4.3.3. Описи документів постійного і тимчасового зберігання

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу. Скла-дання описів справ постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нуме-рація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Модуль 4 ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, пе-ревіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих до-кументів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закін-чення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: « документи за ___ роки».

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), про-ставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Чи-сло і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за по-годженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої уста-нови (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформ-ляється за встановленою формою (додаток 9).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. Наприклад — описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою справ і заведе-ні у 2010 році, будуть мати номери: 5П-10; 5Т-10; 5О/С-10; графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи.

Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суціль-ною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і

літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній но-

мери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації

справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису

вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках

у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого

справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього

питання див. також у розділі за       рік, №             ».