3.5. Основні вимоги до складання та оформлення документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів управління, що визначені відповідними нормативними актами. Виконання правил оформлення документів забезпечує:

•          юридичну силу документів;

•          організацію швидкого пошуку документів;

•          використання персональних електронно-обчислювальних машин та інших технічних засобів для складання документів. Найважливішими реквізитами документів, що використовуються у ді-ловодстві згідно з ДСТУ 4163-2003, є такі:

•          Кожний документ можна поділити на три головні частини:

•          заголовок (до неї належать реквізити, що розміщені до тексту);

•          основну частину (реквізити «текст» і «додатки»);

•          оформлення (реквізити, що розміщуються нижче тексту — додатків). 1. Реквізит «Державний герб» ставиться тільки на документах дер-жавних установ і підприємств, яким надається таке право. У повсякденній практичній роботі комерційних структур, приватних фірм цей реквізит не використовується.

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

2.         Реквізит «Емблема організації». Емблема організації — це умов-

но символічне графічне зображення, що реєструється згідно з установле-

ним порядком. Як емблема організації може бути використаний товарний

знак, рисунок, абревіатура, різне комбіноване зображення тощо.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуго-вування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, як-що на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розта-шовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Дер-жавного герба.

3.         Реквізит «Зображення нагород» розташовується у верхньому лівому куті або посередині бланка організації.

4.         Реквізит «Код підприємства, установи, організації» розташову-ють у верхньому правому куті.

5.         Реквізит «Код форми документа» розташовується у верхньому

правому куті під кодом підприємства, організації, установи.

6.         Реквізит «Назва міністерства, відомства, якому підпорядко-вана установа», розташовується у верхньому лівому куті або посере-дині рядка.

7.         Реквізит «Назва організації» розташовується на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Назва організації пишеться у суворій відпові-дності з назвою, зареєстрованою в установчих документах: статуті підпри-ємства чи установчій угоді. Реквізит «Назва організації» розташовується під реквізитом «Емблема організації». Скорочена назва може бути розмі-щена на бланку поряд з повною тільки у випадках, коли вона офіційно за-фіксована в установленому порядку.

8.         Реквізит «Назва структурного підрозділу» розташовується у вер-хньому лівому куті чи посередині рядка. Дозволяється друкувати машино-писним способом.

9.         Реквізит «Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку». Сукупність наведених у рекві-зиті даних є юридичною адресою підприємства. На бланках для листів юридична адреса проставляється друкарським способом або за допомогою персонального комп’ютера, розташовується під реквізитом «Назва органі-зації», та оформляється відповідно до поштових правил.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

Наприклад:

02156, Україна, м. Київ, вул. Кіото, 19

Тел.: (38-044) 513-33-48, 513-23-09 Для здійснення розрахунково-грошових операцій у банку вказується номер рахунка у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 26358654

у Дніпровському відділенні Промінвестбанку в м. Київ

МФО № 123000

10.       Реквізит «Назва виду документа» дає загальне уявлення про при-

значення документа, визначає склад його реквізитів, структуру тексту, ступінь

обов’язковості виконання його вимог (акт, розпорядження, режим, постанова).

Він розташовується у заголовній частині документа після реквізиту «Назва ор-

ганізації» та юридичної адреси і друкується великими літерами, наприклад:

ДОВІДКА, НАКАЗ.

Для листів назва виду документа використовується лише в такому сполученні: ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ.

Назва документа повинна відповідати компетенції органу, який його видає, та змісту задокументованих управлінських дій.

11.       Реквізит «Дата». Документ датується в день його підписання або

затвердження (за винятком матеріалів колегіальних органів, що датуються

в день проведення колегії). Елементи дати приводяться в одному рядку в

такій послідовності: день, місяць, рік. Приклад: 22.11.10

За ДСТУ 4163-2003 дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число. Приклад: 2010.01.15

12.       Реквізит «Індекс» забезпечує оперативний довідково-інформацій-ний пошук документа, його збереження і контроль виконання. Він включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного під-розділу, друга — номер справи в номенклатурі підрозділу, третя — поряд-ковий номер по журналу обліку. Наприклад, вхідний номер № 03-12/97: пе-рша цифра 03 — шифр структурного підрозділу автора документа, 12 — номер справи, де зберігається копія вихідного документа; 97 — реєстрацій-ний номер документа по журналу обліку вхідних документів і канцелярії.

13.       Реквізит «Посилання на індекс і дату вхідного документа» роз-ташовують у верхній частині сторінки зліва під датою і номером. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка видала документ.

Наприклад: На № 03 — 12/ 213 від 15.09.05.

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

14.       Реквізит «Місце складання або видання». Цей реквізит включає в себе назву міста або іншого населеного пункту, де створюється розпоряд-ливий, організаційний або колегіальний документ.

15.       Реквізит «Обмеження доступу до документа» проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Гриф об-меження доступу проставляється відповідно з діючим законодавством і розміщується праворуч від середини у верхньому куті робочої площі на пе-ршій сторінці без лапок. Якщо необхідно вказати номер примірника, він ставиться нижче грифу обмеження доступу через півтора інтервали і центрується відповідно до нього.

Гриф може формулюватись так:

Цілком таємно

Для службового користування

Таємно

Конфіденційно

Не для друку

Комерційна таємниця На документах, що мають гриф обмеження доступу, вказується не ли-ше кількість примірників, але й адреса кожного. Наприклад:

прим.№1 — за адресою

прим.№2 — до відділу № 1

прим.№3 — до справи 07

16.       Реквізит «Адресат». Документ адресується організації, структур-

ному підрозділу, службовій або приватній особі. Основні елементи рекві-

зиту «Адресат» — назва установи, підрозділу, посада, прізвище й ініціали

особи, поштова адреса.

Документ не повинен містити більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, то складається список розсилки і на кожному примірнику документа зазна-чається лише одна адреса.

Найменування організації, її структурного підрозділу, яким адресу-ється документ, але не вказується посадова особа, пишеться в називному відмінку. Наприклад:

Міністерство освіти і науки України

Державний департамент інтелектуальної власності

Якщо документ адресують керівникові структури, то її назва пишеть-ся в називному відмінку, а посада (звання) і прізвище адресата — в даваль-ному. Наприклад:

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

Київський національний торговельно-

економічний університет

Деканові факультету економіки,

менеджменту та права

проф. Гуляєвій Н. М. Якщо документ адресовано керівникові організації, установи, то її на-зва входить до найменування посади і пишеться у давальному відмінку. Наприклад:

Начальнику Головного

архівного управління при

Кабінеті Міністрів України

В. М. Колосову При надсиланні документа кільком організаціям (чи однорідним уста-новам), адреси можуть зазначатися узагальнено. Наприклад:

Директорам підприємств і

керівникам організацій

Керівникам філій «Укрсоцбанку» До складу реквізиту може входити також поштова адреса. Наприклад:

ТОВ «Гепард»

Відділ маркетингу

вул. Кошевого, 15, м. Київ, 03023 Якщо документ адресовано приватній особі, то адреси адресата й ад-ресанта зазначаються в такій послідовності:

Адреса відправника

Деснянське відділення Промінвестбанку

в м. Києві

вул. Червоноткацька, 29а

м. Київ-94

01001

Адреса одержувача Василю Петровичу Бакунову вул. Кошевого, 17, кв.9 м. Київ, 02124

17. Реквізит «Затвердження». Затвердження — спосіб посвідчення документа після його підписання, санкціоноване розширення дії документа

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

на певне коло структурних підрозділів, організацій або службових осіб. Елементи грифа твердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада особи, що за-тверджує документ, підпис. Документ має юридичну силу з моменту його затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ «Калина»

             Л. М. Пилипів

15.02.10 При затвердженні документа розпорядчим актом на документі простав-ляється гриф за таким зразком:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом міністра освіти і науки України

«__»     2010 р. № __

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню наведе-но у додатку 6).

18. Реквізит «Резолюція». Розміщується у правому верхньому куті або на окремому бланку формату А8. Після первинної обробки і реєстрації документ направляється керівникові для розгляду, результат (рішення) якого фіксується у вигляді резолюції.

Резолюція — це напис на документі, який складається з таких елеме-нтів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Якщо термін виконання документа є типовим чи він вказаний у тексті самого документа і відповідно не треба його вказувати в резолюції, то кері-вник може зазначити в резолюції лише прізвище виконавця (виконавців) з ініціалами, порядок підготовки питання, підпис, дату. Наприклад:

Притуляк Г. В., Щербині О. Д. Організувати проведення заходів до 20.04.10 Особистий підпис, дата. Резолюція переноситься секретарем в реєстраційну форму і часто є основою для взяття документа на контроль. У цьому випадку термін вико-нання документа береться з резолюції.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

19.       Реквізит «Заголовок до тексту» відображає головну ідею доку-

мента. Ціль заголовка — прискорення процесу обробки документа і прохо-

дження через структурні підрозділи до безпосереднього виконавця.

Заголовок з максимальною повнотою розкриває зміст документа. Перенесений на реєстраційну картку заголовок визначає рубрику картоте-ки і тим самим дає можливість знаходити і використати документ в період його перебування в установі.

20.       Реквізит «Відмітка про взяття документа на контроль». Якщо документ вимагає виконання і береться на контроль, на ньому проставля-ється відмітка про контроль у вигляді букви «К» (контроль) чи слово «КО-НТРОЛЬ» на лівому полі документа на рівні заголовка. Ця відмітка може наноситись резиновим штемпелем або писатись власноручно червоним, синім чи зеленим олівцем. Метою реквізиту є нагадування виконавцю, що документ взято на контроль.

21.       Реквізит «Текст ділового документа».

Текст — розкриває основний зміст документа і складається з логічно побудованих частин: вступу, доказу, висновку.

У вступі адресатом вказується мотив, що призвів до складання доку-мента, викладається історія питання.

У доказі висвітлюється суть проблеми (доказу, пояснення, роздуму, що супроводжується цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали).

У висновку формулюється мета складання документа: дія адресата, інформування про який-небудь факт, обставину тощо.

У більшості випадків текст документа складається з двох смислових частин: у першій викладаються причини, підстави чи мета укладання документа, у другій — висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Інколи складають документи тільки з кінцевої частини, наприклад листи і заяви з проханням без мотивування, накази з однією розпорядчою частиною. Наприклад:

Прошу прийняти мене на посаду секретаря з 10 вересня 2010 року

22.       Реквізит «Відмітка про наявність додатка» оформлюється та-

ким чином: найменування, заголовок, підпис особи, відповідальної за її

зміст, дата, відмітка про надходження, затвердження тощо.

Наявність додатків вказується здебільшого в супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де повідомляється їх назва, кількість арку-шів, кількість примірників, що додаються.

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

Додатки до розпорядчого документа повинні містити відмітку з поси-ланням на відповідний розпорядчий документ, його дату, номер. Ця поміт-ка проставляється у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Наприклад:

Додаток

до наказу міністра освіти та науки України від 17.03.09 № 29 За наявності кількох додатків на них проставляється порядковий но-мер (додаток 1, додаток 2 і т. д.).

Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то реквізит офор-мляється так:

Додаток: на 5-й стор. у 3-х прим.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількість примірників. Наприклад:

Додатки: 1. Проект наказу на 10-и стор. у 2-х прим.

2. Доповідна записка до проекту наказу на 3-х стор. у 2-х прим. Якщо до документа додається інший документ, то реквізит оформля-ється так:

Додаток: лист Міністерства освіти і науки України

від 20.08.05 № 214 та додаток до нього, всього на 4-х стор. При надсиланні додатків кільком адресатам вони перелічуються за кожною адресою окремо. Наприклад:

Додаток: В першу адресу — огляд на 10-ти стор., 1 прим., аналітична довідка на 5-й стор., 1 прим. В другу адресу — огляд на 12-и стор., 1 прим. Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі зазначається: «Тільки адресату».

23. Реквізит «Підпис». Формою засвідчення законності документа є підпис посадової особи. Головними способами засвідчення документів є підпис, затвердження і печатка

Документи, що відправляються до вищих організацій, в редакції газет і журналів, а також розпорядчі і найважливіші внутрішні документи підпи-сує керівник установи або його заступник.

Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки й інші документи довідкового або аналітичного характеру може підписувати

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

виконавець, якщо питання, що розглядаються не виходять за межі його по-вноважень.

Документи колегіальних органів (постанови, рішення, протоколи й ін.) підписують дві особи — голова і секретар колегіального органу. Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі єдиноначальності, мають один підпис, як правило, на першому при-мірнику.

Особливості оформлення реквізиту «Підпис»

Документи, які складаються комісією, наприклад, акти, підписують всі її члени. Підписи на документі розміщуються один під одним у послі-довності, що відповідає займаній посаді. Назви посад розділяються між со-бою двома міжрядковими інтервалами. Наприклад:

Директор       І. О. Лавренчук

Головний бухгалтер Т. М. Тимощук

Підписується, як правило, перший примірник документа. При оформленні документа на чистому аркуші паперу назва посади входить до назви установи. Наприклад:

Начальник відділу кадрів

ТОВ «Селена»           підпис О. Л. Макушинська

У вищих навчальних закладах, навчальних установах при посаді вка-зується вчена ступінь і звання. Наприклад:

Завідувач кафедрою філософії

професор, доктор історичних наук підпис Б. П. Кульків При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов’я-зки осіб, що підписали документ, а не їхні посади. Наприклад:

Голова зборів            О. В. Лукашенко

Секретар        О. О. Мороз

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розміщують на одному рівні. Наприклад:

Директор ТОВ «Мрія»          Директор ТОВ «Базис»

             С. П. Колесов                      О. Р. Волков

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після йо-го закінчення.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, що виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали, прізвище

Не допускається перед найменуванням посади у підписі ставити при-йменник «за» чи проставляти косу лінію перед назвою посади.

24.       Реквізит «Погодження». Доцільність і своєчасність підготовле-

них документів, їх відповідність до чинних законодавчих і нормативних

актів здійснюється погодження його проекту із зацікавленими установами,

структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який друкується на два-три міжрядкових інтервали нижче рек-візиту «підпис». Якщо грифів погодження декілька, то вони можуть бути оформлені на одному рівні вертикальними рядками або на окремому аркуші. Гриф погодження поєднує в собі такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, назву посади та звання особи, яка погоджує документ, її особистий підпис, ініціали й прізвище особи, з якою погоджено документ.

Гриф погодження оформляється відповідно до вимог ДСТу й викону-

ється у двох варіантах: погодження з конкретною посадовою особою і по-

годження іншим документом, найчастіше листом, протоколом. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО          ПОГОДЖЕНО

Директор актового залу       Протокол засідання

             А. Б. Бурковський    Вченої Ради університету

18.04.06          18.04.06, № 225

Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Міс-це грифу погодження нижче реквізиту «підпис» на лицьовій стороні до-кумента.

25.       Реквізит «Віза». Внутрішнє погодження документа оформлюють

візою. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прі-

звища особи, яка візує документ, дати візування. Візу розміщують нижче

реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша

документа.

В установах, де є юридичні служби, документи до підпису погоджу-ються з юристом. Документ може бути також погоджений із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

Приклад:

Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал (и), прізвище 18.09.2005

Якщо віз декілька, то реквізит оформляють один під одним. У разі непогодження з документом, наявності зауважень і доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші.

26.       Реквізит «Печатка» ставиться на документах, що вимагають особ-ливого огляду їх автентичності. Вона може бути гербовою або простою. Гер-бова печатка прикладається до документів, що підтверджують юридичні і фі-зичні права осіб або встановлюють витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також до статутів, положень де, згідно з нормативними актами, необхідна наявність печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: кру-глу, квадратну і трикутну. Герб на ній не зображується. Її прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсилці, до довідок з місця роботи і т. п. Перелік документів, на які ставиться гербова печатка, наведено у додатку 7.

27.       Реквізит «Позначка про завірення копії». Часто доводиться за-віряти відповідність копії документа оригіналу. Позначка про завірення копії розміщується нижче реквізиту «Підпис документа». Відповідно до ДСТу проставляють запис «Згідно з оригіналом», зазначають посаду (зван-ня) особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування та дату завірення. Наприклад:

Згідно з оригіналом:

Інспектор кадрів       підпис О. П. Іваненко

Дата Якщо копія документа пересилається до іншої організації чи видаєть-ся на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.

28.       Реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону». Цей

реквізит обов’язковий на вихідних документах і складається з прізвища ви-

конавця, який виконував документ, номера його службового телефону.

Така позначка дозволяє у разі необхідності, швидко зв’язатись з виконав-

цем, який добре знає питання, що порушувались у документі, і дати вичер-

пну інформацію. Позначка про виконавця ставиться в нижньому лівому

куті лицьового або зворотного боку останньої сторінки документа.

tfSh.

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

Наприклад:

Кулешова, 518-23-95

29.       Реквізит «Відмітки про виконання документів і підшивка до

справ». Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання,

слова «до справи» і номер справи, до якої буде підшитий документ, дату

направлення документа до справи, підпис керівника структурного підрозді-

лу або виконавця.

В окремих документах може бути відсутньою частина реквізитів. До чис-ла обов’язкових належать реквізити, що дають документу юридичну силу і підвищують оперативність його підготовки, обробки, використання.

30.       Реквізит «Позначка про перенесення даних на машинний но-сій» розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить запис «Інформація перенесена на машинний носій», підпис особи, яка несе відпо-відальність за перенесення даних, дату перенесення.

31.       Реквізит «Позначка про надходження» містить скорочену назву організації, що отримала документ, дату надходження. Позначка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації, який містить: на-зву організації, дату надходження, індекс документа. Позначка проставля-ється праворуч на нижньому полі документа.

32.       Реквізит «Запис про державну реєстрацію» розташовують після номера акта або після грифа затвердження. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади»