4.3. Підготовка справ до наступного зберігання та використання 4.3.1. Оперативне зберігання документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах (у не-великих установах доцільно зберігати справи централізовано у канцелярії).

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розмі-щуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

З метою забезпечення схоронності документів справи повинні збері-гатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети примі-щеннях, у шафах і столах, що зачиняються. У разі зберігання справ у стру-ктурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керів-никами структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу збері-гаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відміт-ка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе від-повідальність за їх схоронність. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здій-снюється з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазнача-ється структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа ви-дана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

Модуль 4 ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Формуляр картки-замінника справи (формат А4, 210 х 297мм)

(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)

КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ

Справа          

(номер справи за описом і заголовок справи)

Опис  

(номер і назва опису)

Фонд 

(номер і назва фонду)

Видана          

(дата видавання)

(кому видана, куди видана)

до       

(дата повернення)

Керівник архівного підрозділу        підпис Ініціали та прізвище

(особа, відповідальна за архів)

Дата

Вилучення документа із справи постійного строку зберігання заборо-няється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з до-зволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.