5.6. Підготовка й проведення презентацій
В діяльності різних організацій все більшого значення набувають пре-зентації й офіційні прийоми.
Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)
Презентацію можна визначити як представлення перед аудиторією чого-небудь нового, раніше не відомого. Це можуть бути як знову органі-зована установа або фірма, так і результати їхньої діяльності: товари й послуги.
Основна мета презентації — створити бажане відношення до устано-ви, товару або послуги з боку потенційних споживачів, клієнтів, відвідува-чів і т. ін. Тому дотримання ділового етикету в цьому випадку відіграє важ-ливу роль для майбутнього процвітання фірми.
Існує загальноприйнята структура презентації, що включає вступні, основну й заключну частини.
У вступній частині необхідно викласти присутню програму презента-ції, представити керівництво фірми, запрошених, спонсорів, висвітлити ін-ші організаційні питання.
В основній частині презентації варто надати докладну інформацію про переваги об’єкта (товар, послуга, ідея тощо), пояснити, які потреби й запити присутніх будуть задоволені в результаті реалізації проекту, показа-ти фінансові й інші вигоди для клієнтів, підкреслити надійність фірми, привести докази переваги фірми в порівнянні з конкурентами. Дуже важ-ливо стимулювати аудиторію до подальшого співробітництва з фірмою, як постійних клієнтів.
Заключна частина призначається для підбиття підсумків, одержання й надання зворотного зв’язку, подяки спонсорам, організаторам і присутнім, прощання й закриття презентації.
Слід зазначити, що підготовка й проведення презентації вимагає знач-них зусиль, детального плану й творчого мислення. Особлива роль тут належить ведучому. Ось кілька корисних порад ведення презентації:
• заздалегідь налаштуйтеся подумки на сприятливий хід і результат презентації;
• посміхайтеся;
• говоріть з ентузіазмом;
• для виділення важливих моментів використовуйте прийом: «Ми роз-глянемо…», «Ми розглядаємо…», «Ми розглянули…»;
• орієнтуйте свою презентацію на аудиторію, використовуючи прикла-ди з практики й особистого досвіду учасників, робіть порівняння, вживайте метафори, давайте волю уяві;
• активізуйте мислення за допомогою питань;
• використовуйте жарти, анекдоти;
Модуль 5 УПРАВЛІННЯ БІЗНЕС-КОМУНІКАЦІЯМИ В ОФІСІ
• стійте лицем до аудиторії, підтримуйте контакт очей, звертайтеся до людей, а не дивіться повз них;
• підкреслюйте важливі місця, виділяючи їх паузами, жестами, підви-щенням або пониженням голосу, змінюйте тембр і силу звуку;
• використовуйте методи візуалізації;
• підбивайте підсумки, дякуйте за увагу, відповідайте на питання.