8.1. Суть процесу контролю проекту


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Метою процесу контролю проекту, а точніше, процесу «Відсте-жування ходу проекту і контроль за ним» (Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проек-ту, для того, щоб дозволити керівництву виконувати управляючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого.

Моніторинг (від англ. — контролювати, перевіряти) — спе-ціально організоване, систематичне спостереження за станом об’єктів, явищ, процесів з метою їх оцінки, контролю, прогнозу.

Контроль (від англ. control — управління, керівництво, нагляд, перевірка, регулювання) — спостереження з метою перевірки.

Процес контролю тісно пов’язаний з вимірюванням, аналізом виконання робіт проекту, зміною та оптимізацією плану проекту (рис. 2.21). Основним поняттям в даному процесі є план проекту.

Регулярний вимір параметрів проекту та ідентифікація вини-каючих відхилень називається контролем виконання проекту.

Хід проекту контролюється у такий спосіб: Порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, ви-трачених зусиль, засобів) з плановими.

Тема 8. Контроль виконання проекту

 

Знання і досвід

Базовий план

 

Поточне виконання

Базовий план і його виконання

Контроль і моніторинг

Рис. 2.21. Взаємозв’язок процесів планування, контролю і аналізу

Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, по досягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.

Прийняття і виконання рішення про зміну плану.

На даному етапі здійснюються контроль за реалізацією заплано-ваних змін, аналіз результатів і, якщо необхідно, внесення чергових коригуючих дій. Як результуючий документ передбачається звіт по виконаних рішеннях (post-mortem) (з лат., аналіз або обговорення по-дії після того, як вона закінчується), в якому зазначається, що має бути вивчено і який отриманий досвід слід врахувати в подальшій роботі.

Виконання дій, що коригують план:

– перегляд поточного плану і внесення змін до нього;

– виконання робіт по пом'якшенню дії ризиків, що відбулися;

– припинення виконання проекту і визначення нових цілей, взяття нових зобов'язань.

У материнській організації, де реалізується проект, процес конт-ролю за ходом його виконання складається з таких етапів:

Частина II. Планування і контроль проекту

Ухвалення політики організації.

Політика організації відносно процесу контролю проекту визна-чає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.

Планування процесу контролю виконання проекту.

План контролю за прогресом проекту може бути або часткою спільного плану проекту, або окремим документом, що посилається на спільний план.

Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами.

 

Наприклад, забезпечення процесу відповідним програмним за-безпеченням по контролю за параметрами проекту.

Призначення персональної відповідальності і повноважень. Без надання відповідних повноважень процес приречений на не-вдачу, так само, як і в разі відсутності персональної відповідальності. Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг.

Наприклад, навчання персоналу використанню програмного за-безпечення для контролю за проектами , або ж якійсь конкрет-ній практиці контролю (ризик-менеджменту).

Розробка форматів документів процесу.

Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які вико-ристовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.

Залучення зацікавлених осіб до процесу.

Має бути визначений список співробітників, що мають відношен-ня до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.

Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.

Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій по-літиці.

Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом.

Обов’язково мають бути визначені ключові показники ефектив-ності процесу, такі, як: кількість проведених оглядів, кількість вико-наних коригуючих дій, кількість випущених звітів тощо. Результу-ючими документами даного етапу будуть списки невідповідностей процесу встановленій в компанії політиці його проведення, дії спря-мовані на усунення недоліків, і результати цих дій.

Тема 8. Контроль виконання проекту