4.4. Передача справ до архівного підрозділу


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Архів — це архівний підрозділ чи організація, що здійснює прийом зберігання документів з метою використання ретроспективної документа-льної інформації.

Передача справ в архів (структурний архівний підрозділ) установи здійс-нюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структур-них підрозділів і затвердженим керівником установи. Схоронність документів в організації згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архів-ні установи» забезпечується наявністю архівного підрозділу та посади завідува-ча архіву підприємства (кваліфікаційна характеристика наведена у додатку 10).

Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлен-ня. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису ке-рівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов’яз-ковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підроз-ділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв’язаними на-лежним чином тимчасового строку зберігання за номенклатурою справ.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування. Видавання документів у тимчасове користування за межі архівного підрозділу (архіву) дозволяється:

•          працівникам структурних підрозділів підприємства — фондоутворювача або його правонаступника;

•          працівникам інших підприємств, установ, організацій.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує:

•          1 місяць — працівникам структурних підрозділів підприємства — фондо-

утворювача або його правонаступника;

•          3 місяці — працівникам інших підприємств, установ, організацій.

Після закінчення встановленого строку в разі потреби здійснюється пере-

оформлення документів (замовлень або актів) на справи, що видані, за умо-

ви, що працівник архівного підрозділу підприємства попередньо ознайоми-

вся зі станом збереженості цих справ.

Видавання справ з архіву в тимчасове користування працівникам структур-них підрозділів підприємства-фондоутворювача або його правонаступника оформ-люється замовленням і реєструється у книзі видавання справ у робочі приміщення підприємства (додатки 11–12).

Видавання справ з архівного підрозділу підприємства в тимчасове користу-вання працівникам інших підприємств оформлюється актом і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення підприємства.

Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим підпри-ємствам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в ар-хівному підрозділі підприємства, а другий видається замовнику. Акт підпи-сується керівником підприємства, що передає документи, та керівником підприємства, що одержує їx, та скріплюється гербовими або круглими пе-чатками. Після повернення справ у кожному примірнику листа робиться відповідний запис. Перед видаванням справ з apxiвy та після їx повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності предста-вників підприємств, які передають та одержують справи.

Вилучення справ з архівного підрозділу або окремих документів справ i передавання їx у постійне користування іншим підприємствам, забороняється.