Warning: session_start() [function.session-start]: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_03aa3fd389d44238b15605af20211005, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
3.6. Схеми документообігу різних категорій документів 3.6.1. Порядок отримання, розгляду та передачі вхідної кореспонденції : Управління сучасним офісом (офіс-менеджмент). Навчальний посібник : Бібліотека для студентів

3.6. Схеми документообігу різних категорій документів 3.6.1. Порядок отримання, розгляду та передачі вхідної кореспонденції


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з докумен-тами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис.3.2).

00

o

КЕРІВНИК

ВІДДІЛУ

(ПІДРОЗДІЛУ)

ВИКОНА-ВЕЦЬ

Перегляд документа визначення виконавця

Візування Контроль Виконання

 

u o

X Л

to

X

>x

X

a

CEKPETAP КЕРІВНИКА

il

Попередній розгляд пошти

Відправка

засобами

звязку

 

Перегляд

докумєнтації

написання

резолюції

КЕРІВНИК ОРГАНІЗАЦҐІ

 

0?                    DQ

                       

=1        X         Ь

CO      гс         X

a          X         a;

ь          С1       ^

u          X

QQ      >^

о;        

            X

CD     

            п

сх                    п

                       

Підписання

Підшивання у справу

Підготовка

відповідей,

виконання

завдання

секретар (друкарка)

Перевірка

правильності

оформлення

документа, інформації

Рис. 3.2.

Технологічна схема проходження документів в організації

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

Приймання і обробка вхідних документів здійснюється секретарем--референтом. Документи, що одержані підприємством, проходять нижчеза-значені етапи.

•          Первинна обробка

Первинна обробка вхідних документів полягає у перевірці правильно-

сті доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої ко-

респонденції (з поміткою «особисто»). Потім необхідно перевірити прави-

льність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа,

наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих арку-

шів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на

самому документі і в журналі вхідних документів у графі «Примітка».

Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків, коли ли-ше з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, та коли на конверті є помітка «конфіденційно», «тер-міново».

•          Попередній розгляд і реєстрація

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем з

метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися, і ті, що реєстрації не потребують. Секретар-референт здійснює «фільтрування» вхідних документів, що передаються керівникові. Йому направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, мають в адресі вказівки на структурний підрозділ або прізвище працівника можуть пере-даватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або виконавцям.

При попередньому розгляді також з’ясовується, чи не потребують до-кументи, додаткових матеріалів (попереднього листування, контрактів, но-рмативних документів тощо).

•          Реєстрація передбачає проставлення реквізиту «відмітка про надхо-

дження»; (Зареєстрований документ не може реєструватися повторно в

процесі його обігу в середині підприємства. Існує кілька форм реєстрації

документів; централізована, децентралізована і змішана. При централізова-

ній системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами.

Децентралізована система передбачає реєстрацію в місцях створення чи

виконання документів. З урахуванням особливостей підприємства може

застосовуватись і змішана система, коли одна частина документів реєст-

рується централізовано (приймальна, канцелярія), інша — у структурних

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

підрозділах. Вибирають ті з них, що забезпечують високу ефективність в умовах конкретного підприємства.

Документи при реєстрації розподіляються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Наприклад:

•          вхідні документи;

•          вихідні документи;

•          внутрішні документи;

•          комерційні контракти;

•          документи з грифом «КТ» («Конфіденційно»). Порядковий реєстраційний номер документа присвоюється, починаю-чи з № 1 з першого січня кожного року по 31 грудня.

Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів складаються з поряд-кового номера документа умовного позначення структурного підрозділу чи по-садової особи, номера справи, до якої буде підшито документ або його копію).

•          Розгляд документів керівництвом

Керівник зобов’язаний розглянути документи в день їх надходження і

того ж дня (у крайньому випадку наступного дня) повернути пошту сек-ретареві. Керівник, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі конкретні вказівки стосовно, виконання документа і визначити реальні строки.

•          Направлення на виконання

З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконав-

цю під розписку в журналі реєстрації вхідних документів з проставленням

дати отримання.

Відомості, взяті з резолюції (виконавець, строк виконання) достроково заносяться секретарем у реєстраційний журнал).

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

 

Дата над-ходження та індекс документа   Кореспондент

та індекс

одержаного

документа      Короткий зміст         Кому на-правлено документ

на резолюцію            Резолюція

чи кому направлено документнт    Відмітка

про

виконання

документа

1          2          3          4          5          6

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

•          Контроль виконання.

Контрольні функції нерозривно зв’язані і здійснюються за допомогою

журналів і карток. Часто користуються: спеціальною контрольною картоте-кою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких пе-редбачені протягом наступного місяця.

Основна мета контролю — забезпечення виконання тих документів, що за дорученням керівника взяті на контроль.

В організації для деяких документів може бути прийнятий порядок, що передбачає розгляд їх керівником після завершення виконання докуме-нтів одночасно з підготовленими для підпису проектами внутрішніх чи вихідних документів. Це дозволяє керівникові зекономити час.

•          Виконання документів.

Для забезпечення оперативного виконання документа кількома

виконавцями одночасно секретар розмножує вхідний документ і передає копії виконавцям. Документ перебуває в роботі у виконавців до остаточ-ного вирішення питання. Обіг документів між виконавцями може здійс-нюватися без розписок, за винятком документів з грифом «КТ» або «Кон-фіденційно».

•          Підшивання документів до справи.

Коли робота з документом. завершена (складено документ-відповідь),

на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секре-тареві-референтові для підшивання до справи).



Warning: Unknown: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_03aa3fd389d44238b15605af20211005, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in Unknown on line 0

Warning: Unknown: Failed to write session data (files). Please verify that the current setting of session.save_path is correct (/var/www/nelvin/data/mod-tmp) in Unknown on line 0