Warning: session_start() [function.session-start]: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_c54d4e68d8d95deacee8fe1d8b83e4b4, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
11.2. Планування закупівель : Управління проектами. Підручник : Бібліотека для студентів

11.2. Планування закупівель


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Досвід показує, що лише ті проекти, які використовують плану-вання закупівель, досягають точнішого виконання замовлень і наба-гато знижують витрати на придбання товарів, робіт чи послуг. Про-екти, що використовують замовлення на постачання, отримують 76% закупівель своєчасно і на 2% знижують витрати на закупівлі. Про-екти, що використовують графіки закупівель, і розробники цих гра-фіків забезпечують на 95% своєчасне виконання зобов’язань і на 11% знижують витрати на закупівлі.

Процес планування закупівель полягає у визначенні перелі-ку товарів і послуг, потрібних для виконання проекту, які з тієї або іншої причини вигідно отримати ззовні.

В процесі планування закупівель ідентифікується, які проектні потреби можуть бути краще задоволені шляхом використання про-дукції або послуг за межами організації, де реалізується проект. При-ймаються рішення щодо забезпечення проекту поставками зі сторо-ни, які дають відповіді на такі питання:

1.         Чи треба? Визначаються потреби проекту в товарах, роботах і послугах.

2.         Як забезпечити? Обираються можливі постачальники і вико-навці, методи забезпечення і підтримки контрактів в проекті, спосіб закупівлі.

3.         Що забезпечити? Розробляється титульний список робіт і пе-релік контрактів у проекті.

Частина II. Планування і контроль проекту

4.         Скільки треба, щоб забезпечити ? Визначається кількість това-рів, робіт чи послуг, що закуповуються.

5.         Коли забезпечити? Визначаються терміни, коли дані товари, роботи чи послуги будуть потрібними для виконання проекту, розробляється графік виконання контрактів.

Існують такі інструменти і методи для планування закупівель:

Аналіз «виробляти чи купувати» («Make-or-Buy»).

Аналіз «виробляти чи купувати» використовується для ви-значення того, чи можливо виробити визначений продукт силами команди проекту чи організації, що виконує проект, чи його необ-хідно придбати на зовнішньому ринку.

Це методика із галузі загального менеджменту і складова части-на процесу планування закупівель. Всі існуючі обмеження бюджету проекту стають факторами, які впливають на прийняття рішення «виробляти чи купувати» для визначення найбільш вигідного варі-анту. Проект рано чи пізно закінчується. Тому треба визначити:

1.         Чи варто купувати або брати в оренду додаткову техніку в про-ект?

2.         Якою виробничою потужністю це устаткування повинно воло-діти?

3.         Чи можливо продати її після закінчення проекту і за якою ці-ною?

4.         Чи можна устаткування використовувати в рамках інших про-ектів?

Аналіз варіантів повинен включати як прямі витрати, так і непря-мі. Якщо приймається рішення про закупівлю якогось устаткування, то після цього необхідно визначити, чи його купувати, чи краще взяти в оренду. В деяких випадках закупівля будь-якого обладнання може бути в контексті проекту економічно вигідніша, ніж оренда або лізинг.

Експертна оцінка

Експертні оцінки по поставках також можуть використовувати-ся для розробки або зміни критеріїв оцінки пропозицій продавців. Експертні оцінки юридичних питань можуть передбачати залучення юристів для надання допомоги в складанні контрактів, які містять нестандартні положення або умови. Ця юридична експертиза, вклюТема 11. Управління закупівлями. Організація і проведення торгів за проектами

чаючи ділову і технічну експертизу, може розповсюджуватися як на технічні деталі придбаних товарів, послуг або результатів робіт, так і на різні аспекти процесу управління постачаннями.

Типи контрактів

Різні види контрактів приблизно відповідають різним типам за-купівель. Приблизний вид контракту, конкретні положення і умови контракту визначають ступінь ризику, який приймає як покупець, так і продавець. Контракти зазвичай належать до одного із трьох основних типів:

– Контракти із фіксованою ціною Fixed Price Contract (FPC).

Цей вид контракту передбачає загальну фіксовану ціну чітко описаного продукту. Контракти із фіксованою ціною можуть перед-бачати заохочення за досягнення або поліпшення певних параме-трів проекту, наприклад за терміни виконання. Найпростіша форма контракту із фіксованою ціною — це замовлення на закупівлю, згідно з яким визначений продукт потрібно доставити до визначеної дати за визначену ціну. Різновидом цього контракту є контракт з фіксова-ною стимулюючою ціною Fixed Price Incentive (FPI), який конкрети-зує визначену вартість, дохід, граничну ціну і формулу коригування доходу. Контракт FPI забезпечує мотивацію підрядника. Якщо під-рядник завершує контракт за меншу вартість, ніж спочатку передба-чалося, то він отримує більше доходу.

– Контракт з твердою фіксованою ціною Firm Fixed Price (FFP).

Ціна контракту є ціною торгів без будь-якого додавання пільг чи виплат. Відповідальність за вартість покладається повністю на під-рядника. Такий тип контракту є доречним в умовах мінімального чи передбачуваного ризику.

– Контракт із відшкодуванням витрат Cost Reimbursable Cont¬racts.

Цей вид контракту передбачає оплату (відшкодування) постачаль-нику фактичних витрат і, зазвичай, виплату винагороди, яка складає прибуток постачальника. Витрати розділяють на прямі і непрямі.

 

До прямих     витрат            відносять витрати,    які        безпосередньо

пов’язані із виконанням       проекту (наприклад  зарплата членів ко-

манди проекту).                                          

Частина II. Планування і контроль проекту

До непрямих витрат відносять витрати виконуючій організа-

ції на проведення проекту (наприклад, зарплата керівників, які непрямо приймають участь у проекті, оплата використаної офісом електроенергії).

Непрямі витрати (їх також називають накладними, загальними і адміністративними витратами) зазвичай розраховуються у відсо-тках від прямих витрат. У контракти із відшкодуванням витрат часто включають пункти, які передбачають заохочення або бонуси поста-чальнику за чітке дотримання або покращання окремих параметрів проекту (наприклад, терміни виконання або загальна вартість).

Трьома найбільш розповсюдженими типами контракту з від-шкодуванням витрат є: контракт із відшкодуванням витрат плюс винагорода (CPF); контракт із відшкодуванням витрат плюс фіксована винагорода (CPFF); контракт із відшкодуванням ви-трат плюс винагорода за результати (CPIF).

-          Контракт із відшкодуванням витрат плюс винагорода Cost

Plus Fee (CPF) або Cost plus percentage of costs (CPPC).

Продавцю відшкодовуються обумовлені витрати за виконання робіт по контракту, а також виплачується сума, що складає визначе-ний відсоток від вказаної в контракті вартості. Винагорода змінюєть-ся в залежності від фактичної вартості.

-          Контракт із відшкодуванням витрат плюс фіксована винагоро-

да Cost plus fixed fee (CPFF).

Продавцю відшкодовуються обумовлені витрати за виконання робіт по контракту, а також виплачується фіксована сума, яка скла-дає певний відсоток від оцінної вартості проекту. Фіксована сума не змінюється в разі зміни фактичної вартості, за винятком випадків, коли змінюється зміст проекту.

-          Контракт із відшкодуванням витрат плюс винагорода за ре-

зультати Cost plus incentive fee (CPIF).

Продавець отримує відшкодування обумовлених витрат за вико-нання робіт по контракту, а також попередньо визначені винагороду і премію, яка виплачується у випадку досягнення визначеного рівня виконання, що обумовлено в контракті. В деяких випадках під час

Тема 11. Управління закупівлями. Організація і проведення торгів за проектами

укладання контракту цього типу обумовлюється, що якщо остаточні витрати стають нижчими очікуваних витрат, то зекономлені кошти розподіляються між продавцем і покупцем в попередньо домовлено-му співвідношенні.

У практиці закупівель в проекті крім перерахованих вище видів контрактів зустрічаються і такі:

Контракт «час плюс матеріали» Time and Material Contracts.

Цей тип контракту є гібридним і містить положення як контрак-тів із відшкодуванням витрат, так і положення контрактів із фіксова-ною ціною. Цей тип контрактів схожий із контрактом на відшкоду-вання витрат в тому, що він припускає внесення змін і поправок. На момент укладання контракту загальна вартість договору і точна кіль-кість предметів поставки ще не визначені покупцем. Таким чином, загальна вартість цих контрактів може збільшуватися, як і в контр-актах із відшкодуванням витрат. Цей вид контрактів також схожий із контрактами з фіксованою ціною. Наприклад, в договорі можуть бути встановлені ціни за одиницю поставки. Це можливо у випадку, коли продавець і покупець домовилися щодо ставок оплати для пев-ної категорії ресурсів.

– Контракт з оплатою одиниці продукції Unit price contracts (UPC) — за цим типом контракту покупець платить певну ціну за одиницю продукту.

Наприклад, у будівельному проекті за двома контрактами UPC покупець платить 500 грн в годину за роботу консультанта та 10 грн за кубометр вийнятого грунту.

Широкий спектр перерахованих типів контрактів забезпечує гнучкість та варіабельність при закупівлях у проекті. На вибір контр-акту мають вплив такі фактори:

– рівень ризиків (рис. 3.18).

З рисунку випливає, що найменші ризики для покупця (пред-ставника команди управління проектом) містять контракти типу FFP, а для продавця (підрядника) — CPPS;

– вимоги, що висуваються покупцем продавцю;

– рівень конкуренції на ринку;

– можливості майбутніх потенційних закупівель товарів, робіт чи послуг, декларовані командою проекту.

Частина II. Планування і контроль проекту

Високий

Ризик покупця

Низький

 

контраісг із

відшкодуванням

витрат плюс

винагорода (СРРС)

контраісг із

відшкодуванням

витрат плюс

фіксована

винагорода (CPFF)

контракт із

відшкодуванням

витрат плюс

винагорода за

результати (CPIF)

контраісг з

фіксованою

стимулюючою

ціною (FPI)

контракт з

твердою

фіксованою

ціною (FFP)

Низький         Ризик продавця        Високий

Рис. 3.18. Взаємозв’язок типу контракту і ризику

Якщо можливість наступних закупок може бути значною, то продавці можуть погодитися на зниження ціни в порівнянні із тією ціною, яку вони пропонували без цієї потенційної можливості. Це безумовно може знизити витрати на проект. Втім, це з часом може призвести до негативних наслідків.

У результаті процесу отримуємо документ «План управління за-купівлями». План управління закупівлями містить опис управління закупівлями, починаючи від розробки документації по поставках до закриття контракту.

Зразок форми плану закупівель проекту подається в табл. 3.15.

Таблиця 3.15

Форма плану закупівель

 

Опис контр-актних пакетів Вартість          Метод заку-півлі       Підпи-сання контр-акту       Початок            Кінець            Заува-ження

 

            Валюта           USD   

           

           

           

           

 

Товари                                                                                 

Роботи                                                                                 

Послуги                                                                               

Всього                                                                                  

Тема 11. Управління закупівлями. Організація і проведення торгів за проектами

План управління закупівлями може також включати в себе такі елементи:

1.         Використані види контрактів.

2.         Хто буде готувати незалежні оцінки і чи потрібні вони в якості критеріїв оцінки.

3.         Операції, які команда проекту може виконувати самостійно, якщо в складі материнської організації проекту є відділ поста-чання, контрактів або закупівель.

4.         Стандартизовані документи.

5.         Управління декількома постачальниками.

6.         Координування постачань з іншими аспектами проекту (на-приклад, із звітністю по дотриманню розкладу і виконанню проекту).

7.         Обмеження і допущення, які можуть мати вплив на плануван-ня закупівель і придбань.

8.         Слідкування за часом випередження, необхідного для закупі-вель або отримання предметів від продавця, координація гра-фіку поставок із розробкою розкладу проекту.

9.         Слідкування за рішеннями «виробляти або купувати» і їх узго-дження із процесами оцінки ресурсів операцій і розробкою роз-кладу.

 

10.       Встановлення для кожного контракту контрольних термінів здачі результатів постачань і координацію з процесами розроб-ки розкладу і контролю (табл. 3.16).

11.       Визначення необхідності гарантій виконання контракту або укладання договорів страхування для зниження деяких форм ризиків проекту.

12.       Надання продавцям інструкцій для розробки і виконання іє-рархічної структури робіт за контрактом.

13.       Визначення форми і формату для опису змісту робіт контракту.

14.       Здійснення вибору продавця, якщо це необхідно.

15.       Визначення метрик постачань, що використовуються для управління контрактами і оцінок продавців.

План управління закупівлями може бути офіційним або неофі-ційним, детальним або загальним в залежності від вимог проекту. План управління закупівлями є складовою частиною плану управ-ління проектом.

Частина II. Планування і контроль проекту

Таблиця 3.16

Замовлення на поставку (ЗП)

Найменування (ПІБ) і адреса бенефіціара……………………………………      ….

Від (найменування/ШБ бенефіціара-замовника)  

 

№        Опис товарів, робіт чи послуг        Одиниця виміру       Кількість         Вартість однієї одиниці            Загальна вартість

                                                          

Всього           

Умови:

1.         Поставка повинна бути завершена до (вказати дату) ………    

після чого замовлення анулюється

2.         Рахунки-фактури повинні супроводжуватися дублікатами відпо-

відних замовлень на поставку

Узгодив (ПІБ)                       Затвердив      (ШБ)                          

Підпис                        Підпис                       

           

Дата                Дата   



Warning: Unknown: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_c54d4e68d8d95deacee8fe1d8b83e4b4, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in Unknown on line 0

Warning: Unknown: Failed to write session data (files). Please verify that the current setting of session.save_path is correct (/var/www/nelvin/data/mod-tmp) in Unknown on line 0