3.2. Організація роботи приймальної офісу


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 

Загрузка...

Організація роботи приймальної залежить від організаційної структу-ри підприємства, територіального розміщення його головного офісу, спе-цифіки бізнесу, документопотоку тощо. Переважна частина виконуваних функцій та робіт приймальної офісу пов’язана із забезпеченням діловодст-ва, обслуговуванням відвідувачів (в т. ч. прийом відряджуваних, гостей), прийомом та передаванням телефонних дзвінків.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

Практичні дослідження та огляд інструкцій завідувача приймальної, по-мічників керівників, секретарів керівника організації складено приблизний графік роботи та їх типові функції, що характерно для середніх підприємств.

Таблиця 3.2.

Типові функції менеджера офісу

 

Узагальнений графік роботи           Характеристака типових завдань менеджера (адміністратора) офісу

9.00 - 9-30      Розстановка пріоритетів та узгодження з керівником плану роботи на день, прийняття до виконання розпоряджень та доручень. При необхідності — оперативно скорегувати план особистої роботи, та роботи приймальної (офісу) на день. Проконтролювати якість прибирання приміщень офісу, стан техніки безпеки, зробити необхідні записи в контрольній документації офісу.

9.30 —11.00

(на 10 годину можуть призначатись наради)       Проведення інструктажу (ранкової наради) завідувача приймальної, секретарів, охорони, водіїв, що убувають у рейс. Контролювання видачі необхідних документів (слу-жбові посвідчення, доручень, пропусків тощо). Розгляд за-явок на усунення недоліків у роботі офісного обладнання, організування контролю за виконанням заявок щодо за-безпечення необхідного інвентаря, канцелярських при-ладь.. Отримання кореспонденції, розглянуту напередодні керівником підприємства, визначення відповідальних осіб за виконання документів відповідно до резолюцій і переда-вання документів на виконання й організування контролю за виконанням термінових та найбільш важливих з них.

10.00 - 11.00, Участьу нарадах керівництва підприємства та організація під-готовки проведення нарад з працівниками апарату управління.

11.00 - 12.00  Робота з документами, що надійшли та підготовлені відпові-дно до вказівок і доручень керівника підприємства. Докуме-нти, виконані в повній відповідності з установленими вимо-гами передаються до відповідального секретаря (завідувача діловодної служби) чи до папки для доповіді керівнику під-приємства, або для подальшого руху (ре-єстрації, тиражу-вання, доведення до і посадових осіб, у справу тощо).

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

Закінчення табл. 3.Узагальнений графік роботи

Характеристака типових завдань менеджера (адміністратора) офісу

Документи, що не відповідають установленим вимогам, по-вертаються на доопрацювання виконавцям із вказівкою строку усунення недоліків.

 

12.00 — 12.30           Проведення службових переговорів телефоном, підготов-ка проектів документів, записок і інших документів. Пере-давання документів на технічне виконання.

12.30 — 13.00           В окремих випадках менеджер може запланувати зустрічі з посадо-вими особами підрозділів підприємства для вирі-шення поточних питань роботи офісу. Важливо передба-чити резерв часу для неперед-бачених питань, незаявле-них відвідувачів (гостей) в інтересах підприємства.

На час обіду   При необхідності офіс-менеджером можуть бути запла-новані неформальні зустрічі з посадовими особами під-приємства, у ході яких може бути проведено (у ряді ви-падків — продовжене) обговорення поточних питань ро-боти офісу (бізнес-ланч).

14.00 — 17.30           Контролює хід виконання завдань дня в підрозділах (на са-мостійних ділянках роботи) апарату управління При необ-хідності він у робочому порядку віддає начальникам відпо-відних підрозділів додаткові розпорядження. Вирішує по-точні питання, що виникають, планує план роботи щодо виконання пріоритетних та важливих завдань.

Кваліфікаційні характеристики менеджера (секретаря) офісу наво-диться у додатку 1.

Одна з головних функцій менеджера (секретаря) офісу — методич-не керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства та його філіалах, своєчасне доведення зовніш-ньої інформації до керівника, прийманням відвідувачів, подекуди участь у переговорах. Це означає, що менеджер офісу у процесі діяль-ності має право:

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

•          залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організа-цій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів доку-ментів за дорученням керівництва;

•          вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що на-лежать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконален-ня форм і методів роботи з документами;

•          повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на робочому

місці секретаря (секретаря референта) для малого підприємства, чи праців-ників у приймальній (канцелярії) офісу, що характерно для великих та се-редніх підприємств.

Схематичне представлення взаємозвязків менеджера та документопо-токів в організації ілюструє рис. 3.1.

Документопотік (вхідний та вихідний) повинен бути прямоточним, тобто виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути.

Галузь діяльності, що охоплює питання документування та організації роботи з документами (документального забезпечення) у процесі виконан-ня управлінських дій, має назву діловодство.

Подібна централізація дозволяє здійснювати всі операції з докумен-тами кваліфіковано, широко застосовувати для однотипних робіт засоби оргтехніки.

Основа правильної організації роботи офісу повинна відповідати з одного боку принципам правильного прийому відвідувачів (клієнтів,), а з іншого - обігу документів, їх розподілу за виконавцями та чіткому розме-жуванню обов’язків між працівниками офісу (підприємства). Відповідний розподіл праці у таких випадках закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов’язках. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. Об-робляти документи слід на основі паралельного виконання різних операцій над ними, що значно прискорює оперативність роботи.

Документування в управлінні організацією охоплює всі процеси дія-льності, які фіксуються на різних носіях і мають бути оформлені за встано-вленими правилами, мають усталені вимоги щодо їх укладання як базового процесу в реалізації всіх управлінських функцій.

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ

 

<■

КЕРІВНИКИ

структурних

підрозділів

тг

Секретарі

(або відповідальні)

структурних

V

підрозділів

ВИКОНАВЦІ

Рис. 3.1.

Типова схема документообігу підприємства (для середніх та крупних компаній

^ вхідний документопотік

            ^- вихідний документопотік

Якщо менеджер офісу поєднує одночасно функції керівника діловод-

ної служби, то за характером діяльності він взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, ви-користання інформації в службових цілях;

•          з юридичною службою — з правових питань, пов’язаних з підготов-кою документів;

•          із службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки ка-дрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

•          із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення установи та, зокрема, праців-ників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

•          контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

•          доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

•          вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

•          вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документа-ційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

•          підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

•          бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи. На менеджера офісу як керівника діловодної служби покладається

персональна відповідальність за:

•          забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документа-ми офісу;

•          виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці офісно-го персоналу;

•          дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі офісу. Якщо в організації окрім посади менеджера офісу створено підрозділ

діловодної служби, то важливо розмежувати посадові функції контролю за організацію виконання та контролю діловодства й організаційними та гос-подарськими функціями, що притаманно для адміністратора офіса. Напри-клад, основні функції керівника діловодної служби установ (організацій) виконує завідувач канцелярії. (зразок характеристики професії подано у додатку 2).

Модуль 3 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУЧАСНОГО ОФІСУ