєстраційну карто-теку. Забезпечує робоче місце керівний необхідними засобами організацій-ної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі. Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, не-обхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду про-хань і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архі-ву. Копіює документи.

Повинен знати: постанови, розпорядження, накази; положення, ін-струкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяль-ності підприємства і ведення діловодства; структуру і керівний склад під-приємства і його підрозділів; організації діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну; справу; машинопис; правила користуван-ня приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброб-лення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютера-ми і друкарськими машинами; стандарти організаційно-розпорядчої доку-ментації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики естетики; правила ділового спілкування; основи орга-нізації праці управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; ос-нови адміністративного права і законодавства про працю.

Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта професійно--технічна освіта або повна загальна середня освіта і професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

* Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльнеості». Розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців». — Краматорськ: Центр продуктивності, 2005, — 354 с.

tfSh.

ДОДАТКИ