§ 62. Уніфікація службових листів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 
105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 
120 121 122 123 124 

Загрузка...

Що ж включає поняття уніфікація документів взагалі і листуван-ня зокрема?

Уніфікація – (від уні... і ...фікація) – зведення чогось до єдиної форми, системи1. Ми знаємо, що мова документів складається з на-бору кліше, штампів і стандартів. Уніфікація ж мови документів – це встановлення і використання правил побудови речень за певними моделями, що відповідають тим чи іншим життєвим ситуаціям. Чи потрібною є уніфікація? Лінгвісти відповідають: «Так». Уніфікація, на їх думку, є виправданою у багатьох відношеннях:

•          економічному – коротший і чітко складений документ вима-гає менше часу для читання, а час – це гроші;

•          технічному – є змога машинної обробки документів;

•          соціальному – адресант і адресат – особи колективні;

•          правовому – адресат найчастіше юридична особа;

•          психологічному – полегшується процес сприйняття інформації;

•          культурному – підвищується культурний рівень управлін-ської діяльності;

•          лінгвістичному – поєднуються завдання уніфікації мови до-кументів з їх нормалізацією.

Процес стандартизації та уніфікації ділового листування у різ-них країнах проходив по-різному.

Так, у царській Росії обмежилися укладанням спеціальних збі-рок, т. зв. письмовників, що вміщували зразки листів мало не на всі випадки життя. Потрібно було лише підставити потрібні дані – і лист був готовим.

Цікавим є, на наш погляд, ставлення до уніфікації ділового лис-тування американців. Мабуть, лише у США написано так багато книг і статей про теорію та практику ділового листування. На думку П.В.Веселова, діловий лист має доносити до партнера лише таку інформацію, яка б породжувала дії певного характеру з конкретним результатом. У середині ХХ ст. у США склалась певна теорія та ме-тодологія ділового листування. У багатьох книгах можна прочита-ти такі поради: «Перш ніж взятися за перо, взуйте домашні капці»,

1Словник іншомовних слів / За ред. О.С.Мельничука. – Вид. друге, виправл. і доп. – К.: Головна редакція УРЕ, 1985. – С. 856.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

«Пишіть так, ніби адресат – гість у вашому домі». Рекомендувалася свобода дій, а сам лист розглядався як вид рекламної діяльності. Американці намагалися, щоб лист був могутнім і чітким інструмен-том проведення економічної стратегії фірми. У скрутний для США час було створено своєрідний інститут листа, проголошено культ індивідуальної виконавчої техніки.

Американські дослідники знову і знову поверталися до уніфіка-ції ділового листа. Аргументували це економічними міркуваннями, часто повторюючи фразу: «Марнотратство у словах означає мар-нотратство у доларах». У підручниках можна знайти цікаві факти про те, що канцелярія Білого дому підраховувала і наголошувала, що кожного тижня із-за недбало складених довгих і непродуманих листів компанії втрачають мільйони доларів. Тому президент США Рузвельт не приймав для читання офіційних паперів, якщо розмір тексту перевищував 0,5 сторінки, вимагаючи “викласти” суть про-блеми, якою б вона складною не була, на півсторінки.

Є цікаві дані про те, що Ейнштейн у своєму зверненні про фі-нансування проекту створення атомної бомби зміг викласти своє прохання двома фразами: «Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровими двигунами і був розгромлений на морі. З Америкою станеться те саме, якщо Ви відкинете винаходи сучасної фізичної науки».

«Код-блискавкою» (Zih-Code) назвали в Англії уніфікований стиль ділового листування, якому підпорядковувалися всі рівні та аспекти мови – словниковий склад, морфологія, синтаксис, графіка, фонетика, пунктуація і навіть стиль.

У Франції видано посібник з ділового листування Н.Тонтентау. Автор заявляє: «Діловий лист призначений не для того, щоб викли-кати захоплення у читача, діловий лист повинен його переконати і перемогти». Отже, службові листи мають допомогти вирішити численні оперативні питання, що виникають в управлінській діяльності, спонукати до дії, переконати, довести, пояснити.

В Україні і за кордоном (в інших державах) існують узвичаєні правила ведення як приватного, так і ділового листування, правила оформлення приватної, ділової та дипломатичної кореспонденції. Ці правила вироблялися упродовж століть.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування