4.2. Складання номенклатури і формування справ 4.2.1. Складання номенклатури справ


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Є три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індекса-ції і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадо-вою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов’язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким нада-ються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтво-рюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і ли-стування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

У кінці діловодного року номенклатура справ (зразок формуляра номенклатури справ наведено у додатку 8) установи обов’язково закрива-ється підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідом-ляється архівний підрозділ підприємства.

Модуль 4 ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

1)         перший — зберігається у справі в канцелярії;

2)         другий — передається до архівного підрозділу установи для здійснен-ня контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

3)         третій — надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

4)         четвертий — розподіляється за розділами між відповідними структур-ними підрозділами для практичної роботи.