3.6.2. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Документи, що відправляються з установи (підприємства), називають вихідними, їх обробка складається з таких операцій:

•          складання проекту документа;

•          погодження проекту документа;

•          перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

•          підписання документа керівником (у необхідних випадках — затвер-дження);

•          реєстрація документа;

•          відправлення документа адресатові;

•          підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

Проект вихідного документа складається виконавцем, а правильність його оформлення перевіряється секретарем (виконавцем).

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

У ряді випадків проект вихідного документа повинен бути погодже-ний з іншими спеціалістами фірми. Таке погодження оформляється візою.

Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис кері-внику фірми. Разом з ним можуть бути представлені й інші документи, ви-користані для підготовки вихідного документа (ініціативні листи, реклама-ції, контракти, акти, нормативні документи). Керівник підприємства може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або поверну-ти його виконавцю на доопрацювання.

Після підпису керівником двох примірників вихідний документ пере-дається секретареві (до канцелярії) для реєстрації. Документи, що відправ-ляються, реєструються в «Журналі реєстрації вихідних документів».

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних документів

 

Порядковий номер №          Коли і кому

направлена

кореспонденція         Короткий зміст         Індекс підрозділу

1          2          3          4

Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фік-сується рукописним або машинописним способом на обох примірниках документа.

Потім вихідні документи того ж дня конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса одержувача на листі та на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають до справи.