4.2.2. Формування справ


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

•          групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності –засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

•          групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);

•          особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;

•          групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового стро-ків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, докумен-ти постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням од-ного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну спра-ву. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів-ний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

•          в одній справі документи постійного, в іншій — документи тимчасо-

вого терміну зберігання;

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

•          включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідов-ності;

•          якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться но-ва справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку збері-гання в діючу номенклатуру справ;

•          документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на зага-льних підставах;

•          справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логіч-

ному порядку або у їх поєднанні. (табл.4.2.1)

Таблиця 4.2.1.

Способи формування документів у справи

 

Вид документів         Спосіб групування у справи

Розпорядчі документи          Разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них      Розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; з адміністративно-господарських питань, відрядження працівників, накази з персоналу тощо        Групуються у різні справи

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи       Протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

Документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо)

Протоколи     Групуються у хронологічному порядку і за номерами.

Модуль 4 ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Закінчення табл. 4.2.1

 

Вид документів         Спосіб групування у справи

Документи до засідань         Систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним

Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням        Групуються у справи за напрямами діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизу-ються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси        Групуються у справах окремо від проектів цих документів

Листування   Групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за Документом-запитом.

Довідки місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи         Групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи Систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Групування документів з персоналу

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

1)         внутрішній опис документів, включених до справи;

2)         заява про прийняття на роботу;

3)         направлення або подання;

4)         особовий листок обліку кадрів;

5)         автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначен-ня, переведення, звільнення;

6)         доповнення до особового листка обліку кадрів;

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

7)         доповнення до особового листка про заохочення;

8)         довідки та інші документи. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до осо-бової справи не включаються у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.