5.6. Підготовка й проведення презентацій

В діяльності різних організацій все більшого значення набувають пре-зентації й офіційні прийоми.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

Презентацію можна визначити як представлення перед аудиторією чого-небудь нового, раніше не відомого. Це можуть бути як знову органі-зована установа або фірма, так і результати їхньої діяльності: товари й послуги.

Основна мета презентації — створити бажане відношення до устано-ви, товару або послуги з боку потенційних споживачів, клієнтів, відвідува-чів і т. ін. Тому дотримання ділового етикету в цьому випадку відіграє важ-ливу роль для майбутнього процвітання фірми.

Існує загальноприйнята структура презентації, що включає вступні, основну й заключну частини.

У вступній частині необхідно викласти присутню програму презента-ції, представити керівництво фірми, запрошених, спонсорів, висвітлити ін-ші організаційні питання.

В основній частині презентації варто надати докладну інформацію про переваги об’єкта (товар, послуга, ідея тощо), пояснити, які потреби й запити присутніх будуть задоволені в результаті реалізації проекту, показа-ти фінансові й інші вигоди для клієнтів, підкреслити надійність фірми, привести докази переваги фірми в порівнянні з конкурентами. Дуже важ-ливо стимулювати аудиторію до подальшого співробітництва з фірмою, як постійних клієнтів.

Заключна частина призначається для підбиття підсумків, одержання й надання зворотного зв’язку, подяки спонсорам, організаторам і присутнім, прощання й закриття презентації.

Слід зазначити, що підготовка й проведення презентації вимагає знач-них зусиль, детального плану й творчого мислення. Особлива роль тут належить ведучому. Ось кілька корисних порад ведення презентації:

•          заздалегідь налаштуйтеся подумки на сприятливий хід і результат презентації;

•          посміхайтеся;

•          говоріть з ентузіазмом;

•          для виділення важливих моментів використовуйте прийом: «Ми роз-глянемо…», «Ми розглядаємо…», «Ми розглянули…»;

•          орієнтуйте свою презентацію на аудиторію, використовуючи прикла-ди з практики й особистого досвіду учасників, робіть порівняння, вживайте метафори, давайте волю уяві;

•          активізуйте мислення за допомогою питань;

•          використовуйте жарти, анекдоти;

Модуль 5 УПРАВЛІННЯ БІЗНЕС-КОМУНІКАЦІЯМИ В ОФІСІ

•          стійте лицем до аудиторії, підтримуйте контакт очей, звертайтеся до людей, а не дивіться повз них;

•          підкреслюйте важливі місця, виділяючи їх паузами, жестами, підви-щенням або пониженням голосу, змінюйте тембр і силу звуку;

•          використовуйте методи візуалізації;

•          підбивайте підсумки, дякуйте за увагу, відповідайте на питання.